Starten met een videogesprek

… dat ervan uitgaat dat je al gestart bent met Teams.

In de oude versie van dit artikel vind je o.a. nog een vergelijking met Smartschool. Dit nieuwe artikel gaat over het starten van een videogesprek, maar er is ook het ‘toeters en bellen’-artikel voor tijdens het videogesprek.

Videogesprekken kan je voeren met ‘internen’ (leerlingen en personeelsleden van het Guldensporencollege) of ‘externen’ (ouders, stagiairs, …). Bekijk een algemeen overzicht of ga direct naar specifieke casussen.

  • Algemeen overzicht:
    • Tab Chat, voor lossere verbanden, ‘nu’, ‘ad hoc’. Naast tekst is ook audio- of videochat mogelijk. Enkel voor deelnemers met een account op Teams. Zowel 1:1 gesprekken, als groepsgesprekken zijn mogelijk.
    • Tab Teams, met jouw bestaande klas- of personeelsteam. Je kan er klikken op ‘Nu vergaderen’, maar we raden aan om een apart vergaderkanaal te maken en om daarna de videogesprekken in te plannen via de tab Agenda.
    • Tab Agenda, voor losse óf vaste verbanden (want je kan het koppelen aan een kanaal van een team).
    • Instellingen: vergaderlink (voor een spreker-op-afstand, een oudercontact-op-afstand, …) en vergaderopties (wachtruimte, al-of-niet iedereen de rol van presentator, …).
  • Casussen:
    • Combiles. Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen. Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn.
  • Teams-weetjes: niet superbelangrijk, maar kan handig zijn.

Overzicht

Onderstaande video biedt een overzicht. Kijk onder de video als je liever leest.

Tab Chat

Via de chat (1) kan je niet alleen met tekst, maar ook met audio of video communiceren. Voor ad hoc communicatie is de chat heel handig: één-op-één of een groepje in wat lossere verbanden.

Eventuele eerdere chats vind je terug in de tweede kolom. Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), een blad met een potloodje. Ter info: het trechtericoontje er links van gebruik je om te filteren.

Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen (3).

Nu moet je kiezen als je een klassieke tekstchat, een video- of audiogesprek wenst. Hiervoor moet je eerst helemaal onderaan klikken in 4-‘Een nieuw bericht typen’!!! We geven het weer in onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding.

Dan pas kan je (tekst)chatten (4), een videogesprek (5) of een audiogesprek (6) starten. Eventueel kan je tijdens het gesprek je scherm delen (7), extra personen uitnodigen (8) of de chat in een nieuw venster openen (9).

Tab Teams

Via deze tab heb je toegang tot al jouw klas- en personeelsteams. Voor bv. al jouw online lessen raden we aan om een apart kanaal te maken, bv. ‘Online lessen’ of ‘Afstandslessen’. Daarna plan je alles in via de tab Agenda. Zo kan je snel op één plaats al jouw afstandslessen aan verschillende lesgroepen inplannen en heb je minder snel dubbele boekingen.

Tab Agenda

Enkele mogelijke toepassingen:

  • Iets wat je niet mag vergeten, maar wat niet gekoppeld is aan een videogesprek. Bv. woensdag 18 uur “Deadline indienen punten”.
  • Een “los-verband-videogesprek” dat niet gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam. Bv. een leerling die van iets extra uitleg wenst, een gesprek met een ouder,… Ofwel vul je deelnemer in bij de details (handig bij leerlingen of personeelsleden), ofwel bezorg je de vergaderlink (zie bv. casus oudercontact-op-afstand).
  • Een “vast-verband-videogesprek” dat dus gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam. Bv. een online les, een vakvergadering, … Het invullen van deelnemers is hier niet nodig, daar die al bekend zijn door de leden van het team. Zie ook onderstaande video.
    • Bij een klasteam zal deze afspraak automatisch ook bij ieder lid in de agenda komen. Handig om deel te nemen!
    • Bij een personeelsteam verschijnt het bij de Posts-tab van het kanaal in kwestie. Pas nadat een lid het daar geaccepteerd, komt het ook in zijn/haar agenda terecht.

Instellingen

Als je dubbelklikt op een geplande vergadering, dan kan je enkele instellingen zien en wijzigen, zoals onderstaande “verticaal samengedrukte” schermafbeelding weergeeft.

Linksonderaan vind je de vergaderlink, die je via een rechtermuisknop kan kopiëren en gebruiken in een e-mail of bericht. Dit is niet nodig als deze vergadering gekoppeld is aan een klas- of personeelsteam of als je zelf al de vereiste of optionele deelnemers hebt toegevoegd (dan wordt een e-mail gestuurd, waarin de vergaderlink al zit).

Als standaardinstelling….

  • … ben jij de enige die organisator/presentator is. Je kan alles, zoals bv. een deelnemer uit de les gooien, iemand dempen, schermdelen, Een gewone deelnemer/genodigde kan sowieso deelnemen aan het chatgesprek en luisteren/kijken. Als presentator kan je gewone deelnemers tijdens een lopende vergadering één-voor-één ook de rol van presentator geven (en afnemen).
  • … komt iedereen direct de vergadering/les binnen.

