Videogesprek met leerlingen, collega’s of externen

Dit artikel is ontstaan n.a.v. het overzichtsartikel over afstandsleren, maar het kan ook in andere situaties handig zijn. Voor zo’n videogesprek bekijken we eerst de mogelijkheden van Smartschool en Office 365, daarna enkele concrete situaties en welke mogelijkheid je hiervoor best gebruikt.

Geen webcam? Bekijk deze workarounds.

Smartschool Office 365
Mogelijkheden
(a) Smartschool Live op vakniveau, als er een vak is.
(b) Smartschool Live op schoolniveau, voor eerder lossere verbanden, niet gekoppeld aan een vak.
(c) Videogesprekken met externen is niet mogelijk.
(a) Teamsvergadering, vanuit een bestaand klas- of personeelsteam.
(b) Chat, voor eerder lossere verbanden die je snel en ad hoc wil opzetten. Naast tekst is ook audio- of videochat mogelijk. Iedereen moet een Office365-account hebben binnen het Guldensporencollege.
(c) Agenda, voor eerder lossere verbanden die je op voorhand inplant. Kan met leerlingen, personeelsleden en externen (ouders, CLB, …).

Voor het instellen van deelnemersrechten en/of een lobby/wachtruimte zijn de vergaderopties onontbeerlijk!
Beperkingen
Al vanaf 16 deelnemers kan je de deelnemers niet meer toestaan de webcam te gebruiken! Pas vanaf 36 deelnemers geldt dit ook voor de microfoon. Dit zijn beperkingen, opgelegd door Smartbit. Als dat een probleem is, raden we aan om Teams te gebruiken. Het maximum aantal deelnemers is 300. Videgesprekken kunnen in alle Teams-apps, maar de meeste mogelijkheden heb je bij de desktop app. Deze toont de meest actieve gebruikers in een 3×3 raster. Met de galerijmodus heb je een 7×7 raster. Zie dit filmpje.

Enkele concrete situaties:

Smartschool Office 365
Klasgroep, vakwerkgroep, …
Als je op Smartschool een Smartschoolvak hebt (met toegevoegde leerlingen en/of collega’s), dan kan je Smartschool Live op vakniveau starten. Als je binnen Office 365 gestart bent met Teams (met toegevoegde leerlingen en/of collega’s), dan start je een Teamsvergadering.
Combi: les op school én afstandsonderwijs
Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen. Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn. Je kan net zo starten als het vorige item, maar er zijn wel enkele dingen waar je best op let.
Oudercontact
Lees alles over het digitaal strookje (nu mét filmpje over de mogelijkheden van de enquête). Het eigenlijke oudervideogesprek via de leerlingaccount aanpakken is een minder goed idee, omdat beide ouders misschien vanop een verschillend locatie deelnemen en een leerling niet noodzakelijk aanwezig is.
Gebruik een Smartschool Live op schoolniveau. Gebruik de Teams-Agenda.
Ad hoc
Eén of enkele leerlingen die bijles kunnen gebruiken (mogelijks van verschillende lesgroepen), één of enkele collega’s waarmee je wil afspreken, …
Je kan hiervoor een Smartschool Live op vakniveau starten. Past het niet netjes binnen een vak, dan neem je een Smartschool Live op schoolniveau. Dit kan via Teams-Chat of iets meer gepland via de Teams-Agenda.
Externen
CLB, een spreker, infodagen… Zo kan je bv. een spreker op afstand toch “op” school uitnodigen.
Via Smartschool is een videogesprek met externen niet mogelijk. Dit kan via de Teams-Agenda.
Mondeling-op-afstand
Op afstand zal de stress misschien nóg groter zijn. Bespreek op voorhand waar ze verwacht worden en hoe je zal communiceren (bv. als je wat vertraging hebt opgelopen). Het op voorhand kort eens uittesten met leerlingen zal ook de nodige stress wegnemen.
Een Smartschool Live op vakniveau is geen goed idee, omdat leerlingen dan elkaar kunnen horen en Smartschool Live kent geen wachtruimte. Neem dus een Smartschool Live op schoolniveau apart per leerling. Je kan dit doen via de Teams-chat of de Teamsvergadering, elk met zijn voor- of nadelen. We vergelijken ze even.
Smartschool Office 365

Mondeling-op-afstand

Via Teams zijn er twee mogelijkheden, afhankelijk van hoe je het zelf ziet.

