Tekstcommunicatie

Naast dit artikel zijn er ook nog de schoolafspraken m.b.t. digitale communicatie of communicatie met ouders.
Ook nog: deelnemen aan een videogesprek of het plannen/starten van videogesprek.

1. @vermelding-tag
2. E-mail
3. Posts: het ‘vaknieuws’ vanuit Smartschool, maar in Teams
4. Chat: een informele manier van communiceren
5. Agenda: als we via de agenda communiceren, spaart het andere berichten uit en behoudt iedereen het overzicht.
6. Bestanden: je kan in Teams een gesprek voeren óver een bestand.

@vermelding-tag

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via het Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast).

Hieronder een voorbeeld, waarbij je de aandacht van het team trekt (@team), het kanaal (@kanaal) en een persoon. Je kan gebruikmaken van tab-completion, waarbij @stev en de tab-toets de rest aanvult. Gebruik met mate: zo is een @team én een @kanaal een beetje aandachttrekkerij… 📣🛑😉 en je zorgt best dat je niet de aandacht trekt van leerlingen in de les van een collega. 🎬 Eenvoudiger communiceren in een jaar- of campusteam toont het allemaal nog eens.

E-mail

• Jouw Postvak IN ordenenen? Bekijk:
  • Categorieën, vlaggen en herinneringen.
  • Maak extra mappen.
  • Regels instellen
• Ict.centraal maakt kant-en-klare distributielijsten. Je kan ze opvragen door bij je e-mail te klikken op de knop BCC (voor distributielijsten gebruik je best geen Aan of CC). Daarna kies je voor ‘All Distribution Lists‘.
  • Voor alle leerlingen van een klasgroep beginnen deze met een sterretje *, bv. *LEERLINGEN-K-513-TCW.
  • Idem voor de ouders van een klasgroep, bv. *ouders-K-507-HW. Meer info staat in het artikel over oudercommunicatie.
  • Voor alle leerkrachten die lesgeven aan een bepaalde klas beginnen deze met een underscore _, bv. _LEERKRACHTEN-E-7BAE.
• Je kan ook je eigen distributielijsten maken. Handig als je vaak met dezelfde personen moet e-mailen (vakcollega’s, leerlingen met bijles, …). Bekijk 🎬 deze video.
• Tip: stel een professionele handtekening in!

Posts

Posts (of gesprekken) vind je in ieder kanaal van een team in de bovenste, horizontale balk. Een voordeel t.o.v. klassieke e-mail is dat deze gesprekken zichtbaar zijn voor iedereen die lid is van het team. Bekijk het filmpje 🎬 ‘Vaknieuws in Teams‘. Extra tips:

• Wil je jouw post nog wat meer in de verf zetten? Bekijk de 🎬 shorty over het posten van een aankondiging.
• Wist je dat kan e-mailen naar een kanaal? Bekijk 🎬 het filmpje.

Er zijn twee plaatsen waar je kan typen:

• Beantwoorden gebruik je bij een bestaande post (thread/draadje).
• De knop ‘Nieuw gesprek’ als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje).

De opties onderaan zijn Opmaken – Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur (bv. een onderwerp) en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Chat

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat (1) kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), dat een blad met een potloodje voorstelt.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ (3) één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen” (4). Als je daar klikt verschijnen extra opties rechtsboven, waaronder bv. een knop voor het starten van een videogesprek (5) of audiogesprek (6).

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Bestanden

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’. De werking is al in een ander artikel uitgelegd. Dit artikel gaat over communiceren. En bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Open een bestand binnen Teams: dat kan de standaard zijn (gewoon klikken) óf het kan dat je via het …-menu moet kiezen voor Openen > Bewerken in Teams. Zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.