Office 365

We bespreken kort de mogelijkheden van Office 365. Log hiervoor in (we hebben de beste ervaring met Chrome*) via portal.office.com (zie logingegevens). Daarna zie je onderstaande intropagina met o.a. Outlook, OneDrive, Office, Teams, Forms en Stream.

* Firefox heeft op moment van schrijven soms problemen met video en ook Safari heeft problemen.

Outlook, om te mailen

Deze hoeft geen verdere uitleg. Vergeet niet om je handtekening in te stellen. Zo’n Guldensporencollege-banner onderaan je e-mail maakt het dat tikkeltje professioneler. Reminder: voor alle communicatie tussen personeel en externen gebruiken we e-mail. Communicatie tussen school – leerlingen/ouders loopt via Smartschool.

OneDrive, voor cloudopslag

Mogelijks ken en gebruik je Google Drive of DropBox? OneDrive doet hetzelfde, maar is geïntegreerd in onze schoolomgeving. En het is een goede vervanging van het meesleuren van usb-sticks, omdat je eenvoudig bestanden kan synchroniseren op de eigen computer en deze overal online kan raadplegen en bewerken. Een introductiefilmpje:

Meer uitleg staat in het Smartschoolvak ‘Onderzoeksgps‘ > Documenten > inf 2egraad+richtlijnen pres.pdf.

Office, voor kantoorwerk

Ook online kan je werken met Word, Excel en PowerPoint. Liever de desktoptoepassingen, waaronder Access? Rechtsboven vind je de knop ‘Office installeren’ (zie schermafdruk bovenaan deze pagina), waarmee je de ‘Office 365 ProPlus’-apps op jouw computer kan installeren. Je kan Office 365 op maximum 5 toestellen installeren. Voor leerlingen en personeel van het Guldensporencollege is dit gratis.

Teams, om samen te werken

Dit lijkt het best op een Smartschoolvak, maar met extra’s. Omdat het nieuw is en omwille van de extra mogelijkheden kan dit afschrikken. Vandaar onderstaande vergelijking, zodat je enkele herkenpunten hebt.

Naast de website heb je ook een desktop- en mobiele app. Op de website vind je dit ook linksonder op Teams, bij de knop ‘Bureaublad app downloaden’. Linksonder is ook de help en het toevoegen van extra apps interessant!

