Draadloos netwerk

Changelog
10/05/2022: aanpassen campus Zuid – Krysantenlaan
19/05/2022: aanpassen campus Harelbeke – Ballingenweg

14/06/2022: aanpassen campus Plein
xx/xx/2022: aanpassen campus Kaai 2de graad
xx/xx/2022: aanpassen campus Kaai 3de graad
xx/xx/2022: aanpassen campus Engineering + Zuid – Beekstraat

Vanaf 10/05/2022 wordt het draadloos netwerk op alle campussen onder handen genomen. De bedoeling is om tegen 01/09/2022 op elke campus volgende draadloze netwerken aan te bieden:

  • GSC-Personeel
    Alle personeelsleden kunnen gebruik maken van deze SSID.
  • GSC-Leerlingen
    Alle leerlingen kunnen gebruik maken van deze SSID.
  • GSC-Bezoekers
    Externen (ondersteuners, gasten, gastsprekers, …) kunnen aan het campusonthaal een tijdelijke voucher afhalen waarmee kan aangemeld worden op dit gastnetwerk. Geldigheidsduur is beperkt tot 12u. Voor langdurige toegang (1w, 1m, …) neem je best contact op met ict.centraal@guldensporencollege.be.

Authenticeren

Om te authenticeren op GSC-Personeel of GSC-Leerlingen volstaat het om op je schoollaptop het vinkje te kiezen waarbij de gebruikersnaam wordt overgenomen.
Als je werkt op een eigen laptop zal je zelf je gebruikersnaam en wachtwoord moeten opgeven.

Op een GSM zorg je er voor dat je het CA-certificaat niet valideert. Je geeft uiteraard ook je gebruikersnaam en wachtwoord in. De weergave op elke GSM kan hier natuurlijk wat anders uitzien afhankelijk van het type/merk maar de instellingen blijven steeds gelijkaardig.
Op sommige toestellen dien je expliciet op te geven dat het veilig is om zonder certificaat te werken door op vertrouwen te klikken.
Op andere toestellen dien je bij anonieme identiteit ook je gebruiksersnaam in te vullen.

Opmerking: op sommige Motorola-toestellen dient een extra stap te gebeuren. Het kan zijn dat je verplicht wordt een netwerkcertificaat te installeren. Je kan dit downloaden op https://wifi.guscoweb.be.
Installeren kan door bij de geavanceerde wifi-instellingen te kiezen voor ‘netwerkcertificaten installeren’. Daar duid je het gedownloade certificaat aan.
Eens geïnstalleerd kan je het certificaat aanduiden bij ‘CA-certificaat’.

Deelnemen aan een videogesprek

Voor het plannen of starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over:

  1. Deelnemen
  2. Knopjes
  3. Inhoud delen
  4. Vergaderruimtes: één vergadering met aparte vergaderruimtes
    (online groepswerk na klassikale uitleg, leerling apart spreken, …)
  5. Wachtruimte
  6. Deelnemerslijst: dempen, presentator maken, …

Deelnemen

Als deelnemer (leerling of personeel) kan je o.a. deelnemen via de tab Posts van het juiste kanaal (van een klas- of personeelsteam), via de agenda (als het is ingepland) of via een vergaderlink. We overlopen ze.

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Als je niet kan klikken op de knop ‘Nu deelnemen’ rechtsonder, heb je waarschijnlijk de audio nog niet ingesteld.
  • Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
  • Een vergaderlink (persoonlijk of automatisch verstuurd):
    • Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
    • Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te verlaten of te beëindigen. Het verschil tussen beide wordt uitgelegd in deze video.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Je hebt 3×3 raster (Galerie), 7×7 raster (Grote galerie) en aulamodus (Modus Samen). Deze verschijnen enkel als je in de Desktop Teams App werkt en als er voldoende deelnemers zijn! Bekijk deze afbeelding of een volledig filmpje.
  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Inhoud delen

Je kan (delen van) wat jij ziet op je eigen pc, delen met anderen: PowerPoint, bordboek, websites, tot je volledig scherm. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt. Net onder de opsomming staat nog een interessante tip.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Met computergeluid moet je bv. aanklikken bij een PowerPoint met audio: je wil dan namelijk dat ze niet enkel jouw microfoon horen, maar ook de audio van jouw computer. Dit zet je best aan bij de start van het schermdelen!
  • Scherm: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…). Deelnemers zien dan wel álles wat je zelf ook ziet, bv. een Facebookmelding die via het notificatievenster van Windows toekomt.
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen. De andere kant ziet dan niet als je wisselt naar een ander scherm.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.
  • Inhoud van camera zal je meestal niet nodig hebben. Toch interesse? Lees dit.
  • PowerPoint Live: net als bij het delen van een PowerPoint-venster kunnen deelnemers het tempo van de presentator volgen, maar nu kunnen ze binnen hun eigen Teamvenster ook naar de andere dia’s kijken. Met één klik op de knop springen ze opnieuw naar waar de presentator gekomen was. Je kan ook rechten toekennen zodat ook een andere deelnemer de presentatie voor iedereen kan bedienen. Als de gewenste presentatie niet in het lijstje staat, dan kan je in OneDrive of op de computer zoeken. Deze video toont hoe je én PowerPoint én video én chat kan zien.

