(extra) Apps in Microsoft Teams

Microsoft Teams is een krachtige tool om samen te werken en te communiceren met collega’s en leerlingen. Maar wist je dat je Teams ook kan uitbreiden met extra apps? Deze apps kunnen je helpen om je werk efficiënter, creatiever of leuker te maken.

Denk bijvoorbeeld aan Canva, een app waarmee je eenvoudig mooie ontwerpen kan maken, of BookWidgets, een app waarmee je interactieve oefeningen kan maken en delen in opdrachten van je klasteam.

Een selectie van apps is standaard bruikbaar voor iedereen met een schoolaccount, naast alle apps die enkel basisrechten vereisen. Deze apps kunnen door elke gebruiker toegevoegd en gebruikt worden.

Voor deze selectie van apps gaat het om apps die uitsluitend één of meerdere van volgende 5 rechten gebruiken:

  • Het lezen van het basisprofiel van de gebruiker
  • Aanmelden en profiel van de gebruiker uitlezen
  • Uitlezen van het e-mailadres van de gebruiker
  • Toegang tot data waar de gebruiker toe verleend heeft
  • Aanmelden van de gebruiker

Maar let op: niet alle apps die je ziet in Teams zijn zomaar beschikbaar. Voor alle apps die meer dan bovenstaande 5 rechten vragen zijn er een aantal criteria waaraan een app moet voldoen voordat deze kan worden gebruikt binnen onze schoolomgeving. Dit heeft te maken met onder andere de privacy, de kwaliteit, de meerwaarde en de kosten van de app.

Daarom werden een aantal richtlijnen opgesteld om ervoor te zorgen dat we verantwoord en veilig omgaan met het toevoegen van extra apps in Teams.

Hoe weet je welke apps je kunt gebruiken?

Als je een nieuw tabblad wilt toevoegen aan een kanaal of chat in Microsoft Teams, klik je op het plusje (+) bovenaan. Je krijgt dan een overzicht te zien van alle apps die beschikbaar zijn. Maar: niet alle apps die je ziet kun je ook daadwerkelijk gebruiken.

Sommige apps hebben namelijk extra voorwaarden of kosten verbonden aan hun gebruik, of zijn niet compatibel met onze ICT-omgeving of GDPR-regels. Daarnaast zijn sommige apps alleen zichtbaar omdat ze standaard worden aangeboden door Microsoft, maar zijn ze nog niet goedgekeurd, geactiveerd of vereisen ze extra licenties.

Een aantal voorbeelden van apps die je momenteel kunt gebruiken zijn onder andere (deze lijst kan wijzigen):

Canva – BookWidgets – Polpo – Flip – VanIn -Scoodle – Digitale Methode – iDiddit – KathOndVla

Deze apps werden gekozen/geactiveerd omdat ze een duidelijke meerwaarde hebben en omdat ze voldoen aan de nodige technische en juridische vereisten.

Je wil een app gebruiken die niet in de lijst staat?

ICT op school is een heel dynamisch gebeuren. Wil je een app gebruiken en wordt die momenteel niet ondersteund? Dan kan je volgende procedure volgen:

  1. Bespreek het gebruik van de app eerst in je vakgroep. Breng de (pedagogische) meerwaarde van de app in kaart en kijk of er geen alternatief is binnen de bestaande omgeving.
  2. Stuur je vraag -als vakgroep, met motivering- via e-mail naar de campusdirectie en ICT (ict.centraal@guldensporencollege.be) als er een duidelijke behoefte is aan de app.
  3. Wacht op het antwoord van de campusdirectie en ICT. Er wordt bekeken of:
    • de app voldoet aan de GDPR vereisten,
    • de app een meerwaarde kan bieden en past binnen onze ict-omgeving,
    • er een financieel haalbaar verhaal is.

Op basis van deze criteria wordt er de beslissing genomen of de app wel of niet beschikbaar komt binnen Teams. Je wordt hiervan op de hoogte gebracht via e-mail.

Is de beoordeling positief? Volg de instructies op als de app beschikbaar wordt gesteld.

Op deze manier hopen we dat je zo optimaal mogelijk gebruik kan maken van Microsoft Teams en de extra apps die het biedt.

Heb je nog vragen of suggesties? Laat het ons zeker weten!

Migratie Stream (klassiek) naar Stream (op SharePoint)

Microsoft Stream (klassiek) wordt binnenkort vervangen door de nieuwe versie: Microsoft Stream (op SharePoint). Op deze pagina maak je kennis met de nieuwe Stream (op SharePoint) en lees je wat de gevolgen zijn voor wie momenteel Stream (klassiek) gebruikt.

