Printen en kopiëren in Guldensporencollege

Dit artikel omvat het gebruik van de drukkerij en copiers/printers in onze school. Nieuwigheden/aanpassingen zullen hier worden aangevuld. Het is dus belangrijk om dit artikel regelmatig te controleren.

23/08/2021: datum publicatie.
27/08/2021: bug vastgesteld bij feedback opdrachten.
30/08/2021: mogelijkheid om meerdere PDF’s mee te sturen.
31/08/2021: toevoegen ’te leveren campus’.
08/09/2021: sorteren per klas nog niet mogelijk.
19/09/2021: toevoegen tip ‘Microsoft Print To PDF‘.
06/10/2021: lancering beta-feature ‘mijn groepen’ voor selecte gebruikers.
13/10/2021: toevoegen opmerking bij cloudprint. Zeker lezen bij problemen!
21/10/2021: lancering feature ‘mijn groepen’ voor alle gebruikers.
21/10/2021: bug bij feedback opdrachten opgelost!

Vanaf 2021-2022 gebruiken alle campussen van de school nieuwe copiers. Ook werd een nieuwe drukkerij in gebruik genomen. Opgeven van drukwerk kan op elk moment. Uiteraard kunnen nog steeds lln. inschrijven en uitschrijven. Twee keer per schooldag vindt een update plaats (08:30 en 14:00) waarna nieuwe leerlingen zullen worden toegevoegd.  

In het systeem zijn vier mogelijkheden.
 

1. Printcenter

Via https://printcenter.guscoweb.be kan je aanmelden met je professioneel e-mailadres om drukwerk op te geven aan de centrale drukkerij of aan de self-service. Je kiest voor ‘printopdracht plaatsen’ en vervolgens voor: 

  • klas 
    Om volledige klassen te kunnen selecteren. 
  • leerling 
    Om losse lln. te kunnen selecteren.
    Vanaf 21/10/’21 is het mogelijk om ook ‘mijn groepen’ te beheren waarin je lln. uit verschillende klassen kan stoppen. Handig bij CLIL, vrije ruimte, …
  • administratie 
    Om zelf aantallen te kunnen bepalen zonder aan te rekenen aan specifieke klassen of leerlingen. Eerder uitzonderlijk! 

Bij elke keuze vul je de gevraagde velden in en stel je alles naar wens in waarna je de opdracht kan versturen. Uiteraard is nog steeds enkel een PDF mogelijk.
Je kan meerdere PDF’s in 1 beweging uploaden. Gebruik eventueel de ctrl-toets om meerdere items uit je verkenner te selecteren.
tip: er bestaan verschillende soorten PDF en er kunnen soms problemen optreden bij de verwerking. Heb je in het verleden foutmeldingen gekregen in het printcenter, probeer volgende keer dan je PDF’s aan te maken met “Microsoft Print To PDF“, een standaard PDF-printer op de schoollaptops.

In 1 van de velden wordt gevraagd of je de printopdracht zelf wil afdrukken. Standaard staat dat op ‘Neen’ omdat we zoveel mogelijk gebruik maken van de centrale drukkerij. Je kan echter kiezen voor ‘Ja’ maar dan zal je je drukwerk zelf moeten afhalen aan 1 van de campuscopiers. Op zo’n toestel dien je je eerst te authenticeren met je schoolbadge waarna je kan kiezen voor ‘afdrukcentrum’ en ‘secure print’. Het toestel helpt je verder met het afhandelen van je prints.

Op 21/10/’21 werd een bug aangepakt waardoor de feedback van de doorgestuurde opdrachten nu altijd werkt. Hieronder vind je de legende

kleurenlegende feedback opdrachten

Voorlopig ontbreekt de mogelijkheid om klasoverstijgend drukwerk gesplitst per klas te laten leveren. De lancering van deze feature staat gepland bij een volgende update. Nog even geduld dus…

2. Cloudprinting 

Vanaf je schoollaptop kan je van eender waar afdrukken naar de cloud en vervolgens je prints beveiligd afhalen op een willekeurige campuscopier. Deze manier kan gebruikt worden om snel enkele blaadjes voor eigen gebruik (lesvoorbereiding enz…) af te drukken. Deze werking is minder geschikt om drukwerk aan te rekenen aan lln. De installatie van de cloudprinter gebeurt als volgt: 

