Ouders een bericht sturen? E-mail!

Soms wil je als leraar ouders een bericht sturen. E-mail gebruiken we nu al voor al onze interne communicatie, vanaf schooljaar 2022-2023 kunnen we via e-mail ook ouders bereiken.

Ouders bereik je vanaf nu via e-mail. De berichtenmodule op Smartschool is niet langer beschikbaar.

Hoe? Waar? Wat?

Ouders worden bij inschrijving gevraagd naar hun persoonlijke mail. Is deze beschikbaar dan wordt deze toegevoegd aan onze mailomgeving.

Een mailtje sturen naar een ouder is eenvoudig. Zoek in het adresboek op naam van de leerling:

Je ziet in de lijst:

  • De leerling zelf
  • Ouder 1 (indien beschikbaar)
  • Ouder 2 (indien beschikbaar)

Merk op: zie je enkel de leerling zelf? Dan werd er bij inschrijving geen mailadres van mama of papa opgegeven.

Voorbeeld van de beschikbare contacten in de webmail voor de fictieve leerling Jan Janssens.

En alle ouders van een klas?

Dat kan ook. Net als distributielijsten om alle leraren van een klas te bereiken zijn er ook distributielijsten om alle ouders van een klas te mailen. De naamgeving van deze distributielijsten is: *OUDERS-X-KLAS (waarbij X de campuscode is).

Belangrijk: gebruik altijd BCC bij het mailen naar distributielijsten.

Voorbeeld distributielijsten alle ouders klassen campus Engineering.

Merk op: we kunnen nooit garanderen dat we van alle ouders een werkend mailadres hebben. Krijg je bij het versturen van een mailtje naar ouders een foutmelding? Geef dit door aan de leerlingadministratie op de campus, zij kunnen het nodige doen om eventueel foutieve mailadressen te corrigeren.

Voor de communicatie met leerlingen gelden uiteraard aangepaste afspraken. Zo zal je met leerlingen meestal communiceren via je klasteam of chat. Alle aangepaste afspraken kan je hier vinden.

Office 365

We bespreken kort de mogelijkheden van Office 365. Log hiervoor in (we hebben de beste ervaring met Chrome*) via office.com (zie logingegevens). Daarna zie je onderstaande intropagina met o.a. Outlook, OneDrive, Office, Teams, Forms en Stream.

Het kan dat de iconen na inloggen ook staan in een linkerbalk. Rechtsboven heb je de knop om Office te installeren.

* Firefox heeft op moment van schrijven soms problemen met video en ook Safari heeft problemen.

Outlook, om te mailen

Deze hoeft geen verdere uitleg. Vergeet niet om je handtekening in te stellen. Zo’n Guldensporencollege-banner onderaan je e-mail maakt het dat tikkeltje professioneler. Reminder: voor alle communicatie tussen personeel en externen gebruiken we e-mail. Communicatie tussen school – leerlingen/ouders loopt via Smartschool.

OneDrive, voor cloudopslag

Mogelijks ken en gebruik je Google Drive of DropBox? OneDrive doet hetzelfde, maar is geïntegreerd in onze schoolomgeving. En het is een goede vervanging van het meesleuren van usb-sticks, omdat je eenvoudig bestanden kan synchroniseren op de eigen computer en deze overal online kan raadplegen en bewerken. Een introductiefilmpje:

Meer uitleg staat in het Smartschoolvak ‘Onderzoeksgps‘ > Documenten > inf 2egraad+richtlijnen pres.pdf.

Office, voor kantoorwerk

Ook online kan je werken met Word, Excel en PowerPoint. Liever de desktoptoepassingen, waaronder Access? Rechtsboven vind je de knop ‘Office installeren’ (zie schermafdruk bovenaan deze pagina), waarmee je de ‘Office 365 ProPlus’-apps op jouw computer kan installeren. Je kan Office 365 op maximum 5 toestellen installeren. Voor leerlingen en personeel van het Guldensporencollege is dit gratis.

Teams, om samen te werken

Dit lijkt het best op een Smartschoolvak, maar met extra’s. Wil je er mee aan de slag? Zie ‘Starten met Teams‘.

Forms, om formulieren te maken

Net als Google heeft ook Microsoft zijn eigen Forms, opnieuw geïntegreerd met de schoolomgeving. Je kan het gebruiken om online enquêtes of toetsen af te nemen.

Stream, om video’s te delen

Stream is de YouTube van Microsoft, maar opnieuw mooi geïntegreerd met de schoolomgeving. Leer hoe je hiermee een video kan delen.

Toegangsrechten instellen op Smartschool

… of hoe geef ik leerlingen toegang tot mijn vak.

Wanneer je een vak aanmaakt dien je ook te bepalen welke leerlingen vanaf nu toegang krijgen tot dit vak.

Toegang instellen doe je op deze manier:

  1. Open je vak en kies Vakopties.
  2. Klik op Kies de leerlingen.
  3. De volgende stap werkt gelijkaardig aan het berichtensysteem. Iedereen die je in de rechterkolom plaatst, krijgt toegang tot het vak (vergeet je keuze niet op te slaan).

    Tip: naast leerlingen kan je ook collega’s op deze manier toegang geven tot je vak als je niet wil dat zij iets kunnen wijzigen of verwijderen. (Dit is dus niet hetzelfde als collega’s co-leerkracht maken!)