Deelnemen aan een videogesprek

Voor het plannen of starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over:

1. Deelnemen
2. Knopjes
3. Inhoud delen
4. Vergaderruimtes: één vergadering met aparte vergaderruimtes
   (online groepswerk na klassikale uitleg, leerling apart spreken, …)
5. Wachtruimte
6. Deelnemerslijst: dempen, presentator maken, …

Deelnemen

Als deelnemer (leerling of personeel) kan je o.a. deelnemen via de tab Posts van het juiste kanaal (van een klas- of personeelsteam), via de agenda (als het is ingepland) of via een vergaderlink. We overlopen ze.

• Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Als je niet kan klikken op de knop ‘Nu deelnemen’ rechtsonder, heb je waarschijnlijk de audio nog niet ingesteld.
  
• Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
• Een vergaderlink (persoonlijk of automatisch verstuurd):
  • Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
  • Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

• Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
• Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
• Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
• Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder.
• Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
• Personen: de personen die deelnemen
• Rode telefoon: om de vergadering/les te verlaten of te beëindigen. Het verschil tussen beide wordt uitgelegd in deze video.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

• Je hebt 3×3 raster (Galerie), 7×7 raster (Grote galerie) en aulamodus (Modus Samen). Deze verschijnen enkel als je in de Desktop Teams App werkt en als er voldoende deelnemers zijn! Bekijk deze afbeelding of een volledig filmpje.
• Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
• Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
• Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
• Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
• ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
• Volledig scherm openen.Apparaatinstellingen weergeven.
• Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Inhoud delen

Je kan (delen van) wat jij ziet op je eigen pc, delen met anderen: PowerPoint, bordboek, websites, tot je volledig scherm. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt. Net onder de opsomming staat nog een interessante tip.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

• Met computergeluid moet je bv. aanklikken bij een PowerPoint met audio: je wil dan namelijk dat ze niet enkel jouw microfoon horen, maar ook de audio van jouw computer. Dit zet je best aan bij de start van het schermdelen!
• Scherm: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…). Deelnemers zien dan wel álles wat je zelf ook ziet, bv. een Facebookmelding die via het notificatievenster van Windows toekomt.
• Venster: als je 1 enkel venster wil delen. De andere kant ziet dan niet als je wisselt naar een ander scherm.
• Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.
• Inhoud van camera zal je meestal niet nodig hebben. Toch interesse? Lees dit.
• PowerPoint Live: net als bij het delen van een PowerPoint-venster kunnen deelnemers het tempo van de presentator volgen, maar nu kunnen ze binnen hun eigen Teamvenster ook naar de andere dia’s kijken. Met één klik op de knop springen ze opnieuw naar waar de presentator gekomen was. Je kan ook rechten toekennen zodat ook een andere deelnemer de presentatie voor iedereen kan bedienen. Als de gewenste presentatie niet in het lijstje staat, dan kan je in OneDrive of op de computer zoeken. Deze video toont hoe je én PowerPoint én video én chat kan zien.

Het combineren van én presenteren én handjes/deelnemers zien is niet zo gemakkelijk als in klas, maar deze video bespreekt hoe je dit kan aanpakken (in de toekomst wordt het nog handiger met dynamic view). Een tweede scherm is dan wel handig, zodat je een uitgebreid bureaublad kan gebruiken.

Vergaderruimtes

Je start een vergadering/online les, maar op een bepaald moment moet je met één leerling apart overleggen? Of er moeten in die online les groepjes gemaakt worden die apart kunnen overleggen? Vanuit één vergadering kan je aparte vergaderruimtes maken:

Kort geschetst (de bijhorende video is uitgebreider):

1. Klik op de knop “Aparte vergaderruimten”.
2. Kies het aantal en kies voor handmatig als je zelf de deelnemers wil toekennen.
3. Ken leerlingen toe.
4. Als presentator kan je van vergaderruimte naar vergaderruimte, leerlingen onderling kunnen dit niet (alhoewel er natuurlijk wel alternatieven zijn via WhatsApp, telefoon, …).

Wachtruimte

Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.

 

Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de vergaderlink bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.

Deelnemerslijst

Als je de deelnemerslijst weergeeft heb je enkele mogelijkheden per deelnemer via het …-menu. We bespreken ze onder de afbeelding.

Via de vergaderopties stel je in als iedere deelnemer per definitie ook presentator of als slechts de organisator en aangewezen personen dit zijn. Als presentator kan je meer dan een gewone deelnemer:

• Een deelnemer dempen. Afhankelijk van de ingestelde vergaderopties kan deze bij zichzelf wel of niet het dempen terug opheffen.
• Vastmaken: in jouw eigen rasterweergave zal deze deelnemer altijd zichtbaar zijn. Vooral bij grote groepen is dit interessant.
• In de schijnwerper plaatsen: bij iedere deelnemer zal de deelnemer in kwestie groot worden weergegeven (spotlight).
• Presentator maken: bv. een leerling die toch moet kunnen schermdelen? Maak hem/haar even presentator. Nadien kan je deze deelnemer terug een gewone deelnemer maken.
• ‘Uit de vergadering verwijderen’ is duidelijk. Als er geen lobby is, kan deze persoon gewoon opnieuw deelnemen. Standaard kan iedereen via de tab Posts sowieso nog deelnemen aan de vergaderchat (tenzij het gaat om een kanaal waar via ‘Kanaal beheren’ specifieke machtigingen zijn toegekend voor teameigenaren of specifieke personen).

Updates

• 21 jan ’22: verplaatst van oud artikel ‘Communiceren in Teams’ naar dit artikel.
• 10 jan ’21: videolink i.v.m. teams zien én ppt delen + link ivm dynamic view. Dank aan Veerle VM en SIN.