  1. surfen naar https://damast.eu.uniflowonline.com/ en aanmelden met je o365-account. 
  2. Kiezen voor ‘start printing’ en de 64-bits-versie downloaden en installeren. Eventueel krijg je hier een aantal meldingen dat de installatie niet veilig is. Kies gerust voor ‘behouden’ en/of ‘toch uitvoeren’ om de installatie te vervolledigen. 
  3. Na enkele seconden kan je afdrukken naar ‘GSC-cloudprint’. 
  4. Je kiest een campuscopier en meldt aan met de schoolbadge.
  5. Je kiest voor ‘privé’.
  6. Je geeft je afdruk vrij via ‘secure print’. De machine begeleidt je verder in het proces.
     
    Opmerking: op 01/10/2021 werd een grote update doorgevoerd door Canon. Een gevolg is dat opgegeven taken niet meer verschijnen in ‘my queue’. Dit is geen bug!
    Om zeker te zijn dat de cloudprinter goed blijft werken kan je best de huidige installatie eens verwijderen en de recentste versie even opnieuw installeren zoals beschreven in bovenstaand stappenplan.

3. Kopiëren 

Een kopie nemen? Het gebeurt steeds minder maar het is nog steeds mogelijk. Je kiest een campuscopier, meldt aan met je schoolbadge en kiest voor ‘privé’ en vervolgens voor ‘kopie’. De machine zal je verder begeleiden.
 

4. Scan + e-mail 

Snel een scan nemen en verzenden naar je e-mailadres? Je kiest een campuscopier, meldt aan met je schoolbadge en kiest voor ‘privé’ / ‘scan’ / ‘scan to myself’. 
De machine zal je verder begeleiden. 

Nieuwe leerling of schoolverlater in je klasteam?

Doorheen het schooljaar kan het gebeuren dat nieuwe leerlingen ingeschreven worden of bestaande de school verlaten.

Is dat het geval in je klas dan doe je het volgende:

  • Nieuwe leerling: voeg je leerling toe aan je klasteam.

    Zodra je de leerling toevoegt krijgt deze daarvan een melding en verschijnt je klasteam in de lijst van teams van de leerling.

    Voor reeds toegewezen opdrachten in je klasteam geldt dat deze standaard niet verschijnen voor de nieuwe leerling tenzij je dit expliciet anders ingesteld hebt.

    Gebruik je OneNote dan wordt voor de nieuwe leerling een lege sectie toegevoegd aan je klasnotitieblok. Vergeet niet om voor deze leerling evt. inhoud opnieuw te distribueren.
  • Schoolverlater: je hebt de keuze. Leerling blijft lid van het team (aanbevolen optie) of je kiest ervoor om de leerling uit het team te verwijderen.

    Leerling verwijderen uit het klasteam kan via team > … > Team beheren > Leden > X.

    Zodra je een leerling verwijdert, worden ook de opdrachten en cijfers van de leerling gewist. Evt. OneNote-secties van de leerling worden losgekoppeld (leerling heeft vanaf dat moment geen toegang meer) maar worden niet gewist. Wil je deze leerling ook in je klasnotitieblok wissen dan kan dat in OneNote zelf door de volledige sectie van de leerling te wissen.

Weg met de strookjes!

Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Meestal werk je met invulstrookjes waar je in vele gevallen vaak vruchteloos strijd levert om die strookjes terug te krijgen. Vanaf nu hoeft die strijd niet meer. Maak kennis met Bookings.

Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.

Werken met Bookings kan bij een eerste kennismaking wat overweldigend lijken, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, zal je merken dat dit goed meevalt en een grote meerwaarde kan zijn. Zit je toch vast? We helpen je graag ‘in het echt’ verder.

Hieronder tonen we stap voor stap hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Uiteraard kan dit niet alleen voor een oudercontact gebruikt worden. Alles waarvoor afspraken gemaakt moeten worden, kunnen vanaf nu automatisch en digitaal.

(Liever hands-on dan een stappenplan? Bekijk het filmpje.)

Concreet: bookings voor een oudercontact.

  • Surf naar https://office.com en klik door naar bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
  • Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
  • Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:

Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.

  • Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
  • Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld de eigen naam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.

Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.

Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)

Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.

Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.

Selecteer ‘Doorgaan’.

Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.

Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.

We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.

Kies ‘Service bewerken’.

Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.

Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).

Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!

Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.

Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.

Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.

Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.

Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.

Je eigen bookingspagina.

Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…

Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.

En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.

Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.