Smartschoolvak Teams
Aanmaken Aanmaken
Na het aanmaken stel je toegangsrechten in. Denk aan de naamafspraken. Iedereen kan lid worden van een bestaand Team. Wil je zelf eentje kunnen maken? Vraag dit aan ict.centraal@guldensporencollege.be. In de antwoordmail krijg je extra uitleg.
Vaknieuws Posts
Leerkrachten kunnen nieuws maken, leerlingen enkel lezen. Ieder lid kan posten (zowel leerlingen, als leerkrachten). Meer informatie bij Communiceren in Teams.
Smartschool Live Vergaderen
Om online lessen te organiseren en daarbij je webcam, venster of volledig scherm en presentatie delen. Je kan discussies voeren met je leerlingen terwijl je aantekeningen maakt op je scherm. Kan gebruikt worden voor het onderwijs, maar wordt ook in bedrijven gebruikt. Hierdoor kunnen de functies misschien overweldigend zijn, maar in het videogesprek-artikel word je stap-voor-stap gegidst.
Documenten Bestanden
Voor het aanbieden van leerstof. Idem. In de map ‘Lesmateriaal’ hebben leerlingen enkel leesrecht. Eigen submapjes aanmaken kan ook. Je kan ook gesprekken voeren over bestanden (o.a. handig bij een vakwerkgroep).
Oefeningen +-tab
Binnen oefeningen heb je o.a. Capisj, Hot Potatoes, WinToets en Bookwidgets. Deze laatste is een evaluatie- en oefeningenplatform dat tijdelijk gratis is via Smartschool. Door het toevoegen van tabs kan je heel veel extra fucnties toevoegen.
Uploadzone Opdrachten
Centrale plaats voor het indienen van opdrachten, want afzonderlijk berichten verwerken is tijdrovend. Zoals de uploadzone, maar krachtiger: leerlingen kunnen rechtstreeks hierin werken en alles wordt gesynchroniseerd.
Forum Posts
Kan handiger zijn dan een persoonlijk bericht. Dan kunnen leerlingen eerdere antwoorden lezen én kunnen ze elkaar helpen bij onduidelijkheden. Eerder te vergelijken met een krachtige chatfunctie, dan met een forum. Zo kan je geen subforum aanmaken of overzichtelijk aparte onderwerpen maken. Meer informatie bij Communiceren in Teams.
Enquêtes Forms
Handig voor online toetsen, enquêtes. Ook hier handig voor online toetsen (‘quiz’), enquêtes. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …).
Stream (video)
Je kan weliswaar een video uploaden, maar een echt videoplatform is er niet. Stream is zoals YouTube, maar geïntegreerd binnen Office 365. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …). Merk op dat je op zelfgekozen tijdstippen een MS Form hieraan kan koppelen. Ideaal voor een flip-the-classroom.
Vakopties …-menu
Om zaken aan of uit te zetten, leerlingen toe te voegen, … Idem
Help Help
Zie de helppagina van Smartschool of de specifieke pagina i.v.m. onderwijs op afstand.
Controleer de Smartschool-statuspagina als er rariteiten opduiken.
Microsoft België organiseert webinars om leerkrachten de komende periode wegwijs te maken in Office 365 en Teams. De link wordt continu bijgewerkt.
Controleer de Teams-statuspagina als er rariteiten opduiken.

Forms, om formulieren te maken

Net als Google heeft ook Microsoft zijn eigen Forms, opnieuw geïntegreerd met de schoolomgeving. Je kan het gebruiken om online enquêtes of toetsen af te nemen.

Stream, om video’s te delen

Stream is de YouTube van Microsoft, maar opnieuw mooi geïntegreerd met de schoolomgeving. Leer hoe je hiermee een video kan delen.

Automatisch vergrendelen

Iedereen weet dat het vergrendelen van de pc belangrijk is om je persoonlijke gegevens af te schermen. In het kader van GDPR nemen we vanaf nu extra maatregelen om gebruikers hierbij te helpen.

Concreet worden alle pedagogische toestellen vergrendeld zodra ze 25 minuten niet gebruikt worden. Voor administratieve pc’s is dat na 9 minuten.

Maar wat als ik midden in een lesopdracht zit? Wil dit zeggen dat mijn pc elke 25 of 9 minuten uitvalt? Nee! Wanneer een toestel gebruikt wordt, zal dit nooit vergrendelen. Enkel wanneer er effectief voor die bepaalde periode geen activiteit is, zal het toestel overgaan naar het vergrendelingsscherm.

Opnieuw aanmelden is heel eenvoudig. Voer gewoon je wachtwoord in en je kan dadelijk verder gaan waar je gebleven was. Alle geopende toepassingen zijn direct opnieuw beschikbaar.

Een toestel zal niet vergrendelen wanneer een video (full screen) getoond wordt.

Heb je een bepaalde slide in Powerpoint of bijvoorbeeld een pagina van een bordboek die je gedurende langere tijd wil projecteren dan kan je gebruik maken van de freezefunctie van de beamer. Hiermee bevries je het beeld en blijft alles zichtbaar voor de klas – ook wanneer het toestel automatisch vergrendeld wordt.

Benieuwd naar welke andere maatregelen we nemen om de privacy op school maximaal te waarborgen? In het privacybeleid kan je alle afspreken nalezen.

