Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.

Leerpad Office 365

Voor de belangrijkheid van het leerpad doen we een suggestie d.m.v. kleuren: must know, should know, could know en wish to know (MoSCoW).

Onderdelen: Word, PowerPoint, Teams, Computer. Bij nummering raden we aan om ze in die volgorde te bekijken. Bij een opsomming kan je kiezen.

Feedback op de filmpjes, klein of groot? Laat het a.u.b. weten via het quizje dat in de loop van de video verschijnt. Voor een volgende versie proberen we rekening te houden met de feedback.

1. Word

  1. Word in stijl (vermijd dus directe opmaak)
  2. Je eigen tekststijl ontwerpen (vermijd dus directe opmaak)
  3. Je eigen lijststijl ontwerpen (lijsten: opsomming en nummering)
  4. Je eigen tekststijl bewaren [2DO]
  5. Je eigen tabelstijl ontwerpen [2DO]
  6. NBN-nummering [2DO]

Ander zaken:

2. PowerPoint

  1. Thema’s en structuur
  2. Diamodel in stijl (vermijd dus directe opmaak)
  3. Animatie
  4. Presenteren
  5. Opnemen als video

Teams

Voor dit Office365-onderdeel is er een aparte pagina ‘Starten met Teams‘.

Computer

Updates

  • 09/08/2021: foute link bij ‘1.1 Word in stijl’ aangepast. Video ‘2.2 Diamodel in stijl’ toegevoegd. (MAC)
  • 11/08/2021: Video ‘2.2 Animatie’ toegevoegd + de al bestaande video ‘PowerPoint opnemen’ mee opgenomen. (MAC)
  • 12/08/2021: Video ‘2.4 Presenteren’ en ‘Vensterbeheer’ toegevoegd. Wat extra uitleg en betere navigatie. (MAC)
  • 5/10/2021: expliciete vermelding van ‘vermijd directe opmaak’

Starten met een videogesprek

… dat ervan uitgaat dat je al gestart bent met Teams.

In de oude versie van dit artikel vind je o.a. nog een vergelijking met Smartschool. Dit nieuwe artikel gaat over het starten van een videogesprek, maar er is ook het ’toeters en bellen’-artikel voor tijdens het videogesprek.

Videogesprekken kan je voeren met ‘internen’ (leerlingen en personeelsleden van het Guldensporencollege) of ‘externen’ (ouders, stagiairs, …). Bekijk een algemeen overzicht of ga direct naar specifieke casussen.

  • Algemeen overzicht:
    • Tab Chat, voor lossere verbanden, ‘nu’, ‘ad hoc’. Naast tekst is ook audio- of videochat mogelijk. Enkel voor deelnemers met een account op Teams. Zowel 1:1 gesprekken, als groepsgesprekken zijn mogelijk.
    • Tab Teams, met jouw bestaande klas- of personeelsteam. Je kan er klikken op ‘Nu vergaderen’, maar we raden aan om een apart vergaderkanaal te maken en om daarna de videogesprekken in te plannen via de tab Agenda.
    • Tab Agenda, voor losse óf vaste verbanden (want je kan het koppelen aan een kanaal van een team).
    • Instellingen: vergaderlink (voor een spreker-op-afstand, een oudercontact-op-afstand, …) en vergaderopties (wachtruimte, al-of-niet iedereen de rol van presentator, …).
  • Casussen:
    • Combiles. Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen. Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn.
  • Teams-weetjes: niet superbelangrijk, maar kan handig zijn.

Overzicht

Onderstaande video biedt een overzicht. Kijk onder de video als je liever leest.

Tab Chat

Via de chat (1) kan je niet alleen met tekst, maar ook met audio of video communiceren. Voor ad hoc communicatie is de chat heel handig: één-op-één of een groepje in wat lossere verbanden.

Eventuele eerdere chats vind je terug in de tweede kolom. Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), een blad met een potloodje. Ter info: het trechtericoontje er links van gebruik je om te filteren.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen (3).

Nu moet je kiezen als je een klassieke tekstchat, een video- of audiogesprek wenst. Hiervoor moet je eerst helemaal onderaan klikken in 4-‘Een nieuw bericht typen’!!! We geven het weer in onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding.

