Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.
Starten doen we met Teams en Smartschool, om daarna nog kort stil te staan bij de schoollaptop en andere platformen die je eventueel gebruikt hebt.
Onderaan het artikel kan je ook enkele best practices vinden om het nieuwe schooljaar proper te starten.
Microsoft Teams
In augustus worden alle teams automatisch gearchiveerd. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer gewijzigd kan worden.
Gearchiveerde teams kunnen nog steeds geconsulteerd worden. Je kan deze raadplegen via het tandwieltje > Teams beheren > Gearchiveerd
Belangrijk: na archiveren is het team alleen lezen en kan inhoud niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.
Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je alle opdrachten en de puntenlijst.
In een lopend schooljaar verwijder je bij een schoolverlater of klaswissel wel de leerling. Anders zal deze leerling nog opdrachten, communicatie, … krijgen die niet meer van toepassing is.
Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.
Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.
Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.
Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen zelf opnieuw te archiveren.
Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.
Team herstellen (de-archiveren)
Werd een team gearchiveerd waar je het volgend schooljaar actief verder mee aan de slag gaat? Geen nood, je kan gearchiveerde teams -waar je eigenaar van bent- makkelijk zelf terug activeren (herstellen).
- Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
- Zoek het tandwieltje.
- In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
- In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
- Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
- Je krijgt een overzicht van alle teams Actief en Gearchiveerd.
Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team herstellen.
- BELANGRIJK: Daarna staat het herstelde team bij de verborgen teams. Je zet dit opnieuw zichtbaar door te navigeren naar verborgen teams: weer te geven team > … > weergeven.
Eén van je Teams zelf archiveren? Kan ook! Tandwieltje > Teams beheren > … bij het correcte team > Team Archiveren
Smartschool
Na elk schooljaar wordt dit platform automatisch (Skore, LVS, …) gearchiveerd in een schooljaarback-up. Uit zo’n back-up kunnen we geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
Neem best zelf een een export van je Smartschoolagenda. Handig voor jezelf of voor een collega in een volgend schooljaar.
Laptop
Alles in je persoonlijke OneDrive van school blijft gewoon beschikbaar. Wil je iets archiveren? Dat kan je altijd zelf kopiëren, maar we raden aan om het sowieso ook op OneDrive te laten staan. Met een USB-stick of harde schijf kan nl. altijd iets foutlopen.
Andere platformen gebruikt?
Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.
Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Zo is deze beschikbaar indien nodig.
- BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
- Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.
- Flip: Inhoud op Flipgrid blijft behouden zolang je account actief is. Wil je zelf een kopie bewaren dan kan dat. Je kan individuele content downloaden of alles in 1 beweging. Meer info hier.
- Pelckmans: de methodes zijn geen ‘digitale’ methodes, hiervan is dus geen archief beschikbaar. Je zal, bij een eventuele inspectie, nog steeds de papieren versie moeten indienen.
Andere platformen gebruikt waar je vragen over hebt? Geef ons een seintje en we kijken wat kan/nodig is.
Om af te sluiten: opgeruimd staat netjes
Zorg dat je volgend schooljaar direct ‘clean’ kan starten:
- OneNote: sluit de notitieblokken die je niet meer nodig hebt. Via https://office.com > OneNote kan je ze nog steeds raadplegen. Als je ze opnieuw in de desktop app wenst, dan kan je dat eenvoudig opnieuw doen.
- Verkenner: heb je enkele mappen gesynchroniseerd onder ‘het torentje 🏢’ binnen Windows Verkenner en je hebt ze volgend schooljaar niet meer nodig? Koppel ze los , instructies kan je hier vinden.
- Verkenner: maak een mapje voor volgend schooljaar onder ‘het wolkje ☁️’ van je persoonlijke schoolOneDrive.