Drukwerk – Kaai, Plein, Harelbeke, Zuid

Drukkerij

Binnen het Guldensporencollege is er een centrale drukkerij op campus Kaai die drukwerk verzorgt voor campussen Plein, Harelbeke, Kaai en Zuid.
De bedoeling is uiteraard om zoveel mogelijk drukwerk via deze drukkerijen te laten verwerken. Onderaan staan opties (kopiëren, printen) om in noodgevallen te gebruiken.
Drukwerk opgeven gebeurt via Smartschool. Hieronder vind je enkele richtlijnen om drukwerk op te geven.

In Smartschool onder ‘Ga naar’ vind je een knopje ‘afdrukcentrum’

Nu kan je een nieuwe afdruktaak opgeven met de gewenste parameters.

Enkele spelregels

  • De drukkerij in deze vorm hangt af van de ‘toestand’ van de klassen in Smartschool. Het grote voordeel is dat je nooit moet tellen hoeveel ex. er nodig zijn. Als je factureert op een klas telt het systeem zelf hoeveel ex. er moeten gedrukt worden.
  • Er kunnen enkel PDF’s opgegeven worden. Als je niet weet wat een PDF is, klik hier.
  • Enkel de klassen/leerlingen die bij ‘Selecteer personen/klassen’ staan worden gefactureerd. Extra kopieën kunnen dienen voor jezelf, stagiair, collega enz. Deze laatste worden nooit aangerekend.

1. CLIL, vrije ruimte, deelklassen, …

Je geeft les aan samengestelde groepen die afwijken van de officiële klassen binnen de organisatie? Je hebt drukwerk nodig en je weet niet goed hoe je je drukwerk moet factureren? De oplossing is om zelf groepjes samen te stellen in Smartschool! Dat kan via profiel/mijn groepen. Eens je een groep hebt kan je de leden toevoegen. Je kan hierbij leerlingen uit verschillende klassen, campussen kiezen.

Als je nu deze groep aanduidt bij ‘plaats op rekening van:’ wordt het drukwerk aan deze leerlingen gefactureerd. Misschien vermeld je best waar het drukwerk naartoe moet want met de naam ‘CLIL’ kan de drukker dat uiteraard niet weten.

2. Aantal kopieën?

In een normale situatie dien je je geen zorgen te maken over het aantal kopieën dat zal gemaakt worden. Het systeem telt bij het geven van een drukopdracht zelf hoeveel leerlingen er op dat moment in de klas(sen) zitten.
Als de leerlingenadministratie nieuwe leerlingen toevoegt zullen deze ook automatisch verschijnen in Smartschool. Je kan altijd 1 extra exemplaar laten afdrukken bij ‘extra kopieën’ zodat je zelf ook een ex. hebt.
In onderstaande afbeelding werden trouwens 2 extra kopieën gevraagd. Deze 2 extra’s worden niet aan de leerlingen gefactureerd.

3. Meerdere kopieën voor 1 leerling

In sommige gevallen heb je per document meerdere exemplaren per leerling nodig. Hier kan onze drukkerij niet zo goed mee overweg. Gelukkig kan je het zelf oplossen door je document meerdere keren door te sturen en telkens aan dezelfde groepen te factureren. Je kan er ook voor kiezen om je PDF te voorzien met x keer hetzelfde blad, dan hoef je maar 1 keer door te sturen.

4. Stukken uit een PDF

Een PDF wordt steeds volledig afgedrukt. Wil je slechts een deel van een opdracht afgedrukt zien? Bewaar dan enkel dat deel als pdf en stuur dit door. In de drukkerij heeft men niet langer de mogelijkheid om delen te selecteren. Dus opmerkingen als ‘enkel p40-50 afdrukken’ worden niet verwerkt.

5. Boekjes

In sommige gevallen heb je als leraar drukwerk in de vorm van een boekje nodig. Hier moet je rekening houden met:
• Boekje A3 = A3 geplooid in boekvorm
• Boekje A4 = A4 geplooid in boekvorm

6. Extra kopieën

Soms krijg je bezoek van een stagiair of wil je extra kopieën voorzien voor een collega. Deze kopieën worden niet aangerekend aan de leerlingen. In onderstaand voorbeeld worden 3 extra ongefactureerde kopieën aangevraagd.