Dan pas kan je (tekst)chatten (4), een videogesprek (5) of een audiogesprek (6) starten. Eventueel kan je tijdens het gesprek je scherm delen (7), extra personen uitnodigen (8) of de chat in een nieuw venster openen (9).

Tab Teams

Via deze tab heb je toegang tot al jouw klas- en personeelsteams. Voor bv. al jouw online lessen raden we aan om een apart kanaal te maken, bv. ‘Online lessen’ of ‘Afstandslessen’. Daarna plan je alles in via de tab Agenda. Zo kan je snel op één plaats al jouw afstandslessen aan verschillende lesgroepen inplannen en heb je minder snel dubbele boekingen.

Tab Agenda

Enkele mogelijke toepassingen:

  • Iets wat je niet mag vergeten, maar wat niet gekoppeld is aan een videogesprek. Bv. woensdag 18 uur “Deadline indienen punten”.
  • Een “los-verband-videogesprek” dat niet gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam. Bv. een leerling die van iets extra uitleg wenst, een gesprek met een ouder,… Ofwel vul je deelnemer in bij de details (handig bij leerlingen of personeelsleden), ofwel bezorg je de vergaderlink (zie bv. casus oudercontact-op-afstand).
  • Een “vast-verband-videogesprek” dat dus gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam. Bv. een online les, een vakvergadering, … Het invullen van deelnemers is hier niet nodig, daar die al bekend zijn door de leden van het team. Zie ook onderstaande video.
    • Bij een klasteam zal deze afspraak automatisch ook bij ieder lid in de agenda komen. Handig om deel te nemen!
    • Bij een personeelsteam verschijnt het bij de Posts-tab van het kanaal in kwestie. Pas nadat een lid het daar geaccepteerd, komt het ook in zijn/haar agenda terecht.

Instellingen

Als je dubbelklikt op een geplande vergadering, dan kan je enkele instellingen zien en wijzigen, zoals onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding weergeeft.

Linksonderaan vind je de vergaderlink, die je via een rechtermuisknop kan kopiëren en gebruiken in een e-mail of bericht. Dit is niet nodig als deze vergadering gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam of als je zelf al de vereiste of optionele deelnemers hebt toegevoegd (dan wordt een e-mail gestuurd, waarin de vergaderlink al zit).

Als standaardinstelling….

  • … ben jij de enige die organisator/presentator is. Je kan alles, zoals bv. een deelnemer uit de les gooien, iemand dempen, schermdelen, Een gewone deelnemer/genodigde kan sowieso deelnemen aan het chatgesprek en luisteren/kijken. Als presentator kan je gewone deelnemers tijdens een lopende vergadering één-voor-één ook de rol van presentator geven (en afnemen).
  • … komt iedereen direct de vergadering/les binnen.

Zijn er situaties waar iedereen eigenlijk presentator mag zijn (bv. bij een vakwerkgroep) of waar je liever deelnemers één-voor-één toelaat (bv. bij een oudercontact, mondeling proefwerk)? Klik dan rechtsboven op ‘Vergaderopties’ (zie vorige schermafdruk). Er opent een webpagina met:

Via de vergaderopties kan je o.a. de lobby/wachtruimte en de standaard vergaderrol instellen. Klik voor een grotere versie. Meer info.

Casussen

Oudercontact-op-afstand

Via één-of-andere vorm van digitaal strookje heb je de gewenste tijdstippen verzameld. Maar hoe organiseer je nu het eigenlijke oudervideogesprek? Via de leerlingaccount? Dat is een minder goed idee, omdat beide ouders misschien vanop een verschillend locatie deelnemen en een leerling niet noodzakelijk aanwezig is. In onderstaande shorty leggen we uit hoe het wel kan.

Met jouw gekopieerde vergaderlink van daarnet kan je je e-mail of Smartschoolbericht opstellen naar ouders en/of leerling. Hieronder een voorstel dat je kan kopiëren, maar pas gerust aan.