  • Spreek af dat je leerlingen opbelt via de Teams-chat en dat leerlingen klaar moeten zitten in Teams. Je kan meerdere videochats starten. Let op: slechts één van die videochats kan actief zijn, de andere komen in een wachtstand. Op dat moment kan je dus niet zien wat de wachtstand doet. Deze manier van werken lukt dus heel goed als je sowieo maar één leerling per keer mondeling ondervraagt.
  • Gebruik jouw klasteam om een Teamsvergadering te plannen, waar je de wachtruimte bij de vergaderopties instelt. Zo kan je twee leerlingen toelaten, waarbij je bij de ene het mondeling afneemt en de andere zijn vragen kan voorbereiden. Net zoals in klas zitten ze wel in dezelfde (vergader)ruimte en kunnen ze elkaars mondeling horen. Opgelet: de chat is openbaar (ook voor diegene die nog in de wachtruimte zitten)!!

Teams in Teams

We gaan ervan uit dat je al gestart bent met Teams. Kies het team waarin je een videogesprek wenst te starten. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

Last van leerlingen die anderen dempen of uit de online les zetten? Of je wil dat leerlingen eerst wachten in de lobby? Lees alles over de vergaderopties!

Tip: je kan ook een aanwezigheidslijst downloaden.

Eventueel maak je een apart kanaal aan om al jouw videogesprekken te groepen, maar verplicht is dit niet. In het aparte kanaal of het Algemeen-kanaal heb je bovenaan de tabs, waarvan we de tab Posts nodig hebben.

Teams-tabs

Helemaal rechtsboven heb je de keuzelijst ‘Vergaderen’ onder “Start een nieuw gesprek.” een webcam-icoon.

Bij dit uitgewerkt voorbeeld is gekozen om een online les te plannen. We kiezen daarvoor de tweede optie, waarna je onderstaand venster krijgt. Het belangrijkste is een goed onderwerp, juiste datum/tijdstip en eventueel nog wat extra info onderaan. Vereiste of optionele deelnemers laten we leeg, omdat sowieso iedereen van het team (klas) verwacht wordt.

Teams-vergaderingPlannen

Klaar? Rechtsboven heb je een knop ‘Verzenden’ en ‘Sluiten’ (niet zichtbaar op de voorgaande schermafdruk). Klik op Verzenden. Je komt terecht in jouw Team > tab Posts, waar je merkt dat de “vergadering” is gepland (die automatisch wordt opgenomen in de agenda van Office 365 en Teams).

Teams-vergaderingPost

Om met iedereen effectief deel te nemen aan de les/vergadering, verwijzen we naar dit artikel.

Chat in Teams

Na het inloggen op office.com klik je door naar Teams (of je gebruikt de desktop Teams App). Je vindt er o.a. Activiteit en Chat (1). Via de chat kan je niet alleen met tekst, maar ook met audio of video communiceren. Voor ad hoc communicatie is de chat heel handig: één-op-één (bv. voor mondeling-op-afstand) of een groepje in wat lossere verbanden. Voor structurele zaken, bv. klas- of vakwerkgroepen maak je beter een klas- of personeelsteam aan. Dan heb je Teams-vergaderingen met vergaderopties, whiteboard, opname out-of-the-box, …

Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom. Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), een blad met een potloodje. Ter info: het trechtericoontje gebruik je om te filteren.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen (3).

Nu moet je kiezen als je een klassieke tekstchat, een video- of audiogesprek wenst. Hiervoor moet je eerst helemaal onderaan klikken in 4-‘Een nieuw bericht typen’!!! We geven het weer in onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding.

Teams-chatStartAudioVideo

Dan pas kan je (tekst)chatten (4), een videogesprek (5) of een audiogesprek (6) starten. Eventueel kan je tijdens het gesprek je scherm delen (7), extra personen uitnodigen (8) of de chat in een nieuw venster openen (9).

Agenda in Teams

Na het inloggen op office.com klik je door naar Teams (of je gebruikt de desktop Teams App). Je vindt er o.a. Activiteit, Chat, Teams, Opdrachten en Agenda. Een geplande vergadering uit een klas- of personeelsteams komt automatisch in de agenda terecht. Dat bespraken we eerder.

Via de agenda kan je ook zonder een klas- of personeelsteam een vergadering plannen, bv. een online ontmoeting met externen zoals ouders, het CLB, een spreker, … Dit kan ook voor internen, bv. een online klassenraad.

Als uitgewerkt voorbeeld nemen we een geplande vergadering voor het oudercontact, waarbij we met één vergaderlink de ouders uitnodigen. Dankzij een wachtruimte komen ze niet per ongeluk in een lopend oudercontact terecht.

