Weg met de strookjes!

Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Meestal werk je met invulstrookjes waar je in vele gevallen vaak vruchteloos strijd levert om die strookjes terug te krijgen. Vanaf nu hoeft die strijd niet meer. Maak kennis met Bookings.

Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.

Werken met Bookings kan bij een eerste kennismaking wat overweldigend lijken, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, zal je merken dat dit goed meevalt en een grote meerwaarde kan zijn. Zit je toch vast? We helpen je graag ‘in het echt’ verder.

Hieronder tonen we stap voor stap hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Uiteraard kan dit niet alleen voor een oudercontact gebruikt worden. Alles waarvoor afspraken gemaakt moeten worden, kunnen vanaf nu automatisch en digitaal.

(Liever hands-on dan een stappenplan? Bekijk het filmpje.)

Concreet: bookings voor een oudercontact.

  • Surf naar https://office.com en klik door naar bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
  • Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
  • Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:

Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.

  • Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
  • Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld de eigen naam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.

Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.

Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)

Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.

Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.

Selecteer ‘Doorgaan’.

Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.

Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.

We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.

Kies ‘Service bewerken’.

Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.

Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).

Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!

Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.

Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.

Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.

Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.

Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.

Je eigen bookingspagina.

Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…

Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.

En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.

Schoollaptop gebruiken in een klaslokaal

Om met de laptop aan de slag te gaan in klas heb je in de meeste gevallen volgende zaken nodig:

  • Verbinding met WIFI
  • Projectie met de beamer
  • Geluid

We bekijken kort hoe je dit best aanpakt.

Verbinding met WIFI

Op school kan je gebruik maken van het gastnetwerk. Afhankelijk van de campus gebruik je hiervoor een vouchercode die een volledig schooljaar geldig is of werk je met een gebruikersnaam en wachtwoord. Soms is het nodig om bij het wisselen van lokaal opnieuw verbinding te maken. Dat doe je snel door rechtsonder op WIFI te klikken en te kiezen voor Verbinding maken. Meer info kan je hier nalezen.

Voorbeeld van verbinden met het WIFI-netwerk.

Projectie met de beamer

In alle klaslokalen kan je de laptop draadloos verbinden met de beamer.

TLDR: Met de sneltoets windows+K maak je eenvoudig verbinding met de beamer. Tip: zie je je eigen scherm niet op de beamer verander dan even de invoer (input).

Staat de beamer nog niet aan dan zet je deze eerst aan. De draadloze verbinding op de beamer heeft enige tijd nodig om op te starten. Eénmaal opgestart zie je dit welkomstscherm met vermelding van de naam van het lokaal:

Krijg je dit niet te zien? Dan moet je waarschijnlijk nog de invoer (input) op de beamer wisselen. Op de meeste beamers kan je kiezen tussen HDMI1/HDMI2. Zie je bovenstaande niet dan selecteer je de andere invoer. De laatst gekozen invoer wordt steeds onthouden, dus de volgende maal in hetzelfde lokaal is dit waarschijnlijk niet meer nodig. Meer info in deze affiche.

Een voorbeeld van invoerselectie op een afstandsbediening.

Daarna ben je klaar om je laptop draadloos te laten projecteren via de beamer.

Met de sneltoets windowslogotoets + K start je de verbinding. In het venster wat getoond wordt, zal je één of meerdere verbindingen zien. Je kiest uiteraard deze die overeenstemt met het lokaal waar je wil projecteren.

Voorbeeld van de draadloze verbinding met de beamer.

Is de verbinding gemaakt dat wordt het beeld van de laptop getoond op de beamer. Tip: je kan kiezen om je beeld te dupliceren (wat je ziet op je laptopscherm wordt getoond op de projectie), te werken met een uitgebreid bureaublad (de beamer wordt dan als het ware een extra scherm met een eigen bureaublad) of om ofwel enkel laptopscherm of projectie te gebruiken. Al die instellingen kan je snel gebruiken met de sneltoets windowslogotoets+P. Meer daarover lees je hier.

Windowslogotoets+P: opties bij projecteren.

Belangrijk: om vlot te kunnen wisselen tussen lokalen is het noodzakelijk om op het einde van de les te verbinding opnieuw te verbreken. Dat kan je snel en éénvoudig doen door windowslogotoets+K > Verbinding verbreken. Doe je dit niet dan kan je in bepaalde gevallen problemen hebben om opnieuw te verbinden.

Geluid

Zodra je draadloos verbonden met de beamer kan je het computergeluid via de beamer laten afspelen. Dit is uiteraard geen HIFI-kwaliteit maar voldoet in de meeste omstandigheden.

Verbonden met de beamer maar geen geluid? Staat het geluid aan? Nog steeds geen geluid? Controleer dan even of de uitvoer voor audio correct ingesteld staat op de laptop. In de animatie hieronder tonen we je hoe.

Geluid inschakelen en voorbeeld wisselen afspeealapparaat.

Naast het volume op de laptop kan je ook op de beamer zelf nog het volume aanpassen. Dit doe je via de afstandsbediening. Voorbeeld:

Printen en kopiëren in Guldensporencollege

Dit artikel omvat het gebruik van de drukkerij en copiers/printers in onze school. Nieuwigheden/aanpassingen zullen hier worden aangevuld. Het is dus belangrijk om dit artikel regelmatig te controleren.

