Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.
  • Alle evaluaties en resultaten van leerlingen via Diddit worden automatisch bewaard.

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf de archiefmodus aanzetten. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden.

Werk dus in een nieuw schooljaar nooit verder met een bestaand klasteam maar archiveer deze.

Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft alle info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
  • Zoek het tandwieltje.
    • In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
    • In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
Voorbeeld bij de rasterweergave.
  • Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
  • Je krijgt een overzicht van alle teams (Naam, Beschrijving, …). Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.
Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen nogmaals te archiveren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

  • BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
  • Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.

Ik geef een keuzevak, hoe doe ik dat met de schoolagenda?

Er zijn collega’s die heel diverse groepen hebben met leerlingen uit verschillende klassen. Ik denk bijvoorbeeld aan CLIL groepen, talentenmodules of aan de keuzevakken in onze BSO richtingen zoals logistiek of klantendienst.

Daar een agenda eigenlijk gericht is voor 1 klas, is het dus moeilijk de correcte info bij de juiste groep te krijgen. Of niet?

Smartschool is voorzien op gemengde groepen in je schoolagenda en werkt hiervoor met filters. Hieronder leg ik uit hoe je een filter maakt om je eigen klasgroep te zien.

Situatieschets: Je geeft les in 5e Office en je geeft het keuzevak klantendienst. Een andere collega geeft het vak logistiek aan het ander deel van de klas. Opgelet, de werkwijze voor de collega’s met CLIL groepen of niet-CLIL groepen is identiek.

STAP 1: Open in je agenda het uur waarvoor je de les wenst in te vullen.

STAP 2: Open het tabblad Filter.

STAP 3: Schakel de vinkjes uit van de verschillende klassen. Leerkrachten die CLIL geven, of keuzevakken zoals in dit voorbeeld, hebben meestal een groep die uit verschillende klassen komt.

Nu komen de onderliggende opties beschikbaar. Kies hier de gewenste optie. In onze voorbeeld is dat Klantendienst.  Doe dit voor elke klas!

STAP 4: Misschien wil je de filter opslaan voor toekomstig gebruik? Dan onthoudt Smartschool deze filter voor de volgende lessen. Zet het vinkje aan bij “Toon deze filter als suggestie bij toekomstige lessen”.

STAP 5: Wil je nu zien wie er in jouw groep zit? Klik op het blauwe info icoontje van de optie die je selecteerde en je krijgt een lijstje van die klas. Doe dit voor de andere klassen en zo kan je snel even controleren!

STAP 6: Vul nu je agenda in zoals voorheen!

Je kan alles ook nog eens nalezen in de handleiding van Smartschool.

Mocht je hier nog vragen over hebben, of je denkt dat sommige leerlingen niet in de correcte groep zitten, stuur een mailtje naar digitale.schoolagenda@gusco.be

Veel succes!

Schoolagenda klaar voor vakantiemodus?

Elke leerkracht wordt verondersteld de digitale agenda op Smartschool zelf bij te houden. Op het einde van het jaar is het een goed idee om per klas een backup te nemen van je agenda. De stappen hiervoor vind je hieronder.

      1. Open de agenda en klik in het linkermenu voor Agenda afdrukken.
        Agenda afdrukken
      2. In het volgende venster heb je een overzicht van alle mogelijke afdrukopties. Er zijn er momenteel 6. Selecteer hier de Lesagenda.
      3. Kies dan een datum bij Vanaf: Dat zal normaal gezien 1 september zijn.
      4. Kies vervolgens een datum bij Tot en met: Kies hier voor 30 juni.
      5. Kies dan je klas.
      6. Zodra je je klas gekozen hebt, wordt de lijst met vakken aangepast zodat je eigen vak in de gekozen klas geselecteerd wordt. De rest is nu niet meer geselecteerd.

        Doe dit in de juiste volgorde, anders wordt de lijst met vakken niet aangepast! Dus eerst klas, dan vak!

      7. Bij Opties kies je of je de vermeldingen van de toetsen, taken en lesonderwerp er wil bijnemen. Het is aan te raden alle vinkjes op geselecteerd te laten staan.
      8. Nu kan je de agenda afdrukken, dat betekent dat de agenda in PDF formaat naar je computer gedownload wordt. Kies volgens de instellingen van je eigen computer of je die wil downloaden of openen in een PDF reader. Vergeet dan nadien niet op te slaan!
      9. Herhaal dit nu voor alle klassen waar je les geeft.