Stream (op SharePoint) is de nieuwe video-ervaring waarmee iedereen met de schoolaccount video kan opnemen, uploaden, delen en beheren, net zoals elk ander bestand. Video wordt naadloos geïntegreerd met andere apps in Microsoft 365.

Gevolgen voor wie Stream (klassiek) gebruikt

Heb je video’s gepubliceerd met Stream (klassiek) dan zullen deze video’s gemigreerd worden. We verwachten dat deze migratie voor alle gebruikers afgewerkt zal zijn tegen 6/02/2024.

Deze migratie start automatisch voor alle huidige gebruikers. Na de migratie zal je al je videos terugvinden in je persoonlijke OneDrive in een nieuwe folder Stream Migrated Videos.

Wat je moet weten na de migratie

Wanneer Stream (Klassiek) definitief stopt zal inhoud die van daaruit gedeeld werd niet langer beschikbaar zijn. Het is dus belangrijk dat je na de migratie -voor alle inhoud die je verder wenst te gebruiken- de nodige acties onderneemt.

Wordt overgenomen tijdens de migratie:

  • Titel
  • Beschrijving
  • Foto-omslag
  • Groepen waar de video mee gedeeld was

Wordt niet overgenomen – ondersteund na de migratie:

  • Deellinks stoppen met werken een Stream (klassiek) offline gaat.
  • TOC wordt overgenomen in de beschrijving maar is niet aanklikbaar. Gebruik de nieuwe functie hoofdstukken hiervoor.
  • Aantal views van de video worden op 0 gezet

Aan de slag met de nieuwe Stream (op SharePoint)

In deze video nemen we je mee voor een korte kennismaking met de nieuwe Stream (op SharePoint) en tonen we hoe je best aan de slag gaat met je videos na de migratie.

Wie meer wil weten over de nieuwe Stream (op SharePoint) kan ook hier terecht.

Phishing: trap niet in de val

Deelgenomen aan onze interne phishing campagne of op zoek naar meer info over het herkennen en omgaan met phishing? Lees vlug verder, je vindt op deze pagina heel wat nuttige en bruikbare info.

Wat is phishing?

Phishing is een sluwe poging om gevoelige informatie te verkrijgen, zoals wachtwoorden, creditcardgegevens en andere persoonlijke informatie, door zich voor te doen als een betrouwbare entiteit in een elektronische communicatie, meestal e-mail maar ook meer en meer in chat/sms/… . De aanvallers spelen vaak in op menselijke emoties, nieuwsgierigheid of angst om hun slachtoffers te misleiden.

Begrijp de risico’s

Phishingaanvallen vormen een reëel risico voor iedereen. Ook onze schoolaccounts zijn hier niet vrij van.

Phishingaanvallen kunnen niet alleen gegevenslekken veroorzaken, maar ook financiële schade en reputatieverlies tot gevolg hebben. Het is dus van cruciaal belang dat we ons allemaal bewust zijn van de gevaren en actief bijdragen aan het versterken van onze digitale beveiliging.

Kenmerken van phishing-e-mails

  1. Afzenderadres: Controleer altijd het e-mailadres van de afzender. Phishers gebruiken vaak vergelijkbare adressen om legitiem te lijken.
  2. Spelfouten en grammaticafouten: Phishing-e-mails bevatten vaak fouten. Let op ongebruikelijke taal of vreemde zinsconstructies.
  3. Dringende actie: Phishers proberen je onder druk te zetten. Wees op je hoede als een e-mail onmiddellijke actie vereist.
  4. Ongevraagde bijlagen of links: Open nooit bijlagen of klik niet op links in e-mails van onbekende afzenders.

Tips om veilig te blijven

  1. Dubbelcheck de afzender: Verifieer altijd de afzender, vooral bij ongevraagde e-mails. Contacteer desnoods de afzender voor je bijlages opent of op een link klikt.
  2. Wees kritisch: Als iets te mooi lijkt om waar te zijn, is het dat waarschijnlijk ook.
  3. Bekijk de URL’s: Voordat je op een link klikt, zweef je erover om de echte URL te zien. Wees op je hoede voor verkorte URL’s.
  4. Meld verdachte e-mails: Als je twijfels hebt, rapporteer de e-mail aan onze ICT-afdeling. In Outlook online kan je phishing mails op deze manier eenvoudig melden.

Heb je na dit alles nog vragen of meer wil weten over hoe je jezelf kunt beschermen, neem dan gerust contact op met ICT.

Neem ten slotte zeker ook even een kijkje op de website Safeonweb.be van de Vlaamse overheid. Daar vind je naast extra tips ook het laatste nieuws en handige tools.

En voor wie zich afvraagt of dit echt wel zo belangrijk is … Better safe than sorry is in deze context echt wel van toepassing. Vraag het maar even aan wie al slachtoffer werd van phishing.