Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool. Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

In wat volgt geven we eerste wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Uit de Smartschoolhandleiding halen we het plaatsen van een deadline buiten het eigen lesuur en hoe je de agenda van een klas kan zien.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.