Communiceren in Teams

In team werken, betekent o.a. ‘communiceren’. Daarvoor bestaan al wandelgangen, smartphones, e-mails en Smartschool. Maar ook Teams (als onderdeel van Office 365) biedt enkele interessante mogelijkheden…

Tekst

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via zijn Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon dan op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast). Hieronder een voorbeeld, waarbij @stev en de tab-toets werden gebruikt.

Voor (tekst)communicatie met leerlingen (en ouders) is de officiële afspraak dat we Smartschool gebruiken. Zo hebben ze één plaats die ze in de gaten moeten houden. Deze uitleg over (tekst)communicatie is dus vooral interessant voor het personeel én voor leerlingen die samen met anderen in een klasteam aan de slag gaan.

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder Team in de bovenste, horizontale balk. Net zoals klassieke e-mail gebruik je dit om te overleggen. Het voordeel van een Team is dat zaken gecentraliseerd zijn per team (bv. jouw vakken, de VWG wiskunde, de VWG wetenschappen) en dat iedereen beslist wanneer/wat te bekijken. Gesprekken zijn zichtbaar voor iedereen die lid is van het team.

Soms verschijnen twee plaatsen waar je kan typen, wat verwarrend kan zijn. De bovenste balk ‘Beantwoorden’ gebruik je om op een bestaande post (thread/draadje) te antwoorden. De onderste ‘Start een nieuw gesprek’, als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje). Let op de donkergrijze schuifbalk aan de rechterkant: als die te hoog staat zie je de bovenste ‘Beantwoorden’ niet en start je een nieuw gesprek, terwijl je misschien op iemand wil antwoorden.

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’: bij een team voor leerlingen zal je bestanden in de map Lesmateriaal plaatsen (waar de leerlingen enkel leesrecht hebben), bij een team onder collega’s is die map afwezig. Eigen mapjes aanmaken kan uiteraard ook.

Bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Klik op een bestand binnen Teams en zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Chat met tekst

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), links van de balk “Zoek of typ een opdracht”. Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen”.

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Audio en video

Voor het starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over het deelnemen aan zo’n gesprek en wat al die knopjes betekenen.

Deelnemen aan een les/vergadering

Er zijn drie mogelijkheden voor deelnemers (leerlingen of collega’s):

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Ze klikken erop en klikken vervolgens op deelnemen.
  • Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
  • Een e-mail, persoonlijk of automatisch verstuurd, met een link:
    • Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
    • Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder, onderaan dit artikel.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te beëindigen.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.
  • Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Systeemaudio delen: bv. interessant dat als je een filmpje toont, de andere deelnemers ook deze audio horen en niet enkel jouw microfoon.
  • Bureaublad: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…).
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen.
  • PowerPoint: als je een presentatie wil delen. Als de gewenste presentatie er niet tussen staat, dan kan je browsen naar een andere locatie.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.

Office 365

We bespreken kort de mogelijkheden van Office 365. Log hiervoor in (we hebben de beste ervaring met Chrome*) via portal.office.com (zie logingegevens). Daarna zie je onderstaande intropagina met o.a. Outlook, OneDrive, Office, Teams, Forms en Stream.

* Firefox heeft op moment van schrijven soms problemen met video en ook Safari heeft problemen.

Outlook, om te mailen

Deze hoeft geen verdere uitleg. Vergeet niet om je handtekening in te stellen. Zo’n Guldensporencollege-banner onderaan je e-mail maakt het dat tikkeltje professioneler. Reminder: voor alle communicatie tussen personeel en externen gebruiken we e-mail. Communicatie tussen school – leerlingen/ouders loopt via Smartschool.

