Ouders een bericht sturen? E-mail!

Soms wil je als leraar ouders een bericht sturen. E-mail gebruiken we nu al voor al onze interne communicatie, vanaf schooljaar 2022-2023 kunnen we via e-mail ook ouders bereiken.

Ouders bereik je vanaf nu via e-mail. De berichtenmodule op Smartschool is niet langer beschikbaar.

Hoe? Waar? Wat?

Ouders worden bij inschrijving gevraagd naar hun persoonlijke mail. Is deze beschikbaar dan wordt deze toegevoegd aan onze mailomgeving.

Een mailtje sturen naar een ouder is eenvoudig. Zoek in het adresboek op naam van de leerling:

Je ziet in de lijst:

  • De leerling zelf
  • Ouder 1 (indien beschikbaar)
  • Ouder 2 (indien beschikbaar)

Merk op: zie je enkel de leerling zelf? Dan werd er bij inschrijving geen mailadres van mama of papa opgegeven.

Voorbeeld van de beschikbare contacten in de webmail voor de fictieve leerling Jan Janssens.

En alle ouders van een klas?

Dat kan ook. Net als distributielijsten om alle leraren van een klas te bereiken zijn er ook distributielijsten om alle ouders van een klas te mailen. De naamgeving van deze distributielijsten is: *OUDERS-X-KLAS (waarbij X de campuscode is).

Belangrijk: gebruik altijd BCC bij het mailen naar distributielijsten.

Voorbeeld distributielijsten alle ouders klassen campus Engineering.

Merk op: we kunnen nooit garanderen dat we van alle ouders een werkend mailadres hebben. Krijg je bij het versturen van een mailtje naar ouders een foutmelding? Geef dit door aan de leerlingadministratie op de campus, zij kunnen het nodige doen om eventueel foutieve mailadressen te corrigeren.

Voor de communicatie met leerlingen gelden uiteraard aangepaste afspraken. Zo zal je met leerlingen meestal communiceren via je klasteam of chat. Alle aangepaste afspraken kan je hier vinden.

Tekstcommunicatie

Naast dit artikel zijn er ook nog de schoolafspraken m.b.t. digitale communicatie, het deelnemen aan een videogesprek of het plannen/starten van videogesprek.

  1. @vermelding-tag
  2. E-mail
  3. Posts: het ‘vaknieuws’ vanuit Smartschool, maar in Teams
  4. Chat: een informele manier van communiceren
  5. Agenda: als we via de agenda communiceren, spaart het andere berichten uit en behoudt iedereen het overzicht.
  6. Bestanden: je kan in Teams een gesprek voeren óver een bestand.

@vermelding-tag

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via het Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast).

Hieronder een voorbeeld, waarbij je de aandacht van het team trekt (@team), het kanaal (@kanaal) en een persoon. Je kan gebruikmaken van tab-completion, waarbij @stev en de tab-toets de rest aanvult. Gebruik met mate: zo is een @team én een @kanaal een beetje aandachttrekkerij… 📣🛑😉.

Teams-atVermelding

E-mail

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder kanaal van een team in de bovenste, horizontale balk. Een voordeel t.o.v. klassieke e-mail is dat deze gesprekken zichtbaar zijn voor iedereen die lid is van het team. Onder het 🎬 filmpje zijn enkele (maar niet alle) zaken uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

Extra tips:

Er zijn twee plaatsen waar je kan typen:

  • Beantwoorden gebruik je bij een bestaande post (thread/draadje).
  • De knop ‘Nieuw gesprek’ als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje).

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur (bv. een onderwerp) en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Chat

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat (1) kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), dat een blad met een potloodje voorstelt.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ (3) één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen” (4). Als je daar klikt verschijnen extra opties rechtsboven, waaronder bv. een knop voor het starten van een videogesprek (5) of audiogesprek (6).

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’. De werking is al in een ander artikel uitgelegd. Dit artikel gaat over communiceren. En bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Open een bestand binnen Teams: dat kan de standaard zijn (gewoon klikken) óf het kan dat je via het …-menu moet kiezen voor Openen > Bewerken in Teams. Zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Een voorbeeld waar de ‘Gesprek’-knop duidelijker zichtbaar is.

Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

De bekendste is waarschijnlijk huistaak, overhoring en mee te brengen. Er is ook nog grote opdracht, grote overhoring, controletoets, live les, inhaaltoets of -taak.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.