Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.:

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf zaken archiveren. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden. Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Ga naar Teams
  • Selecteer rechtsbovenaan tandwieltje > Teams beheren (in sommige versies van Teams zal je deze optie (tandwieltje) rechtsonderaan vinden)
  • Klik op meer opties (…) van het Teams en kies Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Na het archiveren is het team beschikbaar bij de gearchiveerde teams:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst en opdrachten.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? Zorg dan zelf dat je de noodzakelijke info archiveert. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

Puntenboek delen

Soms kan het handig zijn om een puntenboek te delen. Denk bijvoorbeeld aan een interimopdracht waarbij je puntenboeken hebt die verdeeld zijn over verschillende smartschoolaccounts.

Door een puntenboek te delen kan je vanaf één account in Skore werken en toch alle puntenboeken bewerken.

Een puntenboek delen doe je als volgt:

  • Log in met de (co-)account
  • Open klas/vak waarvan je punten bijhoudt.
  • Klik op het handje en geef de eigen account schrijfrechten.
Het handjessymbool waar je het puntenboek kan delen in Smartschool.
Collega’s opgeven waarmee gedeeld wordt.
  • Vanaf nu kan je dit gedeeld puntenboek benaderen onder de eigen account. Of kan een collega je punteboek zien. Je kan het gedeelde puntenboek terugvinden onder het tabblad ‘Gedeeld’.
Gedeelde puntenboeken in Smartschool.