Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. Dit artikel bekijkt de verschillende digitale mogelijkheden voor leerlingen en leerkrachten en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

  1. Smartschool (vr lkr)
    (gemengde groepen, buiten eigen lesuur, blik van de leerling)
  2. Teams (vr lkr)
  3. Microsoft 365 (vr lln en lkr)
    1. Smartschoolagenda naar je eigen agenda
    2. Eigen agenda
    3. Smartphone

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

De bekendste is waarschijnlijk huistaak, overhoring en mee te brengen. Er is ook nog grote opdracht, grote overhoring, controletoets, live les, inhaaltoets of -taak.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Microsoft 365

Via Microsoft 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar je eigen agenda

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.

Digitaal einde van een schooljaar

Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips. Als je dit artikel van a tot z uitvoert, dan ben je helemaal mee:

Starten doen we met Teams en Smartschool, om daarna nog kort stil te staan bij de schoollaptop en andere platformen die je eventueel gebruikt hebt.

Onderaan het artikel kan je ook enkele best practices vinden om het nieuwe schooljaar proper te starten.

Teams

In augustus worden alle teams automatisch gearchiveerd. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer gewijzigd kan worden.

Gearchiveerde teams kunnen nog steeds geconsulteerd worden. Je kan deze raadplegen via het tandwieltje > Teams beheren > Gearchiveerd

Belangrijk: na archiveren is het team alleen lezen en kan inhoud niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je alle opdrachten en de puntenlijst.

In een lopend schooljaar verwijder je bij een schoolverlater of klaswissel wel de leerling. Anders zal deze leerling nog opdrachten, communicatie, … krijgen die niet meer van toepassing is.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.

Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen zelf opnieuw te archiveren.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Team herstellen (de-archiveren)

Werd een team gearchiveerd waar je het volgend schooljaar actief verder mee aan de slag gaat? Geen nood, je kan gearchiveerde teams -waar je eigenaar van bent- makkelijk zelf terug activeren (herstellen).

  • Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
  • Zoek het tandwieltje.
    • In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
    • In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
Voorbeeld bij de rasterweergave.
  • Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
  • Je krijgt een overzicht van alle teams Actief en Gearchiveerd.
    Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team herstellen.
  • BELANGRIJK: Daarna staat het herstelde team bij de verborgen teams. Je zet dit opnieuw zichtbaar door te navigeren naar verborgen teams: weer te geven team > … > weergeven.

Eén van je Teams zelf archiveren? Kan ook! Tandwieltje > Teams beheren > … bij het correcte team > Team Archiveren

Smartschool

Na elk schooljaar wordt dit platform automatisch (Skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarback-up. Uit zo’n back-up kunnen we geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.

Neem best zelf een een export van je Smartschoolagenda. Handig voor jezelf of voor een collega in een volgend schooljaar.

Laptop

Alles in je persoonlijke OneDrive van school blijft gewoon beschikbaar. Wil je iets archiveren? Dat kan je altijd zelf kopiëren, maar we raden aan om het sowieso ook op OneDrive te laten staan. Met een USB-stick of harde schijf kan nl. altijd iets foutlopen.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Zo is deze beschikbaar indien nodig.

  • BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
  • Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.
  • Flip: Inhoud op Flipgrid blijft behouden zolang je account actief is. Wil je zelf een kopie bewaren dan kan dat. Je kan individuele content downloaden of alles in 1 beweging. Meer info hier.
  • Pelckmans: de methodes zijn geen ‘digitale’ methodes, hiervan is dus geen archief beschikbaar. Je zal, bij een eventuele inspectie, nog steeds de papieren versie moeten indienen.

Andere platformen gebruikt waar je vragen over hebt? Geef ons een seintje en we kijken wat kan/nodig is.

Volgend schooljaar

Zorg dat je volgend schooljaar direct ‘clean’ kan starten:

  • OneNote: sluit de notitieblokken die je niet meer nodig hebt. Via office.com > OneNote kan je ze nog steeds raadplegen. Als je ze opnieuw in de desktop app wenst, dan kan je dat eenvoudig opnieuw doen.
  • Verkenner: heb je enkele mappen gesynchroniseerd onder ‘het torentje 🏢’ binnen Verkenner en je hebt ze volgend schooljaar niet meer nodig? Koppel ze los, zoals 🎬 hier getoond (via de witte balk kan je doorspringen naar ‘ontkoppelen’).
  • Verkenner: maak een mapje voor volgend schooljaar onder ‘het wolkje ☁️’ van je persoonlijke schoolOneDrive.

Ik geef een keuzevak, hoe doe ik dat met de schoolagenda?

Er zijn collega’s die heel diverse groepen hebben met leerlingen uit verschillende klassen. Ik denk bijvoorbeeld aan CLIL groepen, talentenmodules of aan de keuzevakken in onze BSO richtingen zoals logistiek of klantendienst.

Daar een agenda eigenlijk gericht is voor 1 klas, is het dus moeilijk de correcte info bij de juiste groep te krijgen. Of niet?

Smartschool is voorzien op gemengde groepen in je schoolagenda en werkt hiervoor met filters. Hieronder leg ik uit hoe je een filter maakt om je eigen klasgroep te zien.

Situatieschets: Je geeft les in 5e Office en je geeft het keuzevak klantendienst. Een andere collega geeft het vak logistiek aan het ander deel van de klas. Opgelet, de werkwijze voor de collega’s met CLIL groepen of niet-CLIL groepen is identiek.

STAP 1: Open in je agenda het uur waarvoor je de les wenst in te vullen.

STAP 2: Open het tabblad Filter.

STAP 3: Schakel de vinkjes uit van de verschillende klassen. Leerkrachten die CLIL geven, of keuzevakken zoals in dit voorbeeld, hebben meestal een groep die uit verschillende klassen komt.

Nu komen de onderliggende opties beschikbaar. Kies hier de gewenste optie. In onze voorbeeld is dat Klantendienst.  Doe dit voor elke klas!

STAP 4: Misschien wil je de filter opslaan voor toekomstig gebruik? Dan onthoudt Smartschool deze filter voor de volgende lessen. Zet het vinkje aan bij “Toon deze filter als suggestie bij toekomstige lessen”.

STAP 5: Wil je nu zien wie er in jouw groep zit? Klik op het blauwe info icoontje van de optie die je selecteerde en je krijgt een lijstje van die klas. Doe dit voor de andere klassen en zo kan je snel even controleren!

STAP 6: Vul nu je agenda in zoals voorheen!

Je kan alles ook nog eens nalezen in de handleiding van Smartschool.

Mocht je hier nog vragen over hebben, of je denkt dat sommige leerlingen niet in de correcte groep zitten, stuur een mailtje naar digitale.schoolagenda@gusco.be

Veel succes!