Vergadering plannen

Links kies je Agenda en rechtsboven kies je in de keuzelijst van ‘+ Nieuwe vergadering’ voor ‘Vergadering plannen’.

Je krijgt hetzelfde scherm zoals we een vergadering plannen vanuit een klas- of personeelsteam (zie schermafdruk hieronder). Kies een goede titel. Stel ook een datum/tijdstip in (als dit nog niet zeker is, dan kan je dat aangeven in de uitleg onderaan). Voor de vereiste (en eventueel optionele) deelnemers:

  • Je kan dit invullen met personen van het Guldensporencollege (personeel én leerlingen). Helaas zijn distributielijsten niet ondersteund. Je kan kan ook externen hun mailadres invullen (bv. papa peter.selie@gmail.com). Van zodra je iemand invult, verandert de knop rechtsboven van ‘Opslaan’ naar ‘Verzenden’. Er zal nl. vanuit Teams automatisch een e-mail verstuurd worden met instructies en met de tekst die je helemaal onderaan hebt getypt. In principe hoef je verder niets te doen.
  • Je laat het veld bij de deelnemers leeg. De knop rechtsboven blijft ‘Opslaan’.

Voor de handleiding willen we volledig onze ouders uitnodigen via een zelfgeschreven bericht op Smartschool en dus zou je de deelnemers leeg laten. Alleen hebben we o.a. een vergaderlink nodig om dat mogelijk te maken en het vreemde is dat die pas verschijnt (zie verder) als we minstens één deelnemer invullen. Als organisator kan je jezelf niet invullen, dus kiezen we voor ‘Kaai Dummy1’.

Klaar? Rechtsboven heb je een knop ‘Verzenden’ en ‘Sluiten’. Klik op Verzenden. De tegenpartij (in het voorbeeld enkel ‘Kaai Dummy1’) ontvangt hiervan een e-mail.

Lobby

Voor videogesprekken is het vlot kunnen instellen van de vergaderopties belangrijk. Zorg dat de lobby (wachtruimte) is ingesteld en pas eventueel de rol van de deelnemers aan.

Vergaderlink

Voor ouders willen we een vergaderlink kunnen bezorgen. Blader hiervoor via jouw Teams-agenda naar het geplande moment.

Om te bewerken kan je dubbelklikken of éénmaal klikken en daarna kiezen voor de Bewerken-knop. Je herkent al de ‘Vergaderopties’ die je nodig had voor de wachtruimte. Wat we nu zoeken staat onderaan bij ‘Klik hier om deel te nemen aan de vergadering’. We geven het nog eens weer in onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding.

E-mail

Met de gekopieerde vergaderlink* van daarnet kan je je e-mail of Smartschoolbericht opstellen. Hieronder een voorstel, maar pas gerust aan.

Beste

Op <xx> hebben we online een afspraak om <yy> uur. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Via <deze link→kopieer deze vanuit ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ > kan je op pc/laptop eenvoudig deelnemen in de browser, bij voorkeur Chrome. Op je smartphone of tablet kan dit enkel door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
  2. Bij de browser klik je op ‘Deelnemen op het web’.
  3. Bij de browser krijg je wellicht de vraag om microfoon en/of camera te gebruiken. Klik op toestaan.
  4. Als gastgebruiker kan je zelf een naam invoeren en klikken op ‘Nu deelnemen’. Het kan dat je vanuit het werk ook een eigen Teams-account hebt.
  5. Je komt in een virtuele wachtzaal/lobby terecht.

Onderstaand filmpje maakt het visueler en in dit artikel vind je ook extra info. Uiteraard ben ik er ook nog om vragen te beantwoorden.

Met vriendelijke groeten
Peter Selie

Starten vergadering

Om de vergadering te starten ga je via de Teams-Agenda naar de juiste dag, klik je op de vergadering en kies je voor de Deelnemen-knop. Voor de details bestaat een apart artikel, met o.a. uitleg over de wachtruimte.

Vergaderopties

Kennis van vergaderrollen en de wachtruimte is heel belangrijk en kan je instellen via de vergaderopties. Maar waar vind je deze? Eén van de mogelijkheden is om te bladeren via jouw Teams-agenda naar het geplande moment.

Om te bewerken kan je dubbelklikken of éénmaal klikken en daarna kiezen voor de Bewerken-knop. Je zal merken dat je bovenaan kan klikken op ‘Vergaderopties’.

Bij het klikken op Vergaderopties opent er een website, waar je de rollen en de wachtruimte kan instellen. Lees verder.

