Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.:

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf zaken archiveren. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden. Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Ga naar Teams
  • Selecteer rechtsbovenaan tandwieltje > Teams beheren (in sommige versies van Teams zal je deze optie (tandwieltje) rechtsonderaan vinden)
  • Klik op meer opties (…) van het Teams en kies Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Na het archiveren is het team beschikbaar bij de gearchiveerde teams:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst en opdrachten.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? Zorg dan zelf dat je de noodzakelijke info archiveert. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

Schermopnames met Stream

Om een schermopname te maken bestaan heel wat tools. Maar veel van deze oplossingen vereisen een extra installatie of een betaalde licentie. Office 365 biedt daar gelukkig een eenvoudige oplossing voor.

Office 365: Microsoft Stream - MCC Automatisering

Met Microsoft Stream kan je eenvoudig schermopnames maken en delen met leerlingen of collega’s.

(De opnames die je kan maken met Stream zijn beperkt tot 15 minuten. Nood aan een langere opname dan kan je gebruik maken van ShareX.)

Snel aan de slag?

  • In de volgende stap kan je met de icoontjes linksonderaan kiezen of de camera/microfoon tijdens de opname gebruikt wordt.
  • Selecteer als laatste wat opgenomen moet worden (volledig scherm / app-venster of een browsertabblad)
  • Klik op Delen om de opname te starten. (Je ziet een aftelklokje zodat je op een goede manier kan starten.)
  • Eénmaal klaar ga je terug naar je browservenster om de opname te stoppen. Nu kan je je opname controleren, naam en beschrijving instellen en uploaden naar Stream.
Standaard kan iedereen binnen Guldensporencollege de opnamen bekijken. Wil je dit niet? Zet dan het vinkje zeker uit!

Nu je opname beschikbaar is op Stream kan je deze delen met klassen en collega’s.

Wil je kort deze functie in actie zien? In onderstaande video wordt in een tweetal minuten getoond hoe je eenvoudig schermopnames maakt.


Opdrachten in Teams (als leerling)

Je kreeg van je leerkracht een opdracht in Teams maar weet niet goed hoe te beginnen? Geen paniek, hieronder lichten we e.e.a. toe.

Microsoft Teams maakt deel uit van Office 365. Aanmelden doe je met je schoolaccount op portal.office.com.

Wanneer je werkt met Teams kan je kiezen om te werken in de browser of via de app.

  • Browser: surf naar portal.office.com. Je meldt aan met de schoolaccount. Niet alle functies zijn beschikbaar wanneer je op deze manier werkt. Lukt iets niet? Kies dan voor de app.
  • App: download en installeer de app voor pc en/of smartphone.

Opdrachten openen

Eénmaal in Teams kan je je opdracht bekijken. Klik door naar het correcte team, ga naar het kanaal Algemeen en open de tab Opdrachten. Je kan ook de zoekbalk gebruiken om op trefwoord te zoeken naar een opdracht.

Alle opdrachten worden weergegeven op volgorde van deadline. Selecteer een opdrachtkaart om deze te openen en de gegevens van de opdracht weer te geven. 

Wanneer je de opdrachtkaart opent, zie je de details van de opdracht:

In de opdrachtkaart kan je volgende info vinden:

  • Einddatum: de deadline tegen wanneer ingediend moet worden.
  • Punten: indien de opdracht op punten staat zie je dit hier.
  • Instructies: wat wordt er van je verwacht?
  • Mijn werk: documenten die je nodig hebt – en eventueel moet bewerken – voor deze opdracht.
  • Inleveren: knop om je opdracht in te dienen wanneer deze afgewerkt is.

Om de opdracht te maken zijn er verschillende opties mogelijk, afhankelijk van de opdracht kan je:

  • Werken in een sjabloon gekoppeld aan de opdracht: je kan je eigen versie van de opgave – eventueel online – bewerken. Zodra je sluit worden je wijzigingen bewaard. Zie je bepaalde opmaak niet? Kies dan om het document te openen met de bureaubladtoepassing.
Klik op het document in je opdrachtkaart om online te bewerken.
  • Zelf een werk (document) toevoegen: als de leraar een document heeft opgegeven waarin je moet inleveren of als je andere bestanden aan deze opdracht wil toevoegen, selecteer je + werk toevoegenOpmerking: Je kan een bestand met een grootte van maximaal 50 MB bijvoegen.
Kies een bestand in Onedrive of kies voor uploaden vanaf je eigen toestel om eigen werk toe te voegen voor je indient.

Inleveren, inleveren, inleveren!

Eénmaal klaar met de opdracht vergeet dan niet in te leveren! Voeg uiteraard eerst -indien van toepassing- je eigen document(en) toe. Dit doe je door rechtsboven in de opdrachtkaart te klikken op inleveren.

Afhankelijk van de opdracht en het moment van indienen zal je één van volgende meldingen zien:

  • Opnieuw inleveren wanneer je een opdracht bewerkt die je al hebt ingeleverd en werk opnieuw moet verzenden.
  • Te laat inleveren als je de opdracht na de einddatum inlevert, maar de leraar heeft de late inlevering toegestaan of vraagt om opnieuw in te dienen.
  • Niet ingeleverd als de opdracht te laat is en de leraar geen ingeleverde opdrachten meer accepteert. Je kan niet langer een werk inleveren.
  • Inleveren ongedaan maken als je besluit om de opdracht vóór de einddatum te wijzigen. Je moet de functie opnieuw kiezen voor inleveren nadat je de wijzigingen hebt aangebracht.

Om af te sluiten, enkele tips

Aan de linkerkant – in de zwarte balk – heb je een item activiteit, hier zie je steeds de laatste relevante meldingen. Daar verschijnt ook een bericht zodra er een opdracht gepost wordt.

Ook wanneer je een opdracht terugkrijgt, ontvang je een melding (assignment returned):

Opdracht bekijken na het verbeteren? Open opnieuw de opdrachtkaart om feedback en eventueel punten te zien.