Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.
Smartschool
Na elk schooljaar wordt dit platform automatisch (Skore, LVS, …) gearchiveerd in een schooljaarback-up. Uit zo’n back-up kunnen we geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
Neem best zelf een een export van je Smartschoolagenda. Handig voor jezelf of voor een collega in een volgend schooljaar.
Laptop
Alles in je persoonlijke OneDrive van school blijft gewoon beschikbaar. Wil je iets archiveren? Dat kan je altijd zelf kopiëren, maar we raden aan om het sowieso ook op OneDrive te laten staan. Met een USB-stick of harde schijf kan nl. altijd iets foutlopen.
Microsoft Teams
Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch. Je archiveert zelf je (klas)teams. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden.
Werk in een nieuw schooljaar nooit verder met een bestaand jaarteam (klasteam) maar archiveer deze.
Dus…
- … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
- … zal je een jaarteam (klasteam, KT, zoals een vak) wel altijd archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Zie verder voor instructies.
Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft alle info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.
Archiveren van een (klas)team doe je zelf:
- Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
- Zoek het tandwieltje.
- In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
- In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
- Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
- Je krijgt een overzicht van alle teams (Naam, Beschrijving, …). Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team archiveren.
- Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
- Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde. Je kan deze raadplegen door opnieuw te kiezen voor tandwieltje > Teams beheren.
Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.
Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.
Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je alle opdrachten en de puntenlijst.
Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.
Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen nogmaals te archiveren.
- Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.
Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.
Andere platformen gebruikt?
Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.
Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Zo is deze beschikbaar indien nodig.
- BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
- Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.
- Flipgrid: Inhoud op Flipgrid blijft behouden zolang je account actief is. Wil je zelf een kopie bewaren dan kan dat. Je kan individuele content downloaden of alles in 1 beweging. Meer info hier.
- Pelckmans: de methodes zijn geen ‘digitale’ methodes, hiervan is dus geen archief beschikbaar. Je zal, bij een eventuele inspectie, nog steeds de papieren versie moeten indienen.