Onzichtbaar geplaatst Smartschoolvak consulteren

Vanaf schooljaar 22-23 gaan we met leerlingen in jaarteams aan de slag. Smartschoolvakken kan je enkel nog consulteren zodat inhoud eventueel nog gedownload kan worden.

Vakken op Smartschool worden niet meer gebruikt. Dit is zo voor alle vakken: vakken met leerlingen, vak voor de vakgroepwerking, …

Vakken die je vroeger aangemaakt had blijven nog beschikbaar tot 01/2023 om data over te zetten. Nieuwe vakken aanmaken of aan bestaande vakken leerlingen toevoegen is niet langer mogelijk.

Hoe?

Op Smartschool staan alle vakken vanaf nu verborgen. Wil je een vak consulteren dan moet je dit eerst opnieuw zichtbaar plaatsen. Ga daarvoor naar vakkenbeheer.

Klik daarna op zichtbaar maken. Voor je verdergaat controleer je eerst de toegangsrechten van dit vak en verwijder je indien nodig de leerlingen. (Pennetje > Wij zijn de deelnemers van dit vak.)

Daarna is je vak beschikbaar en kan je wat nodig is downloaden of kopiëren. Klaar? Plaats je vak zelf opnieuw onzichtbaar via vakkenbeheer.

En wat met de doorlichting na 01/2023? Geen zorgen! Er wordt op Smartschool een back-up genomen en op vraag kunnen vorige schooljaren steeds opnieuw beschikbaar gemaakt worden. Je hoeft hiervoor dus zelf niks te doen.

Accounts

We bekijken volgende aspecten:

  1. Overzicht van de accounts: loginnaam, wachtwoord, link, …
  2. Wachtwoord kiezen: neem geen risico’s en lees dit na!
  3. Profiel instellen, zodat je een nieuw wachtwoord kan laten instellen (vergeten, gehackt, …).
  4. Wachtwoord vergeten: kan pas als je puntje 3 goed hebt ingesteld.
  5. Wachtwoord wijzigen.
  6. Veiligheid++: voor wie eventueel extra veiligheid wil toevoegen.

Overzicht van de accounts

Ouders ontvangen een Smartschoolaccount, maar voor leerlingen en leerkrachten gaat het om meer. De basis van iedere account is in de vorm voornaam.familienaam (tenzij er spaties inzitten of het gaat om lange namen).

De belangrijkste accounts zijn Office 365, Smartschool, en draadloos internet.

  • Office 365, aanmelden schoollaptop, e-mail, Office (de installer is ook te downloaden), Onedrive, Teams, etc…)
    • Link: office.com
    • Login: voornaam.familienaam@leerling.guldensporencollege.be. Voor leerkrachten laat je de leerling. weg.
    • Wachtwoord: dit is altijd identiek aan de computeraccount.
    • Er kan extra info gevraagd worden zoals een telefoonnummer of privé e-mailadres. Volg deze stappen, zodat je bij een vergeten wachtwoord terug toegang kan krijgen tot jouw account.
  • Smartschool
  • Draadloos internet op de campus via een voucher-code.
    • Naam: gusconet
    • Wachtwoord: gusconet
    • Landingspagina: vul daar je persoonlijke voucher-code in en ga akkoord met de voorwaarden. Meer uitleg staat in een apart artikel.

Wachtwoord kiezen

Achter accounts zit héél veel informatie… vaak enkel beschermd met een wachtwoord. Denk daar dus goed over na:

  • Vermijd hergebruik van wachtwoorden.
    Dit is nl. maar zo sterk als de de zwakste schakel (bv. door een website die zijn veiligheid niet op orde heeft of niet te vertrouwen is).
  • Anderen mogen wachtwoorden niet kunnen raden.
    Dus geen aaa123456, namen van idolen, geboortedata, (deel van) de gebruikersnaam, …
  • Wachtwoorden niet opschrijven!
    Ook het bewaren van wachtwoorden (in een onbeveiligd bestand): geen goed idee!
  • Alle accounts zijn s-t-r-i-k-t persoonlijk!
    Je geeft ze aan niemand door: niet aan jouw vriend(in), niet aan collega’s, niet aan interims, zelfs niet aan ict-coördinatoren!

Hoe kies je een wachtwoord dat je zelf goed kan onthouden, maar anderen niet gemakkelijk kunnen raden? Hiervoor kan je een wachtwoordzin (onze voorkeur) of complex wachtwoord gebruiken.