Het combineren van én presenteren én handjes/deelnemers zien is niet zo gemakkelijk als in klas, maar deze video bespreekt hoe je dit kan aanpakken (in de toekomst wordt het nog handiger met dynamic view). Een tweede scherm is dan wel handig, zodat je een uitgebreid bureaublad kan gebruiken.

Vergaderruimtes

Je start een vergadering/online les, maar op een bepaald moment moet je met één leerling apart overleggen? Of er moeten in die online les groepjes gemaakt worden die apart kunnen overleggen? Vanuit één vergadering kan je aparte vergaderruimtes maken:

Kort geschetst (de bijhorende video is uitgebreider):

  1. Klik op de knop “Aparte vergaderruimten”.
  2. Kies het aantal en kies voor handmatig als je zelf de deelnemers wil toekennen.
  3. Ken leerlingen toe.
  4. Als presentator kan je van vergaderruimte naar vergaderruimte, leerlingen onderling kunnen dit niet (alhoewel er natuurlijk wel alternatieven zijn via WhatsApp, telefoon, …).

Wachtruimte

Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.

 

Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de vergaderlink bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.

Deelnemerslijst

Als je de deelnemerslijst weergeeft heb je enkele mogelijkheden per deelnemer via het …-menu. We bespreken ze onder de afbeelding.

Via de vergaderopties stel je in als iedere deelnemer per definitie ook presentator of als slechts de organisator en aangewezen personen dit zijn. Als presentator kan je meer dan een gewone deelnemer:

  • Een deelnemer dempen. Afhankelijk van de ingestelde vergaderopties kan deze bij zichzelf wel of niet het dempen terug opheffen.
  • Vastmaken: in jouw eigen rasterweergave zal deze deelnemer altijd zichtbaar zijn. Vooral bij grote groepen is dit interessant.
  • In de schijnwerper plaatsen: bij iedere deelnemer zal de deelnemer in kwestie groot worden weergegeven (spotlight).
  • Presentator maken: bv. een leerling die toch moet kunnen schermdelen? Maak hem/haar even presentator. Nadien kan je deze deelnemer terug een gewone deelnemer maken.
  • ‘Uit de vergadering verwijderen’ is duidelijk. Als er geen lobby is, kan deze persoon gewoon opnieuw deelnemen. Standaard kan iedereen via de tab Posts sowieso nog deelnemen aan de vergaderchat (tenzij het gaat om een kanaal waar via ‘Kanaal beheren’ specifieke machtigingen zijn toegekend voor teameigenaren of specifieke personen).

Updates

  • 21 jan ’22: verplaatst van oud artikel ‘Communiceren in Teams’ naar dit artikel.
  • 10 jan ’21: videolink i.v.m. teams zien én ppt delen + link ivm dynamic view. Dank aan Veerle VM en SIN.

Weg met de strookjes!

Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Meestal werk je met invulstrookjes waar je in vele gevallen vaak vruchteloos strijd levert om die strookjes terug te krijgen. Vanaf nu hoeft die strijd niet meer. Maak kennis met Bookings.

Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.

Werken met Bookings kan bij een eerste kennismaking wat overweldigend lijken, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, zal je merken dat dit goed meevalt en een grote meerwaarde kan zijn. Zit je toch vast? We helpen je graag ‘in het echt’ verder.

Hieronder tonen we stap voor stap hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Uiteraard kan dit niet alleen voor een oudercontact gebruikt worden. Alles waarvoor afspraken gemaakt moeten worden, kunnen vanaf nu automatisch en digitaal.

(Liever hands-on dan een stappenplan? Bekijk het filmpje.)

Concreet: bookings voor een oudercontact.

  • Surf naar https://office.com en klik door naar bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
  • Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
  • Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:

Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.

  • Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
  • Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld de eigen naam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.

Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.

Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)

Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.

Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.

Selecteer ‘Doorgaan’.

Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.

Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.

We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.

Kies ‘Service bewerken’.

Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.

Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).

Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!

Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.

Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.

Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.

Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.

Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.

Je eigen bookingspagina.

Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…

Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.

En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.