Videogesprek met leerlingen, collega’s of externen

Dit artikel is ontstaan n.a.v. het overzichtsartikel over afstandsleren, maar het kan ook in andere situaties handig zijn. Zo’n videogesprek kan structureel zijn (een vak dat je geeft in een klasgroep, samenwerken in een vakwerkgroep, …) of eerder ad hoc met lossere verbanden. We halen enkele typische zaken aan en bekijken de mogelijkheden van de ELO’s Smartschool en Office 365.

Smartschool Office 365
Klasgroep, vakwerkgroep, …
Als je op Smartschool een Smartschoolvak hebt (met toegevoegde leerlingen en/of collega’s), dan kan je Smartschool Live op vakniveau starten. Als je op Office 365 een Team hebt (met toegevoegde leerlingen en/of collega’s), dan heb je iets meer mogelijkheden.
Oudercontact, Infomoment ouders
Als hun zoon/dochter ingeschreven is in het Guldensporencollege, kan hiervoor je een Smartschool Live op schoolniveau starten. Ouders hebben zelf geen Office365-account. Daardoor is het via Office 365 wat meer gedoe om op te zetten en kan het misschien niet altijd even duidelijk zijn welke ouder je aan de lijn hebt. Maar technisch kan het via de Office-365-agenda.
Eén of enkele leerlingen die bijles kunnen gebruiken (mogelijks van verschillende lesgroepen), één of enkele collega’s waarmee je wil afspreken, …
Je kan hiervoor een Smartschool Live op vakniveau starten. Past het niet netjes binnen een vak, dan neem je een Smartschool Live op schoolniveau. Dit kan via Teams-Chat of iets meer gepland via de Teams-Agenda.
Externen (CLB, een spreker, infodagen…)
Via Smartschool is een videogesprek met externen niet mogelijk. Dit kan via de Office-365-agenda. Zo kan je bv. een spreker op afstand toch “op” school uitnodigen.

Geen webcam? Je kan jouw smarthpone en de bijhorende apps van Smartschool of Teams gebruiken. Of gebruik jouw gewone pc, in combinatie met DroidCam (Android) of Iriun (Android, iOS): jouw smartphone komt dan een webcam voor jouw pc.

Smartschool Live op schoolniveau

Log via de browser in op Smartschool. In de menubalk rechtsboven klik je op Ga naar, daarna op Live. Om een sessie ‘Smartschool Live op schoolniveau’ in te stellen klik je in de knoppenbalk op het groene plusteken. Je krijgt onderstaand venster:

De meeste zaken spreken voor zich, maar om de personen te selecteren die deelnemen aan de sessie is nog een woordje uitleg nodig. Een belangrijk verschil is hoofdaccounts (leerling, leerkracht) versus co-accounts (die verder opgedeeld worden in moeder, vader, stiefmoeder, …). Na klikken krijg je drie kolommen (de eerste twee lijken een beetje op de werking van Windows Verkenner):

  1. Hier blader je naar de gewenste groepen. Linksboven heb je een loepje als je liever zoekt, dan bladert.
  2. De inhoud van zo’n groep. Belangrijk is om de juiste accounttypes te filteren (voor bv. een oudercontact mag je de hoofdaccounts niet gebruiken). Deze filter kan je bovenaan ofwel globaal instellen, ofwel zal je merken dat je per leerling net links van de groene plus de verschillende accounts kan openklappen via het pijltjesicoon. Je kan dan heel gericht (co-)accounts toevoegen.
  3. Tenslotte zie je groepen, klassen of personen die effectief gekozen zijn om deel te nemen aan de Live sessie.

In het voorbeeld van de schermafdruk hieronder is uit klas K-601-EM een vader en een moeder toegevoegd van twee verschillende leerlingen.

Dit was een uitleg in een notendop. Je kan extra uitleg vinden in de Smartschoolhelp.

