Deelnemen aan een videogesprek

Voor het plannen of starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over:

  1. Deelnemen
  2. Knopjes
  3. Inhoud delen
  4. Vergaderruimtes: één vergadering met aparte vergaderruimtes
    (online groepswerk na klassikale uitleg, leerling apart spreken, …)
  5. Wachtruimte
  6. Deelnemerslijst: dempen, presentator maken, …

Deelnemen

Als deelnemer (leerling of personeel) kan je o.a. deelnemen via de tab Posts van het juiste kanaal (van een klas- of personeelsteam), via de agenda (als het is ingepland) of via een vergaderlink. We overlopen ze.

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Als je niet kan klikken op de knop ‘Nu deelnemen’ rechtsonder, heb je waarschijnlijk de audio nog niet ingesteld.
  • Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
  • Een vergaderlink (persoonlijk of automatisch verstuurd):
    • Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
    • Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te verlaten of te beëindigen. Het verschil tussen beide wordt uitgelegd in deze video.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Je hebt 3×3 raster (Galerie), 7×7 raster (Grote galerie) en aulamodus (Modus Samen). Deze verschijnen enkel als je in de Desktop Teams App werkt en als er voldoende deelnemers zijn! Bekijk deze afbeelding of een volledig filmpje.
  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Inhoud delen

Je kan (delen van) wat jij ziet op je eigen pc, delen met anderen: PowerPoint, bordboek, websites, tot je volledig scherm. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt. Net onder de opsomming staat nog een interessante tip.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Met computergeluid moet je bv. aanklikken bij een PowerPoint met audio: je wil dan namelijk dat ze niet enkel jouw microfoon horen, maar ook de audio van jouw computer. Dit zet je best aan bij de start van het schermdelen!
  • Scherm: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…). Deelnemers zien dan wel álles wat je zelf ook ziet, bv. een Facebookmelding die via het notificatievenster van Windows toekomt.
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen. De andere kant ziet dan niet als je wisselt naar een ander scherm.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.
  • Inhoud van camera zal je meestal niet nodig hebben. Toch interesse? Lees dit.
  • PowerPoint Live: net als bij het delen van een PowerPoint-venster kunnen deelnemers het tempo van de presentator volgen, maar nu kunnen ze binnen hun eigen Teamvenster ook naar de andere dia’s kijken. Met één klik op de knop springen ze opnieuw naar waar de presentator gekomen was. Je kan ook rechten toekennen zodat ook een andere deelnemer de presentatie voor iedereen kan bedienen. Als de gewenste presentatie niet in het lijstje staat, dan kan je in OneDrive of op de computer zoeken. Deze video toont hoe je én PowerPoint én video én chat kan zien.

Het combineren van én presenteren én handjes/deelnemers zien is niet zo gemakkelijk als in klas, maar deze video bespreekt hoe je dit kan aanpakken (in de toekomst wordt het nog handiger met dynamic view). Een tweede scherm is dan wel handig, zodat je een uitgebreid bureaublad kan gebruiken.

Vergaderruimtes

Je start een vergadering/online les, maar op een bepaald moment moet je met één leerling apart overleggen? Of er moeten in die online les groepjes gemaakt worden die apart kunnen overleggen? Vanuit één vergadering kan je aparte vergaderruimtes maken:

Kort geschetst (de bijhorende video is uitgebreider):

  1. Klik op de knop “Aparte vergaderruimten”.
  2. Kies het aantal en kies voor handmatig als je zelf de deelnemers wil toekennen.
  3. Ken leerlingen toe.
  4. Als presentator kan je van vergaderruimte naar vergaderruimte, leerlingen onderling kunnen dit niet (alhoewel er natuurlijk wel alternatieven zijn via WhatsApp, telefoon, …).

Wachtruimte

Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.

 

Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de vergaderlink bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.

Deelnemerslijst

Als je de deelnemerslijst weergeeft heb je enkele mogelijkheden per deelnemer via het …-menu. We bespreken ze onder de afbeelding.

