Op zoek naar een examenrooster, een nieuwsbrief of het weekmenu van het schoolrestaurant? Eén plaats: kanaal algemeen > bestanden van je campusteam!
Net zoals we met leerlingen aan de slag gaan op Teams gebruiken we Teams ook voor de administratieve kant van onze job. Weekberichten, de campusagenda, alle ondersteunende bestanden en meer. Je vindt het allemaal terug in het campusteam.
De campusteams. Heb je een opdracht op verschillende campussen dan zie je meerdere campusteams.
De bestanden kan je raadplegen door in het campusteam door te klikken naar het kanaal algemeen > tab bestanden. Daar zie je twee categorieën:
Algemene bestanden (Guldensporencollege_Documenten): alles wat campusoverstijgend is. Denk aan verslagen van het LOC, CPBW, documenten personeelsadministratie, …
en
De campuseigen bestanden.
Structuur in bestandentab kanaal algemeen campusteam
Tip: heb je een opdracht op meerdere campussen? Dan kan je vanuit elk campusteam doorklikken naar de bestanden van de campus waar je een opdracht hebt.
Als deelnemer (leerling of personeel) kan je o.a. deelnemen via de tab Posts van het juiste kanaal (van een klas- of personeelsteam), via de agenda (als het is ingepland) of via een vergaderlink. We overlopen ze.
Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Als je niet kan klikken op de knop ‘Nu deelnemen’ rechtsonder, heb je waarschijnlijk de audio nog niet ingesteld.
Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
Een vergaderlink (persoonlijk of automatisch verstuurd):
Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.
Knopjes
Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.
De knoppen onderaan, van links naar rechts:
Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder.
Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
Personen: de personen die deelnemen
Rode telefoon: om de vergadering/les te verlaten of te beëindigen. Het verschil tussen beide wordt uitgelegd in deze video.
Je hebt 3×3 raster (Galerie), 7×7 raster (Grote galerie) en aulamodus (Modus Samen). Deze verschijnen enkel als je in de Desktop Teams App werkt en als er voldoende deelnemers zijn! Bekijk deze afbeelding of een volledig filmpje.
Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.
Inhoud delen
Je kan (delen van) wat jij ziet op je eigen pc, delen met anderen: PowerPoint, bordboek, websites, tot je volledig scherm. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt. Net onder de opsomming staat nog een interessante tip.
Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).
Het valt uiteen in enkele delen:
Met computergeluid moet je bv. aanklikken bij een PowerPoint met audio: je wil dan namelijk dat ze niet enkel jouw microfoon horen, maar ook de audio van jouw computer. Dit zet je best aan bij de start van het schermdelen!
Scherm: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…). Deelnemers zien dan wel álles wat je zelf ook ziet, bv. een Facebookmelding die via het notificatievenster van Windows toekomt.
Venster: als je 1 enkel venster wil delen. De andere kant ziet dan niet als je wisselt naar een ander scherm.
Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.
Inhoud van camera zal je meestal niet nodig hebben. Toch interesse? Lees dit.
PowerPoint Live: net als bij het delen van een PowerPoint-venster kunnen deelnemers het tempo van de presentator volgen, maar nu kunnen ze binnen hun eigen Teamvenster ook naar de andere dia’s kijken. Met één klik op de knop springen ze opnieuw naar waar de presentator gekomen was. Je kan ook rechten toekennen zodat ook een andere deelnemer de presentatie voor iedereen kan bedienen. Als de gewenste presentatie niet in het lijstje staat, dan kan je in OneDrive of op de computer zoeken. Deze video toont hoe je én PowerPoint én video én chat kan zien.
Het combineren van én presenteren én handjes/deelnemers zien is niet zo gemakkelijk als in klas, maar deze video bespreekt hoe je dit kan aanpakken (in de toekomst wordt het nog handiger met dynamic view). Een tweede scherm is dan wel handig, zodat je een uitgebreid bureaublad kan gebruiken.
Vergaderruimtes
Je start een vergadering/online les, maar op een bepaald moment moet je met één leerling apart overleggen? Of er moeten in die online les groepjes gemaakt worden die apart kunnen overleggen? Vanuit één vergadering kan je aparte vergaderruimtes maken:
Kies het aantal en kies voor handmatig als je zelf de deelnemers wil toekennen.
Ken leerlingen toe.