Teams in Teams

Na het inloggen op portal.office.com klik je door naar Teams (of je gebruikt rechtstreeks de desktop Teams App). Je vindt er o.a. Activiteit, Chat en opnieuw Teams. Via dat laatste vind je alle teams waar je eigenaar of lid van bent. Kies het team waarin je een videogesprek wenst te starten. In de terminologie heeft Teams het over “vergaderingen”, daar dit zowel gebruikt wordt in de bedrijfswereld (conference calls), als het onderwijs (live lessen).

In jouw team heb je bovenaan de tabs, waarvan we de tab Posts nodig hebben.

Teams-tabs

Helemaal onderaan heb je onder “Start een nieuw gesprek.” een webcam-icoon. Bij een hover zie je “Nu vergaderen”, maar via datzelfde icoon kan je deze ook plannen.

Klik op het webcam-icoon en daarna krijg je een venster waar je een onderwerp kan invoegen. Ofwel kies je voor ‘Nu vergaderen’, ofwel voor ‘Een vergadering plannen’ rechtsonder.

Teams-vergadering

Bij dit uitgewerkt voorbeeld is gekozen om een online les te plannen, waarna je onderstaand venster krijgt. Het belangrijkste is een goed onderwerp, juiste datum/tijdstip en eventueel nog wat extra info onderaan. Vereiste of optionele deelnemers laten we leeg, omdat sowieso iedereen van het team (klas) verwacht wordt.

Teams-vergaderingPlannen

Klaar? Rechtsboven heb je een knop ‘Verzenden’ en ‘Sluiten’ (niet zichtbaar op de voorgaande schermafdruk). Klik op Verzenden. Je komt terecht in jouw Team > tab Posts, waar je merkt dat de “vergadering” is gepland (die automatisch wordt opgenomen in de agenda van Office 365 en Teams).

Teams-vergaderingPost

Om met iedereen effectief deel te nemen aan de les/vergadering, verwijzen we naar dit artikel.

Chat in Teams

Na het inloggen op portal.office.com klik je door naar Teams (of je gebruikt rechtstreeks de desktop Teams App). Je vindt er o.a. Activiteit en Chat (1). Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), links van de balk “Zoek of typ een opdracht”. Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen.

Nu moet je kiezen als je een klassieke tekstchat, een audiogesprek of een videogesprek wenst. Hiervoor moet je eerst helemaal onderaan klikken in 1-‘Een nieuw bericht typen’!!! We geven het weer in onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding.

Teams-chatStartAudioVideo

Dan pas kan je (tekst)chatten (1) een videogesprek (2) of een audiogesprek (3) starten. Eventueel kan je tijdens het gesprek je scherm delen (4) of extra personen uitnodigen (5).

Agenda in Teams

Na het inloggen op portal.office.com klik je door naar Teams (of je gebruikt rechtstreeks de desktop Teams App). Je vindt er o.a. Activiteit, Chat, Teams, Opdrachten en Agenda. Als iets een tijdje op voorhand vastligt, zal je dat plannen en dan zal die Agenda handig zijn. Je vindt deze in de linkse balk van Teams en dan vind je bovenaan een knop ‘Nu vergaderen’ of ‘+ Nieuwe vergadering’ (met in deze keuzelijst ‘Vergadering plannen’ en ‘Livegebeurtenis’).

Voor deze handleiding klikken we op ‘+ Nieuwe vergadering‘. Je krijgt hetzelfde scherm zoals we een vergadering plannen vanuit een Team. Kies een goede titel. Vermeld de vereiste (en eventueel optionele) deelnemers. Stel ook een datum/tijdstip in (als dit nog niet zeker is, dan kan je dat aangeven in de uitleg onderaan).

Klaar? Rechtsboven heb je een knop ‘Verzenden’ en ‘Sluiten’ (niet zichtbaar op de voorgaande schermafdruk). Klik op Verzenden. De tegenpartij ontvangt hiervan een e-mail en het komt in de agenda’s terecht. Hieronder een schermafdruk van de werkweekweergave.

Aanpassen? Dat kan nog steeds door eenvoudigweg te klikken op de vergadering in de agenda. Je zal ook merken dat er een ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ is toegevoegd. Dit is een link, die je bv. kan kopiëren naar een e-mail, waarin je nog extra uitleg geeft over de vergadering.