Beste

Op <xx> hebben we online een afspraak volgens het tijdstip in bijlage. Je kan volgend stappenplan volgen:

  1. Via <deze link→kopieer deze vanuit ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ > kan je op pc/laptop eenvoudig deelnemen in de browser, bij voorkeur Edge of Chrome. Op je smartphone of tablet kan dit enkel door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
  2. Bij de browser klik je op ‘Deelnemen op het web’.
  3. Bij de browser krijg je wellicht de vraag om microfoon en/of camera te gebruiken. Klik op toestaan.
  4. Als gastgebruiker kan je zelf een naam invoeren en klikken op ‘Nu deelnemen’. Het kan dat je vanuit het werk ook een eigen Teams-account hebt.
  5. Je komt in een virtuele wachtzaal/lobby terecht. Dit betekent dat je gerust al enkele minuten op voorhand kan deelnemen: je zal geen ander oudercontact storen.

Onderstaand filmpje maakt het visueler en in dit artikel vind je ook extra info. Uiteraard ben ik er ook nog om vragen te beantwoorden.

Met vriendelijke groeten

Mondeling-op-afstand

Op afstand zal de stress misschien nóg groter zijn. Bespreek op voorhand waar ze verwacht worden en hoe je zal communiceren (bv. als je wat vertraging hebt opgelopen). Het op voorhand kort eens uittesten met leerlingen zal ook de nodige stress wegnemen.

Opnemen van een mondeling-op-afstand? Dat kan. Deze GDPR-afspraken moet je wel toepassen.

Via Teams zijn er drie mogelijkheden, afhankelijk van hoe je het zelf ziet.

  • Spreek af dat je leerlingen opbelt via de Teams-chat en dat leerlingen klaar moeten zitten in Teams. Je kan meerdere videochats starten. Let op: slechts één van die videochats kan actief zijn, de andere komen in een wachtstand. Op dat moment kan je dus niet zien wat de wachtstand doet. Deze manier van werken lukt dus heel goed als je sowieso maar één leerling per keer mondeling ondervraagt, maar een groepsvideogesprek met twee leerlingen lukt ook.
  • Wil je toch meerdere leerlingen terzelfdertijd in het oog houden? Dat kan met meerdere toestellen: bv. inloggen op een desktop en leerling A opbellen, inloggen op een laptop en leerling B opbellen en inloggen op je smartphone en leerling C opbellen. Deze drie gesprekken kunnen terzelfdertijd lopen, zonder wachtstand. Bij de leerlingen die je op dat moment niet ondervraagt kan je jouw eigen webcam en microfoon uitzetten.
  • Gebruik een vergadering-met-wachtruimte. Zo kan je twee leerlingen toelaten, waarbij je bij de ene het mondeling afneemt en de andere zijn vragen kan voorbereiden. Net zoals in klas zitten ze wel in dezelfde (vergader)ruimte en kunnen ze elkaars mondeling horen. Let op: de chat is openbaar (ook voor diegene die nog in de wachtruimte zitten)!!

Voor een vergadering-met-wachtruimte zijn de stappen:

  1. Tab Agenda. Ga naar de datum in kwestie en klik.
  2. Pas tijdstip aan (bv. 8.30 u. tot 12.00 u.). en voeg het juiste kanaal toe (dit kan het kanaal van jouw team zijn dat je ook gebruikt voor jouw afstandslessen).
  3. Je moet een lobby/wachtruimte kunnen instellen, maar de knop ‘Vergaderopties’ verschijnt nu nog niet. Eerst moeten we rechtsboven klikken op ‘Verzenden’.
  4. Je komt opnieuw bij de tab Agenda terecht. Dubbelklik op jouw mondeling. Nu staat rechtsboven wel de knop Vergaderopties. Klik hierop.
  5. Een webpagina opent. De instelling ‘Wie hoeft niet in de lobby te wachten?’ zet je op ‘Alleen mezelf’. Hier lijkt het ook handig dat iedereen (dus ook de leerling) presentator is, zodat ze hun scherm kunnen delen.

Combiles

Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen (zoals Bednet). Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn. Via Smartschool Live op vakniveau of via Teams kan je een gelijkaardig iets bekomen. De duurdere Bednet-hardware hebben we niet, dus geven we onderstaande tips mee.

Eén of enkele leerlingen thuis

Dit multitasken tussen thuisleerlingen en schoolleerlingen zorgt voor een extra werkdruk. Vraag de afspraken op de campus na, want misschien moeten niet álle lessen gestreamd worden. Je kan ook een leerling op school de les laten streamen via zijn/haar smartphone (ze ontvingen een Wi-Fi-vouchercode bij hun accountinfo).