Vergaderrollen

Vooral voor een online les met leerlingen is de betekenis van rollen belangrijk:

  • Iedere organisator/presentator kan alles, zoals bv. een deelnemer uit de les gooien, iemand dempen, schermdelen,
  • Een gewone deelnemer/genodigde kan sowieso deelnemen aan het chatgesprek en luisteren/kijken, maar de andere zaken worden bepaald door de presentator.

Belangrijk is:

  • Bij een vergadering is standaard iedereen presentator, tenzij je dit op voorhand (of terwijl de vergadering loopt) wijzigt via de vergaderopties.
  • In een lopende vergadering kan je iemand ook presentator maken via het …-menu van die persoon (zie deelnemerslijst). Bv. omdat een leerling even zijn scherm moet delen. Daarna kan je via het …-menu deze terug een genodigde maken.

Bij de vorige schermafdruk kan je het instellen bij de vergaderopties via de vraag “Wie kan presenteren?”. Voor een online les zet je dit best op ‘Alleen mezelf’. Dit filmpje legt het ook nog eens visueel uit.

Lobby

Als je vergaderopties open staan, dan kan je de lobby of wachtruimte daar instellen. Wijzig bij de eerste vraag in de keuzelijst zodat ‘Alleen mezelf’ die niet moet wachten in de lobby. Alle andere deelnemers zul je moeten toelaten. Hoe je dat tijdens de lopende vergadering aanpakt leer je bij het artikel ‘Communiceren in Teams‘.

Combiles

Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen (zoals Bednet). Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn. Via Smartschool Live op vakniveau of via Teams kan je een gelijkaardig iets bekomen. De duurdere Bednet-hardware hebben we niet, dus geven we onderstaande tips mee.

Eén of enkele leerlingen thuis

Dit multitasken tussen thuisleerlingen en schoolleerlingen zorgt voor een extra werkdruk. Vraag de afspraken op de campus na, want misschien moeten niet álle lessen gestreamd worden. Je kan ook een leerling op school de les laten streamen via zijn/haar smartphone (ze ontvingen een Wi-Fi-vouchercode bij hun accountinfo).

  • Plaats een laptop (of smartphone) centraal in het lokaal om de les te streamen.
    • In Teams kan je een live les (‘vergadering’) opnemen, die bij een klasteam vanzelf in de Posts-tab terecht komt.
    • Het webcambeeld is goed voor context, niet voor detail. Je kan de leerling op afstand wel helpen door een zichtbare whiteboardstift te gebruiken, extra groot te schrijven op het bord en lesmateriaal (PowerPoint, filmpjes, …) op voorhand te bezorgen. De tool ZoomIt is een meerwaarde (ook in gewone lessen).
    • Via de microfoon hoort de andere jouw stem, de vragen van de leerlingen, maar helaas ook omgevingslawaai. Het storende van dit lawaai hangt af van het lokaal, klasgroep en de kwaliteit van de ingebouwde microfoon.
  • Beter beeld? Neem als leerkracht tweemaal deel aan de live les. De leerling die thuis zit, kan dan kiezen welke van de twee hij/zij bekijkt:
    • De laptop kan je gebruiken om jezelf en het bord te filmen. En om de audio door te sturen.
    • Met de vaste pc neem je nog eens deel aan de live les. Hier kan je je bureaublad delen via het icoontje “rechthoek-met-pijl”. Met ZoomIt kan je trouwens een digitaal whiteboard gebruiken.
  • Betere audio? Als er teveel omgevingslawaai is, dan kan je dit vermijden met onderstaande. Denk er aan dat leerlingen in klas dan geen microfoon hebben. Hier herhaal je dus hun vragen/antwoorden voor de leerling thuis.
    • Gebruik een Bluetooth headsetje. Informeer bij jouw lokale ict’er of je zoiets kan ontlenen.
    • Gebruik jouw smartphone met gewone oortjes-met-microfoon. Je kan hiermee een tweede keer deelnemen aan de live les, enkel met audio. De laptop gebruik je voor het beeld, waarbij je de laptopmicrofoon dempt (anders heb je echo). Jouw smartphone gebruik je voor de audio.

Enkele mogelijke scenario’s worden in onderstaand filmpje overlopen. Nog tips of vragen? Laat het weten aan jouw lokale IT-verantwoordelijke.

Leerkracht thuis

Twee situaties

  • In een pc-klas of in het laptopproject kunnen leerlingen zelf deelnemen aan de live-les. Om geconcentreerd te kunnen werken lijken oortjes of oortjes-met-microfoon wel aangewezen.
  • Geen computer per leerling? Leerlingen kunnen eventueel deelnemen met hun smartphone en gewone oortjes-met-microfoon. Vraag aan diegene met toezicht om met het leerkrachtentoestel deel te nemen aan jouw online les, zet de luidsprekers aan en projecteer het beeld.