Merk op dat je via de agenda tweemaal kan deelnemen, wat handig kan zijn als je geen webcam/microfoon op de pc hebt. Je neemt dan deel via de pc (bv. voor een whiteboard, gedeeld document, …) én ook via de Teams-App op de smartphone (om elkaar te zien en spreken).

Om met iedereen effectief deel te nemen aan de les/vergadering, verwijzen we naar dit artikel.

Agenda in Office365

Als je met externen (CLB, een spreker, …) een videogesprek wil voeren is dit het gemakkelijkste via de Office365-Agenda. Log via de browser in met je Office365-account op portal.office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’).

Klik linksboven op de knop ‘Nieuwe gebeurtenis’. Je merkt een gelijkaardig scherm zoals bij de Teams-Agenda, maar er zijn subtiele verschillen. Bij het tekstvak ‘Deelnemers uitnodigen’ kan je iedereen van het Guldensporencollege toevoegen en/of kan je externe e-mailadressen toevoegen. Als je liever zelf een e-mail of Smartschoolbericht opstelt, dan kan je het ook leeg laten. Het belangrijkste hier is dat je bij het keuzevak ‘Onlinevergadering toevoegen’ kiest voor een ‘Teams-vergadering’.

Klik linksboven op ‘Opslaan’. Je komt terecht in jouw agenda, waar je bladert naar de dag waarop je de vergadering gepland hebt. Dubbelklik op deze gebeurtenis. Merk je onderstaand verschil met daarnet op?

De nodige zaken zijn:

  • Op ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ kan je rechtsklikken, zodat je dat linkadres kan kopiëren in een e-mail of Smartschoolbericht. Zo’n link is standaard 60 dagen geldig, telkens een link gebruikt wordt, wordt de geldigheid met 60 dagen verlengd. De geldigheid van de link wordt dus niet bepaald door datum en tijdstip van jouw agenda.
  • Je kan klikken op ‘Opties voor vergadering’, de ‘Meeting options’.

  • Bij bovenstaande is het zo dat externen moeten wachten in de lobby en dat jij als initiatiefnemer ze toelaat tot de vergadering. Opgelet:
    • De chat ziet iedereen, ook deze die in de lobby aan het wachten zijn!
    • Iedereen met een account van het Guldensporencollege (dus ook een leerling) komt toch automatisch terecht in deze vergadering (toch als deze de vergaderlink heeft en erop klikt). Microsoft is bezig met het uitrollen van de mogelijkheid om iedereen te kunnen laten wachten in de lobby, maar deze heeft ons nog niet bereikt.
  • Bij een online algemene personeelsvergadering kan het interessant zijn om slechts specifieke personen te laten presenteren, zodat niemand dit (al of niet per ongeluk 😇) overneemt.

Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.

 

Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de link bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.

Hieronder een voorbeeld van bericht dat je zou kunnen sturen (het insluiten van de YouTube-link staat uitgelegd in het artikel ‘Video delen‘).

Beste

Op <xx> hebben we online een afspraak om <yy> uur. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Via <deze link→kopieer deze vanuit ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ > kan je op pc/laptop eenvoudig deelnemen in de browser, bij voorkeur Chrome. Op je smartphone of tablet kan dit enkel door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
  2. Bij de browser klik je op ‘Deelnemen op het web’.
  3. Bij de browser krijg je wellicht de vraag om microfoon en/of camera te gebruiken. Klik op toestaan.
  4. Als gastgebruiker kan je zelf een naam invoeren en klik op ‘Nu deelnemen’.
  5. Je komt in een virtuele wachtzaal/lobby terecht.

Onderstaand filmpje maakt het visueler en in dit artikel vind je ook extra info. Uiteraard ben ik er ook nog om vragen te beantwoorden.

Met vriendelijke groeten
Peter Selie

4 gedachtes over “Videogesprek met leerlingen, collega’s of externen”

Reageren niet meer mogelijk.