  • Plaats een laptop (of smartphone) centraal in het lokaal om de les te streamen.
    • Het kan handig zijn dat je een leerling aanduidt die altijd inlogt, zodat je als leerkracht hier niet hoeft mee bezig te zijn.
    • In Teams kan je een live les (‘vergadering’) opnemen, die bij een klasteam vanzelf in de Posts-tab terecht komt.
    • Het webcambeeld is goed voor context, niet voor detail. Je kan de leerling op afstand wel helpen door een zichtbare whiteboardstift te gebruiken, extra groot te schrijven op het bord en lesmateriaal (PowerPoint, filmpjes, …) op voorhand te bezorgen. De tool ZoomIt is een meerwaarde (ook in gewone lessen).
    • Via de microfoon hoort de andere jouw stem, de vragen van de leerlingen, maar helaas ook omgevingslawaai. Het storende van dit lawaai hangt af van het lokaal, klasgroep en de kwaliteit van de ingebouwde microfoon.
  • Beter beeld? Neem als leerkracht tweemaal deel aan de live les. De leerling die thuis zit, kan dan kiezen welke van de twee hij/zij bekijkt:
    • De laptop kan je gebruiken om jezelf en het bord te filmen. En om de audio door te sturen.
    • Met de vaste pc neem je nog eens deel aan de live les. Hier kan je je bureaublad delen via het icoontje “rechthoek-met-pijl”. Met ZoomIt kan je trouwens een digitaal whiteboard gebruiken.
  • Betere audio? Als er teveel omgevingslawaai is, dan kan je dit vermijden met onderstaande. Denk er aan dat leerlingen in klas dan geen microfoon hebben. Hier herhaal je dus hun vragen/antwoorden voor de leerling thuis.
    • Gebruik een Bluetooth headsetje. Informeer bij jouw lokale ict’er of je zoiets kan ontlenen.
    • Gebruik jouw smartphone met gewone oortjes-met-microfoon. Je kan hiermee een tweede keer deelnemen aan de live les, enkel met audio. De laptop gebruik je voor het beeld, waarbij je de laptopmicrofoon dempt (anders heb je echo). Jouw smartphone gebruik je voor de audio.

Enkele mogelijke scenario’s worden in onderstaand filmpje overlopen. Nog tips of vragen? Laat het weten aan jouw lokale IT-verantwoordelijke.

Leerkracht thuis

Twee situaties

  • In een pc-klas of in het laptopproject kunnen leerlingen zelf deelnemen aan de live-les. Om geconcentreerd te kunnen werken lijken oortjes of oortjes-met-microfoon wel aangewezen.
  • Geen computer per leerling? Leerlingen kunnen eventueel deelnemen met hun smartphone en gewone oortjes-met-microfoon. Vraag aan diegene met toezicht om met het leerkrachtentoestel deel te nemen aan jouw online les, zet de luidsprekers aan en projecteer het beeld.

Teams-weetjes

De details lieten we in bovenstaande tekst weg, maar kunnen toch interessant om weten zijn:

  • Een vergaderlink is standaard 60 dagen geldig, telkens een link gebruikt wordt, wordt de geldigheid met 60 dagen verlengd. De ingestelde datum/tijd bij een geplande vergadering is dus enkel indicatief.
  • Bij een gestarte/lopende vergadering vanuit een klas- of personeelsteam kan je met de rol van organisator anderen binnen de organisatie uitnodigen via de deelnemerslijst (zelfs al zijn ze geen lid van het team). Het uitnodigen van externen kan niet, tenzij je ze op voorhand bij de deelnemers hebt opgegeven.
  • Een opname van een meeting gestart in een kanaal zie je staan in dat kanaal zelf. Deze opname is zichtbaar voor alle leden van het team! Standaard wordt de opname na 60 dagen gewist. Via het …-menu kan je het ook openen (SharePoint zal automatisch openen). Als eigenaar kan je het daar zelf ook downloaden, eerder wissen, …
  • Een opname van een videochat komt terecht in de eigen OneDrive van wie de opname gestart heeft. Alle betrokkenen kunnen deze standaard bekijken. Ook deze opname wordt automatisch na 60 dagen gewist.