23/08/2021: datum publicatie.
27/08/2021: bug vastgesteld bij feedback opdrachten.
30/08/2021: mogelijkheid om meerdere PDF’s mee te sturen.
31/08/2021: toevoegen ’te leveren campus’.
08/09/2021: sorteren per klas nog niet mogelijk.
19/09/2021: toevoegen tip ‘Microsoft Print To PDF‘.
06/10/2021: lancering beta-feature ‘mijn groepen’ voor selecte gebruikers.
13/10/2021: toevoegen opmerking bij cloudprint. Zeker lezen bij problemen!
21/10/2021: lancering feature ‘mijn groepen’ voor alle gebruikers.
21/10/2021: bug bij feedback opdrachten opgelost!

Vanaf 2021-2022 gebruiken alle campussen van de school nieuwe copiers. Ook werd een nieuwe drukkerij in gebruik genomen. Opgeven van drukwerk kan op elk moment. Uiteraard kunnen nog steeds lln. inschrijven en uitschrijven. Twee keer per schooldag vindt een update plaats (08:30 en 14:00) waarna nieuwe leerlingen zullen worden toegevoegd.  

In het systeem zijn vier mogelijkheden.
 

1. Printcenter

Via https://printcenter.guscoweb.be kan je aanmelden met je professioneel e-mailadres om drukwerk op te geven aan de centrale drukkerij of aan de self-service. Je kiest voor ‘printopdracht plaatsen’ en vervolgens voor: 

  • klas 
    Om volledige klassen te kunnen selecteren. 
  • leerling 
    Om losse lln. te kunnen selecteren.
    Vanaf 21/10/’21 is het mogelijk om ook ‘mijn groepen’ te beheren waarin je lln. uit verschillende klassen kan stoppen. Handig bij CLIL, vrije ruimte, …
  • administratie 
    Om zelf aantallen te kunnen bepalen zonder aan te rekenen aan specifieke klassen of leerlingen. Eerder uitzonderlijk! 

Bij elke keuze vul je de gevraagde velden in en stel je alles naar wens in waarna je de opdracht kan versturen. Uiteraard is nog steeds enkel een PDF mogelijk.
Je kan meerdere PDF’s in 1 beweging uploaden. Gebruik eventueel de ctrl-toets om meerdere items uit je verkenner te selecteren.
tip: er bestaan verschillende soorten PDF en er kunnen soms problemen optreden bij de verwerking. Heb je in het verleden foutmeldingen gekregen in het printcenter, probeer volgende keer dan je PDF’s aan te maken met “Microsoft Print To PDF“, een standaard PDF-printer op de schoollaptops.

In 1 van de velden wordt gevraagd of je de printopdracht zelf wil afdrukken. Standaard staat dat op ‘Neen’ omdat we zoveel mogelijk gebruik maken van de centrale drukkerij. Je kan echter kiezen voor ‘Ja’ maar dan zal je je drukwerk zelf moeten afhalen aan 1 van de campuscopiers. Op zo’n toestel dien je je eerst te authenticeren met je schoolbadge waarna je kan kiezen voor ‘afdrukcentrum’ en ‘secure print’. Het toestel helpt je verder met het afhandelen van je prints.

Op 21/10/’21 werd een bug aangepakt waardoor de feedback van de doorgestuurde opdrachten nu altijd werkt. Hieronder vind je de legende

kleurenlegende feedback opdrachten

Voorlopig ontbreekt de mogelijkheid om klasoverstijgend drukwerk gesplitst per klas te laten leveren. De lancering van deze feature staat gepland bij een volgende update. Nog even geduld dus…

2. Cloudprinting 

Vanaf je schoollaptop kan je van eender waar afdrukken naar de cloud en vervolgens je prints beveiligd afhalen op een willekeurige campuscopier. Deze manier kan gebruikt worden om snel enkele blaadjes voor eigen gebruik (lesvoorbereiding enz…) af te drukken. Deze werking is minder geschikt om drukwerk aan te rekenen aan lln. De installatie van de cloudprinter gebeurt als volgt: 

  1. surfen naar https://damast.eu.uniflowonline.com/ en aanmelden met je o365-account. 
  2. Kiezen voor ‘start printing’ en de 64-bits-versie downloaden en installeren. Eventueel krijg je hier een aantal meldingen dat de installatie niet veilig is. Kies gerust voor ‘behouden’ en/of ‘toch uitvoeren’ om de installatie te vervolledigen. 
  3. Na enkele seconden kan je afdrukken naar ‘GSC-cloudprint’. 
  4. Je kiest een campuscopier en meldt aan met de schoolbadge.
  5. Je kiest voor ‘privé’.
  6. Je geeft je afdruk vrij via ‘secure print’. De machine begeleidt je verder in het proces.
     
    Opmerking: op 01/10/2021 werd een grote update doorgevoerd door Canon. Een gevolg is dat opgegeven taken niet meer verschijnen in ‘my queue’. Dit is geen bug!
    Om zeker te zijn dat de cloudprinter goed blijft werken kan je best de huidige installatie eens verwijderen en de recentste versie even opnieuw installeren zoals beschreven in bovenstaand stappenplan.

3. Kopiëren 

Een kopie nemen? Het gebeurt steeds minder maar het is nog steeds mogelijk. Je kiest een campuscopier, meldt aan met je schoolbadge en kiest voor ‘privé’ en vervolgens voor ‘kopie’. De machine zal je verder begeleiden.
 

4. Scan + e-mail 

Snel een scan nemen en verzenden naar je e-mailadres? Je kiest een campuscopier, meldt aan met je schoolbadge en kiest voor ‘privé’ / ‘scan’ / ‘scan to myself’. 
De machine zal je verder begeleiden.