Geen webcam?

Afhankelijk van waar je bent zijn er enkele mogelijkheden:

  • Thuis kan je met DroidCam (Android, iOS) van jouw smartphone een webcam+microfoon voor jouw pc maken. Deze optie lukt niet op school:
    • Desktop en smartphone moeten op hetzelfde netwerk zitten, wat op school niet noodzakelijk het geval is. Je kan de smartphone ook via usb-kabel verbinden met de desktop…
    • … maar naast de app moet ook de DroidCam-software op de desktop geïnstalleerd zijn en op een schoolpc staat deze software niet.
  • Op school (of thuis) kan je bij een live les die je start vanuit een klasteam tweemaal deelnemen: eenmaal op jouw smartphone voor beeld en geluid en eenmaal op jouw desktop voor een gedeelde presentatie/bordboek. Met de desktop Teams-app kan de leerling dan kiezen welk beeld hij/zij groot zet. Dat ziet er dan zo uit:

PS: een alternatief voor Droidcam is Iriun (Android, iOS), maar deze biedt enkel webcam, geen microfoon.

Teams-weetjes

De details lieten we in bovenstaande tekst weg, maar kunnen toch interessant om weten zijn:

  • Een vergaderlink is standaard 60 dagen geldig, telkens een link gebruikt wordt, wordt de geldigheid met 60 dagen verlengd. De ingestelde datum/tijd bij een geplande vergadering is dus enkel indicatief.
  • Bij een gestarte/lopende vergadering vanuit een klas- of personeelsteam kan je met de rol van organisator anderen binnen de organisatie uitnodigen via de deelnemerslijst (zelfs al zijn ze geen lid van het team). Het uitnodigen van externen kan niet, tenzij je ze op voorhand bij de deelnemers hebt opgegeven.
  • Een opname van een vergadering is gemakkelijk, maar eens gestart heb je er weinig controle over. Het wordt automatisch na 21 dagen verwijderd, maar zelf kan je het niet verwijderen. Microsoft is bezig om onder de motorkap Streams te herwerken en dan zal dit aangepakt worden.

Smartschool Live op schoolniveau

Een Smartschool Live op schoolniveau kan je gebruiken voor een oudercontact, bijles aan één of een paar leerlingen of voor een mondeling-proefwerk-op-afstand. In wat volgt is het uitgelegd voor zo’n oudercontact.

In het filmpje wordt eerst uitgelegd hoe je kan deelnemen, daarna (3:36) volgt de uitleg hoe je dit kan organiseren. Onder het filmpje volgt tekstuele uitleg.

Log via de browser in op Smartschool. In de menubalk rechtsboven klik je op Ga naar, daarna op Live. Om een sessie ‘Smartschool Live op schoolniveau’ in te stellen klik je in de knoppenbalk op het groene plusteken. Je krijgt onderstaand venster:

De meeste zaken spreken voor zich, maar om de personen te selecteren die deelnemen aan de sessie is nog een woordje uitleg nodig. Een belangrijk verschil is hoofdaccounts (leerling, leerkracht) versus co-accounts (die verder opgedeeld worden in moeder, vader, stiefmoeder, …). Na klikken krijg je drie kolommen (de eerste twee lijken een beetje op de werking van Windows Verkenner):

  1. Hier blader je naar de gewenste groepen. Linksboven heb je een loepje als je liever zoekt, dan bladert.
  2. De inhoud van zo’n groep. Belangrijk is om de juiste accounttypes te filteren (voor bv. een oudercontact mag je de hoofdaccounts niet gebruiken). Deze filter kan je bovenaan ofwel globaal instellen, ofwel zal je merken dat je per leerling net links van de groene plus de verschillende accounts kan openklappen via het pijltjesicoon. Je kan dan heel gericht (co-)accounts toevoegen.
  3. Tenslotte zie je groepen, klassen of personen die effectief gekozen zijn om deel te nemen aan de Live sessie.

In het voorbeeld van de schermafdruk hieronder is uit klas K-601-EM een vader en een moeder toegevoegd van twee verschillende leerlingen.

Dit was een uitleg in een notendop. Je kan extra uitleg vinden in de Smartschoolhelp.

5 gedachtes over “Videogesprek met leerlingen, collega’s of externen”

Reageren niet meer mogelijk.