Als presentator kan je van vergaderruimte naar vergaderruimte, leerlingen onderling kunnen dit niet (alhoewel er natuurlijk wel alternatieven zijn via WhatsApp, telefoon, …).
Wachtruimte
Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.
Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de vergaderlink bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.
Deelnemerslijst
Als je de deelnemerslijst weergeeft heb je enkele mogelijkheden per deelnemer via het …-menu. We bespreken ze onder de afbeelding.
Via de vergaderopties stel je in als iedere deelnemer per definitie ook presentator of als slechts de organisator en aangewezen personen dit zijn. Als presentator kan je meer dan een gewone deelnemer:
Een deelnemer dempen. Afhankelijk van de ingestelde vergaderopties kan deze bij zichzelf wel of niet het dempen terug opheffen.
Vastmaken: in jouw eigen rasterweergave zal deze deelnemer altijd zichtbaar zijn. Vooral bij grote groepen is dit interessant.
In de schijnwerper plaatsen: bij iedere deelnemer zal de deelnemer in kwestie groot worden weergegeven (spotlight).
Presentator maken: bv. een leerling die toch moet kunnen schermdelen? Maak hem/haar even presentator. Nadien kan je deze deelnemer terug een gewone deelnemer maken.
‘Uit de vergadering verwijderen’ is duidelijk. Als er geen lobby is, kan deze persoon gewoon opnieuw deelnemen. Standaard kan iedereen via de tab Posts sowieso nog deelnemen aan de vergaderchat (tenzij het gaat om een kanaal waar via ‘Kanaal beheren’ specifieke machtigingen zijn toegekend voor teameigenaren of specifieke personen).
Updates
21 jan ’22: verplaatst van oud artikel ‘Communiceren in Teams’ naar dit artikel.
10 jan ’21: videolink i.v.m. teams zien én ppt delen + link ivm dynamic view. Dank aan Veerle VM en SIN.
Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Met invulstrookjes merk je dat zowel het inzamelen als het puzzelen te veel tijd vergt. Met Bookings hoeft dat niet meer!
Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.
Bookings ken je al van onze opscholingen of huur-een-ict’er. Zelf eentje opzetten is bij de eerste keer overweldigend, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, merk je de grote meerwaarde en zeker vanaf een tweede gebruik ook de tijdswinst!
Hieronder tonen we je in 5 stappen hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Liever beeld dan tekst? 🎬 Bekijk het filmpje.
Dezelfde principes van oudercontact-gepuzzeld-door-bookings kan je toepassen voor alles waarvoor men je kan ‘reserveren’.
Bookingsagenda maken
Surf naar office.com en klik door naar Bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:
Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.
Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld bookings naam voornaam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.
Service toevoegen
Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.
Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)
Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.
Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.
Selecteer ‘Doorgaan’.
Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.
Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.
Service beheren
We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.
Kies ‘Service bewerken’.
Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.
Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).
Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!
Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.
Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.
Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.
Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.
Bookingslink en -pagina
Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.
Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…
Overzicht
Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.
En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.
FAQ
Ingestelde tijden anders dan tijden op bookingspagina
Dit komt door een verkeerde tijdzone:
Ga naar de juiste bookingsagenda.
Klik in het menu aan de linkerkant op ‘Reserveringspagina’.
Helemaal onderaan vind je ‘Instellingen voor regio en tijdzone’. Dit kan je openklappen.
Wijzig de ‘Taal’ naar ‘Nederlands (België)‘ en de ‘Huidige tijdzone’ naar ‘(UTC +01:00) Brussel, Kopenh...‘
Vergeet bovenaan niet op ‘Opslaan’ te klikken!
Open opnieuw de link die je aan de ouders zal bezorgen. Controleer als de juiste tijden zichtbaar zijn.
Twee bevestigingsmails
Dat je twee e-mails ontvangt als iemand een uur reserveert is wat vreemd, maar ergens ook normaal. Het bedrijf (de eigenaar van de bookingsagenda = jij dus) én de medewerker (idd … ook jij) krijgen een bevestiging. Je kan de eerste uitschakelen in de eigenschappen van de service (=het oudercontact).
Kies voor ‘Service bewerken’.
Klik in de linkse navigatiebalk op ‘Meldingen’.
Vink uit: ‘Het bedrijf per e-mail waarschuwen wanneer een reservering wordt gemaakt of gewijzigd’.