Wachtwoordzin 🔑👍🔒🛡️ Complex wachtwoord
Principes Principes
  • minimum 4 woorden,
  • gescheiden door een spatie
  • en bevat minimum één hoofdletter (A-Z)
  • en een leesteken (.?!)
  • Minimaal 12 tekens
  • Minimum 3 van onderstaande:
    • Kleine letters (a-z)
    • Hoofdletters (A-Z)
    • Cijfers (0-9)
    • Speciale tekens (bv.: .?/!)$)
Voorbeelden Voorbeelden
  • Mijn hond heet Rex! Kan een goed voorbeeld zijn, tenzij je écht een hond Rex hebt.
  • Meine dog s'apelle Reks! Het combineren van talen maak het raden moeilijker. West-Vloams kan ook.
  • Wortel beton boom regen. Het moet geen echte zin zijn.
  • H0nd-Reks457
  • @K0ffie+M3lk
  • WortelBetonBoomRegen.
  • espresso.it/47
  • Tip: gebruik leetspeak om het raden moeilijker te maken. Een ea wordt dan bv. 34.

Profiel instellen

Een wachtwoord is iets wat je weet… en dus kan je dit vergeten, bv. na een vakantieperiode. Als je met onderstaande stappen je Office365- en Smartschoolprofiel correct instelt kan je zelf een nieuw wachtwoord aanvragen.

Office365-profiel

Meld je aan op office.com en klik rechtsboven op jouw initialen, daarna op ‘Account weergeven’. Via ‘Beveiligingsgegevens’ hou je verificatiemethoden en beveiligingsgegevens up-to-date. Zo kan je een telefoonnummer of ander e-mailadres opgeven, zodat je bij het vergeten van een wachtwoord terug toegang kan krijgen tot jouw account.

Office.com > initialen > Account weergeven

Smartschool-profiel

Als je via de browser ingelogd bent op Smartschool kan je linksboven op jouw naam klikken en daarna op ‘Profiel’. Via de ‘Persoonlijke gegevens ‘ kan je een e-mailadres opgeven. Zorg dat je een groen vinkje verkrijgt:

Bij een groen vinkje weet Smartschool dat dit een geldig e-mailadres is.
Bij een rood uitroepingstekens is het e-mailadres nog niet bevestigd en moet je de e-mail zoeken om op de bijhorende link te klikken. Eventueel laat je de bevestigingsmail opnieuw versturen en controleer je je spam-map.

Wachtwoord vergeten

Enkel als je je profiel hebt ingesteld (zie hoger), kan je zelf wachtwoordherstel doen. In het andere geval moet je de lokale ICT contacteren.

Smartschool

De gebruikersnaam is in de vorm voornaam.achternaam van de leerling, ook voor co-accounts!

Stap 1Stap 2
Bij de aanmeldpagina kan je kiezen voor ‘Wachtwoord vergeten?’.Het e-mailadres is het adres dat je registreerde bij de aanmaak van de account.

Eénmaal je de nodige info ingevuld hebt krijg je een e-mail met instructies het mailadres dat je ooit hebt ingesteld.

Office 365

Opgelet: als het wachtwoord wijzigt van Office 365, wijzigt dit automatisch mee voor het aanmelden op schoolpc’s (en vice versa)!

Stap 1Stap 2
Bij de aanmeldpagina kan je kiezen voor ‘Hebt u geen toegang tot het account?’.Kies ‘Werk- of schoolaccount’.

Bij stap 3 krijg je onderstaande. De gebruikersnaam (of Gebruikers-id) is in de vorm john.smith@leerling.guldensporencollege.be als leerling of john.doe@guldensporencollege.be als personeelslid. Voor ook de tekens in.

Bij stap 4 kan je nu kiezen om een SMS of e-mail te krijgen met een herstelcode (dit hangt af van jouw eerder ingestelde herstelopties). Eenmaal bevestigd kan je met de ontvangen verificatiecode zelf een nieuw wachtwoord instellen.

Wachtwoord wijzigen

Smartschool en Office365 zijn twee verschillende platformen, waar je verschillende wachtwoorden voor kan kiezen. Je kan ook tweemaal hetzelfde nemen:

  • Voor Smartschool: aanmelden > klikken op jouw naam linksboven > Profiel > Gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Voor Office 365 (@leerling.guldensporencollege.be of @guldensporencollege.be).
    • Meld je aan via een computer met de ‘Office 365’-acount? Gebruik ctrl+alt+del.
    • Meld je aan via office.com? Klik op je initialen rechtsboven > Account weergeven.

Veiligheid++

Er zijn al de tips van het artikel “Veilig online“, maar we geven ook nog onderstaande mee.

Dubbele authenticatie

Dubbele authenticatie (two factor authentication of 2FA) combineert twee van de onderstaande opties:

  • Iets wat je weet, bv. een wachtwoord.
  • Iets wat je hebt, bv. een smartphone (die via een app een code kan genereren).
  • Iets wat je bent, bv. een vingerafdruk.

Het voordeel is dat als één iets lekt, een ander toch niet zomaar toegang kan krijgen tot jouw account. Veilig? Zeker! Meestal wordt gekozen voor 2FA met een wachtwoord en een app op de smartphone.