Via de vergaderopties stel je in als iedere deelnemer per definitie ook presentator of als slechts de organisator en aangewezen personen dit zijn. Als presentator kan je meer dan een gewone deelnemer:

  • Een deelnemer dempen. Afhankelijk van de ingestelde vergaderopties kan deze bij zichzelf wel of niet het dempen terug opheffen.
  • Vastmaken: in jouw eigen rasterweergave zal deze deelnemer altijd zichtbaar zijn. Vooral bij grote groepen is dit interessant.
  • In de schijnwerper plaatsen: bij iedere deelnemer zal de deelnemer in kwestie groot worden weergegeven (spotlight).
  • Presentator maken: bv. een leerling die toch moet kunnen schermdelen? Maak hem/haar even presentator. Nadien kan je deze deelnemer terug een gewone deelnemer maken.
  • ‘Uit de vergadering verwijderen’ is duidelijk. Als er geen lobby is, kan deze persoon gewoon opnieuw deelnemen. Standaard kan iedereen via de tab Posts sowieso nog deelnemen aan de vergaderchat (tenzij het gaat om een kanaal waar via ‘Kanaal beheren’ specifieke machtigingen zijn toegekend voor teameigenaren of specifieke personen).

Updates

  • 21 jan ’22: verplaatst van oud artikel ‘Communiceren in Teams’ naar dit artikel.
  • 10 jan ’21: videolink i.v.m. teams zien én ppt delen + link ivm dynamic view. Dank aan Veerle VM en SIN.

Tekstcommunicatie

Naast dit artikel zijn er ook nog de schoolafspraken m.b.t. digitale communicatie, het deelnemen aan een videogesprek of het plannen/starten van videogesprek.

  1. @vermelding-tag
  2. E-mail
  3. Posts: het ‘vaknieuws’ vanuit Smartschool, maar in Teams
  4. Chat: een informele manier van communiceren
  5. Agenda: als we via de agenda communiceren, spaart het andere berichten uit en behoudt iedereen het overzicht.
  6. Bestanden: je kan in Teams een gesprek voeren óver een bestand.

@vermelding-tag

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via het Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast).

Hieronder een voorbeeld, waarbij je de aandacht van het team trekt (@team), het kanaal (@kanaal) en een persoon. Je kan gebruikmaken van tab-completion, waarbij @stev en de tab-toets de rest aanvult. Gebruik met mate: zo is een @team én een @kanaal een beetje aandachttrekkerij… 📣🛑😉.

Teams-atVermelding

E-mail

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder kanaal van een team in de bovenste, horizontale balk. Een voordeel t.o.v. klassieke e-mail is dat deze gesprekken zichtbaar zijn voor iedereen die lid is van het team. Onder het 🎬 filmpje zijn enkele (maar niet alle) zaken uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

Extra tips:

Er zijn twee plaatsen waar je kan typen:

  • Beantwoorden gebruik je bij een bestaande post (thread/draadje).
  • De knop ‘Nieuw gesprek’ als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje).

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur (bv. een onderwerp) en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Chat

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat (1) kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), dat een blad met een potloodje voorstelt.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ (3) één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen” (4). Als je daar klikt verschijnen extra opties rechtsboven, waaronder bv. een knop voor het starten van een videogesprek (5) of audiogesprek (6).

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’. De werking is al in een ander artikel uitgelegd. Dit artikel gaat over communiceren. En bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Open een bestand binnen Teams: dat kan de standaard zijn (gewoon klikken) óf het kan dat je via het …-menu moet kiezen voor Openen > Bewerken in Teams. Zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Een voorbeeld waar de ‘Gesprek’-knop duidelijker zichtbaar is.

Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

De bekendste is waarschijnlijk huistaak, overhoring en mee te brengen. Er is ook nog grote opdracht, grote overhoring, controletoets, live les, inhaaltoets of -taak.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.