OneDrive, voor cloudopslag

Mogelijks ken en gebruik je Google Drive of DropBox? OneDrive doet hetzelfde, maar is geïntegreerd in onze schoolomgeving. Meer uitleg staat in het Smartschoolvak ‘Onderzoeksgps‘ > Documenten > inf 2egraad+richtlijnen pres.pdf. Het is een goede vervanging van de persoonlijke map op het schoolnetwerk, zodat je eenvoudig bestanden kan synchroniseren op de eigen computer en deze overal online kan raadplegen en bewerken:

Office, voor kantoorwerk

Ook online kan je werken met Word, Excel en PowerPoint. Liever de desktoptoepassingen, waaronder Access? Rechtsboven vind je de knop ‘Office installeren’ (zie schermafdruk bovenaan deze pagina), waarmee je de ‘Office 365 ProPlus’-apps op jouw computer kan installeren. Je kan Office 365 op maximum 5 toestellen installeren. Voor leerlingen en personeel van het Guldensporencollege is dit gratis.

Teams, om samen te werken

Dit lijkt het best op een Smartschoolvak, maar met extra’s. Omdat het nieuw is en omwille van de extra mogelijkheden kan dit afschrikken. Vandaar onderstaande vergelijking, zodat je enkele herkenpunten hebt.

Naast de website heb je ook een desktop- en mobiele app. Op de website vind je dit ook linksonder op Teams, bij de knop ‘Bureaublad app downloaden’. Linksonder is ook de help en het toevoegen van extra apps interessant!

Smartschoolvak Teams
Aanmaken Aanmaken
Na het aanmaken stel je toegangsrechten in. Denk aan de naamafspraken. Iedereen kan lid worden van een bestaand Team. Wil je zelf eentje kunnen maken? Vraag dit aan ict.centraal@guldensporencollege.be. In de antwoordmail krijg je extra uitleg.
Vaknieuws Posts
Leerkrachten kunnen nieuws maken, leerlingen enkel lezen. Ieder lid kan posten (zowel leerlingen, als leerkrachten). Meer informatie bij Communiceren in Teams.
Smartschool Live Vergaderen
Om online lessen te organiseren en daarbij je webcam, venster of volledig scherm en presentatie delen. Je kan discussies voeren met je leerlingen terwijl je aantekeningen maakt op je scherm. Kan gebruikt worden voor het onderwijs, maar wordt ook in bedrijven gebruikt. Hierdoor kunnen de functies misschien overweldigend zijn, maar in het videogesprek-artikel word je stap-voor-stap gegidst.
Documenten Bestanden
Voor het aanbieden van leerstof. Idem. In de map ‘Lesmateriaal’ hebben leerlingen enkel leesrecht. Eigen submapjes aanmaken kan ook. Je kan ook gesprekken voeren over bestanden (o.a. handig bij een vakwerkgroep).
Oefeningen +-tab
Binnen oefeningen heb je o.a. Capisj, Hot Potatoes, WinToets en Bookwidgets. Deze laatste is een evaluatie- en oefeningenplatform dat tijdelijk gratis is via Smartschool. Door het toevoegen van tabs kan je heel veel extra fucnties toevoegen.
Uploadzone Opdrachten
Centrale plaats voor het indienen van opdrachten, want afzonderlijk berichten verwerken is tijdrovend. Zoals de uploadzone, maar krachtiger: leerlingen kunnen rechtstreeks hierin werken en alles wordt gesynchroniseerd.
Forum Posts
Kan handiger zijn dan een persoonlijk bericht. Dan kunnen leerlingen eerdere antwoorden lezen én kunnen ze elkaar helpen bij onduidelijkheden. Eerder te vergelijken met een krachtige chatfunctie, dan met een forum. Zo kan je geen subforum aanmaken of overzichtelijk aparte onderwerpen maken. Meer informatie bij Communiceren in Teams.
Enquêtes Forms
Handig voor online toetsen, enquêtes. Ook hier handig voor online toetsen (‘quiz’), enquêtes. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …).
Stream (video)
Je kan weliswaar een video uploaden, maar een echt videoplatform is er niet. Stream is zoals YouTube, maar geïntegreerd binnen Office 365. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …). Merk op dat je op zelfgekozen tijdstippen een MS Form hieraan kan koppelen. Ideaal voor een flip-the-classroom.
Vakopties …-menu
Om zaken aan of uit te zetten, leerlingen toe te voegen, … Idem
Help Help
Zie de helppagina van Smartschool of de specifieke pagina i.v.m. onderwijs op afstand.
Controleer de Smartschool-statuspagina als er rariteiten opduiken.
Microsoft België organiseert webinars om leerkrachten de komende periode wegwijs te maken in Office 365 en Teams. De link wordt continu bijgewerkt.
Controleer de Teams-statuspagina als er rariteiten opduiken.