Bijna alle grote toepassingen ondersteunen 2FA: Smartschool, Facebook, Twitter, Google, … Ook Office 365 biedt ondersteuning: stuur hiervoor een mailtje ‘Instellen 2FA Office 365‘ naar ict.centraal.

Tip: Je kan meerdere methodes instellen als dubbele authenticatie. Op die manier kan je nog steeds aanmelden als je primaire methode (bijvoorbeeld: smartphone) niet beschikbaar is. De verschillende methodes kunnen naast elkaar gebruikt worden.

Wachtwoordkluis

Eenzelfde wachtwoord gebruiken voor verschillende accounts is geen goed idee: de accounts zijn maar zo veilig als de zwakste schakel. Allemaal aparte niet-te-raden-en-complexe-wachtwoorden onthouden is dan weer niet haalbaar.

De oplossing is een wachtwoordmanager, een soort van kluis, waarin je al je wachtwoorden voor verschillende applicaties en sites kan opslaan.

  • Je moet maar één wachtwoord onthouden om toegang te krijgen tot je wachtwoordmanager. Uiteraard moet dit een héél sterk wachtwoord zijn.
  • Complexe wachtwoorden kunnen automatisch worden aangemaakt en ingevuld.
  • Je gebruikt sterkere wachtwoorden dan wanneer je deze zelf kiest.
  • Je kan in de meeste gevallen je kluis op al je toestellen raadplegen: computer, smartphone, tablet, …

De moeilijkste stap is een keuze maken tussen verschillende oplossingen. We lijsten er hier alvast vier op die onze goedkeuring krijgen:


Gebruik

Opslag**

Browser**

Prijs
BitwardenOnlineGratis*
LastPassOnlineGratis*
(uitgebreid)
DashLaneOnlineGratis*
(Beperkter)
KeepassLokaalGratis

Bij ‘gratis’ zijn er soms betalende uitbreidingen beschikbaar. We bespreken nog ‘Opslag’ en ‘Browser’.

Opslag

  • Lokaal. Met deze wachtwoordmanager kan je slechts op 1 toestel werken. Je wachtwoorden worden dus niet via internet over je verschillende toestellen gelijk gezet (tenzij je deze in cloudopslag plaatst).
  • Online. Je kan deze wachtwoordmanager op verschillende apparaten plaatsen (bvb. je laptop en smartphone). Wanneer je op 1 toestel een wachtwoord in de kluis gaat wijzigen, of je plaats een extra wachtwoord in de kluis, zal dit via het internet automatisch toegevoegd of aangepast worden in de kluizen van je andere toestellen.

Browserintegratie

Wanneer je bepaalde wachtwoordmanagers installeert, zal je na de installatie gevraagd worden of er een extra icoon aan je internetbrowser (Chrome, Firefox, Edge, … ) mag toegevoegd worden om het inloggen makkelijker te maken. Vaak wordt dit een extensie genoemd. Wanneer je dit installeert, krijg je naast je adresbalk een extra icoon te zien.

Rechts van de adresbalk zie je een icoon van de wachtwoordmanager Bitwarden.

Wanneer je op een site gaat inloggen kan je nu op dit icoon klikken om zo alle info die gevraagd wordt automatisch in te vullen.

Updates

  • Procedure voor O365-profiel wat gewijzigd (MAC, 24/09/2021)

Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist.
  • Alle evaluaties en resultaten van leerlingen via Diddit worden automatisch bewaard.

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Laptop

Bestanden in de persoonlijke OneDrive die je wenst te archiveren? Neem hiervan zelf een back-up.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch. Je archiveert zelf je (klas)teams. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden.

Werk in een nieuw schooljaar nooit verder met een bestaand jaarteam (klasteam) maar archiveer deze.

Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een jaarteam (klasteam, KT, zoals een vak) wel altijd archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Zie verder voor instructies.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft alle info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
  • Zoek het tandwieltje.
    • In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
    • In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
Voorbeeld bij de rasterweergave.
  • Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
  • Je krijgt een overzicht van alle teams (Naam, Beschrijving, …). Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde. Je kan deze raadplegen door opnieuw te kiezen voor tandwieltje > Teams beheren.

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je alle opdrachten en de puntenlijst.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.
Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen nogmaals te archiveren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Zo is deze beschikbaar indien nodig.

  • BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
  • Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.
  • Flipgrid: Inhoud op Flipgrid blijft behouden zolang je account actief is. Wil je zelf een kopie bewaren dan kan dat. Je kan individuele content downloaden of alles in 1 beweging. Meer info hier.
  • Pelckmans: de methodes zijn geen ‘digitale’ methodes, hiervan is dus geen archief beschikbaar. Je zal, bij een eventuele inspectie, nog steeds de papieren versie moeten indienen.