7. Speciale gevallen

Soms heb je grote volumes drukwerk nodig en kies je ervoor om dat via de drukkerij te regelen. Goed idee! Dat drukwerk hoeft niet gefactureerd te worden aan leerlingen? Geen probleem. In onderstaand voorbeeld worden 100 A3-affiches (kleur) geprint zonder facturatie aan de leerlingen.

8. Nieten, perforeren, vouwen

De machines in de drukkerij zijn voorzien van zogenaamde ‘finishers’ die kunnen nieten, vouwen en perforeren. In uitzonderlijke gevallen wil je nietjes en gaatjes aan de korte zijde van het document. Dat kan! Je dient je wensen dan als opmerking te formuleren.

9. Scannen

We pleiten ervoor om zoveel mogelijk drukwerk elektronisch te verwerken door een PDF mee te sturen. In sommige gevallen heb je echter enkel iets op papier (krant, tijdschrift, …). In dit geval dien je je document eerst te digitaliseren door het in te scannen op 1 van de copiers. Alle e-mailadressen van de personeelsleden werden ingelezen op de copiers en scannen naar een e-mailadres zou dus moeten lukken. Eens je het gescande document in je e-mail hebt kan je het uiteraard elektronisch laten verwerken via het afdrukcentrum. Dit werkt 1 dag vlugger dan het document per koerier mee te geven naar de drukkerij.

10. Halve blaadjes

Technisch gezien is het (nog) niet mogelijk om halve pagina’s te factureren aan leerlingen. Een energiezuinige leraar die vb. een toets op halve blaadjes wil, vb 10 kopieën voor een klas met 20 leerlingen kan dit dus niet realiseren via het afdrukcentrum. Dit is een nadeel. De drukkerij engageert zich wel om op andere manieren papier te besparen. Tips van leraars zijn welkom!

11. Logboek

Smartschool geeft feedback over de verwerking van je drukwerk via ‘meldingen’. Je wordt op de hoogte gebracht als je drukwerk werd afgedrukt. Ook eventuele fouten worden hier gemeld.

12. Vragen en suggesties

Drukkerij Kaai: drukkerij.kaai@guldensporencollege.be
Centrale ICT-dienst: ict.centraal@guldensporencollege.be

Printen

Op alle campussen staan geconfigureerde printers ter beschikking die kunnen gebruikt worden door personeel en leerlingen. De printers kunnen staan in secretariaten, leraarskamers of PC-labo’s. Voorlopig zijn er geen restricties op het gebruik van deze toestellen maar elke afdruktaak wordt in detail geregistreerd. Voor de werking, klik hier.

Kopiëren

Op elke campus zijn 1 of meerdere professionele copiers voorhanden. Op elk van die toestellen kan in noodgevallen worden gekopieerd. Om aan te melden op de copiers heb je een individuele code nodig die bestaat uit 5 cijfers. Deze code krijg je samen met andere identificatiegegevens bij de start van een opdracht in de school. Je kan ook aanmelden met je gekende gebruikersnaam en wachtwoord maar een code van 5 cijfers werkt vlotter.

De leerlingen hebben geen mogelijkheid om zelf te kopiëren.

Papercut

De software die elke afdruktaak (zowel via drukkerij als eigen prints) en kopieertaak mogelijk maakt en verwerkt heet “Papercut”. Op elk moment kan je van op de school je individueel verbruik raadplegen. Je kan dus zien hoeveel prints en kopie’s je de laatste dagen, weken, maanden, jaren nam. Op die manier krijg je o.a. een idee van de kostprijs die wordt doorgerekend en van je ecologische voetafdruk. Om je persoonlijke portal te openen surf je van op elke school-PC naar:

http://apps.guscoweb.be/papercut

en meld je aan met je persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Voor meer info, klik hier.