Forms, om formulieren te maken

Net als Google heeft ook Microsoft zijn eigen Forms, opnieuw geïntegreerd met de schoolomgeving. Je kan het gebruiken om online enquêtes of toetsen af te nemen.

Stream, om video’s te delen

Stream is de YouTube van Microsoft, maar opnieuw mooi geïntegreerd met de schoolomgeving. Leer hoe je hiermee een video kan delen.

Video bewerken

In het artikel ‘beeld opnemen‘ kon je al leren hoe je een video kan maken (bv. een PowerPoint exporteren als video of een screencast opnemen). Maar wat als je meer wil?

  • Bv. een video waarvan de bestandsgrootte te groot is om vlot door te sturen/te uploaden: die wil je verkleinen. Dit kan met VLC Media Player.
  • Bv. een video waarvan de rotatie verkeerd is, omdat die is opgenomen met een smartphone of tablet. Dit kan ook met VLC.
  • Bv. video’s aan elkaar ‘mixen’? Of net een deeltje wegknippen? Of het toevoegen van een soundtrack? Dit kan met OpenShot.

Eens die is bewerkt, kan je deze delen, maar eerst moeten we toch even de aandacht vestigen op het auteursrecht.

Auteursrecht

Gelukkig is het auteursrecht voor het onderwijs iets soepeler, maar het is niet je alles zomaar mag overnemen. Het kan veiliger zijn om direct te zorgen dat het auteursrecht sowieso ok is:

  • Voor muziek(effecten) kan je bv. het Free Music Archive, SoundsCreate of ZapSplat gebruiken. Nog tips? Laat het weten aan je lokale ict-coördinatoren.
  • Voor Google-Afbeeldingen kan je via Tools de Gebruikersrechten kiezen: gelabeld voor al of niet-commercieel hergebruik en al of niet met aanpassing

Opgelet, als iets royalty free is, is er soms toch nog een naamsvermelding nodig! Creative Commons is alvast een populaire licentie.

VLC

VLC Media Player is vooral bekend om heel wat videoformaten probleemloos af te spelen en dat is de reden dat het op alle schoolpc’s staat. Maar het kan ook video’s verkleinen in bestandsgrootte of ze roteren. Uiteraard moet VLC eerst gedownload en geïnstalleerd zijn. Open ook het videbestand.

Om de bestandsgrootte te verkleinen gebruiken we de stappen van deze handleiding:

  1. In de menubalk: Media > Converteren/opslaan… (Ctrl + R).
  2. Voeg het videobestand toe via de knop ‘Toevoegen…’.
  3. Klik onderaan op de knop ‘Converteren/opslaan’.
  4. Kies bij ‘Profiel’ bv. ‘Video for MPEG4 720p TV/device’.
  5. Kies een plaats voor het doelbestand, bv. ‘video-kleiner.mp4’
  6. Klik op de Start-knop en heb wat geduld…

Om video’s te roteren, omdat ze bv. “verkeerd” opgenomen zijn met tablet of smartphone kan je deze handleiding volgen. Via de menubalk > Extra > Effecten en filters > tab Video-effecten > tab Geometrie kan je zo filmpjes transformeren/roteren. In de handleiding wordt ook uitgelegd hoe je dit permanent kan maken.

OpenShot

OpenShot Video Editor is een gratis, open source programma voor het bewerken van video’s. Het zal bij nieuwe installaties op schoolpc’s worden meegeïnstalleerd. Als inleiding zal onderstaande video interessant zijn en kan je de gebruikershandleiding raadplegen. Als je er al meer vertrouwd mee bent, dan vind je door de geavanceerde weergave extra’s (Menubalk > Weergave > Weergaven).