Zijn er situaties waar iedereen eigenlijk presentator mag zijn (bv. bij een vakwerkgroep) of waar je liever deelnemers één-voor-één toelaat (bv. bij een oudercontact, mondeling proefwerk)? Klik dan rechtsboven op ‘Vergaderopties’ (zie vorige schermafdruk). Er opent een webpagina met:

Via de vergaderopties kan je o.a. de lobby/wachtruimte en de standaard vergaderrol instellen. Klik voor een grotere versie. Meer info.

Casussen

Oudercontact-op-afstand

Via één-of-andere vorm van digitaal strookje (nu mét filmpje over de mogelijkheden van de enquête) heb je de gewenste tijdstippen verzameld. Maar hoe organiseer je nu het eigenlijke oudervideogesprek? Via de leerlingaccount? Dat is een minder goed idee, omdat beide ouders misschien vanop een verschillend locatie deelnemen en een leerling niet noodzakelijk aanwezig is. In onderstaande shorty leggen we uit hoe het wel kan.

Met jouw gekopieerde vergaderlink van daarnet kan je je e-mail of Smartschoolbericht opstellen. Hieronder een voorstel dat je kan kopiëren, maar pas gerust aan.

Beste

Op <xx> hebben we online een afspraak volgens het tijdstip in bijlage. Als jouw zoon/dochter in de buurt is, dan kan het via hun Teams-account, maar het kan ook met de volgende stappen:

  1. Via <deze link→kopieer deze vanuit ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ > kan je op pc/laptop eenvoudig deelnemen in de browser, bij voorkeur Edge of Chrome. Op je smartphone of tablet kan dit enkel door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
  2. Bij de browser klik je op ‘Deelnemen op het web’.
  3. Bij de browser krijg je wellicht de vraag om microfoon en/of camera te gebruiken. Klik op toestaan.
  4. Als gastgebruiker kan je zelf een naam invoeren en klikken op ‘Nu deelnemen’. Het kan dat je vanuit het werk ook een eigen Teams-account hebt.
  5. Je komt in een virtuele wachtzaal/lobby terecht. Dit betekent dat je gerust al enkele minuten op voorhand kan deelnemen: je zal geen ander oudercontact storen.

Onderstaand filmpje maakt het visueler en in dit artikel vind je ook extra info. Uiteraard ben ik er ook nog om vragen te beantwoorden.

Met vriendelijke groeten

Mondeling-op-afstand

Op afstand zal de stress misschien nóg groter zijn. Bespreek op voorhand waar ze verwacht worden en hoe je zal communiceren (bv. als je wat vertraging hebt opgelopen). Het op voorhand kort eens uittesten met leerlingen zal ook de nodige stress wegnemen.

Via Teams zijn er twee mogelijkheden, afhankelijk van hoe je het zelf ziet.

  • Spreek af dat je leerlingen opbelt via de Teams-chat en dat leerlingen klaar moeten zitten in Teams. Je kan meerdere videochats starten. Let op: slechts één van die videochats kan actief zijn, de andere komen in een wachtstand. Op dat moment kan je dus niet zien wat de wachtstand doet. Deze manier van werken lukt dus heel goed als je sowieso maar één leerling per keer mondeling ondervraagt, maar een groepsvideogesprek met twee leerlingen lukt ook.
  • Gebruik een vergadering-met-wachtruimte. Zo kan je twee leerlingen toelaten, waarbij je bij de ene het mondeling afneemt en de andere zijn vragen kan voorbereiden. Net zoals in klas zitten ze wel in dezelfde (vergader)ruimte en kunnen ze elkaars mondeling horen. Let op: de chat is openbaar (ook voor diegene die nog in de wachtruimte zitten)!!

Voor een vergadering-met-wachtruimte zijn de stappen:

  1. Tab Agenda. Ga naar de datum in kwestie en klik.
  2. Pas tijdstip aan (bv. 8.30 u. tot 12.00 u.). en voeg het juiste kanaal toe (dit kan het kanaal van jouw team zijn dat je ook gebruikt voor jouw afstandslessen).
  3. Je moet een lobby/wachtruimte kunnen instellen, maar de knop ‘Vergaderopties’ verschijnt nu nog niet. Eerst moeten we rechtsboven klikken op ‘Verzenden’.
  4. Je komt opnieuw bij de tab Agenda terecht. Dubbelklik op jouw mondeling. Nu staat rechtsboven wel de knop Vergaderopties. Klik hierop.
  5. Een webpagina opent. De instelling ‘Wie hoeft niet in de lobby te wachten?’ zet je op ‘Alleen mezelf’. Hier lijkt het ook handig dat iedereen (dus ook de leerling) presentator is, zodat ze hun scherm kunnen delen.

Combiles

Door omstandigheden moet een leerling thuisblijven (bv. quarantaine), terwijl de rest van de klasgroep op school les kan volgen (zoals Bednet). Of net de leerkracht die moet thuisblijven, terwijl de leerlingen op school zijn. Via Smartschool Live op vakniveau of via Teams kan je een gelijkaardig iets bekomen. De duurdere Bednet-hardware hebben we niet, dus geven we onderstaande tips mee.

Eén of enkele leerlingen thuis

Dit multitasken tussen thuisleerlingen en schoolleerlingen zorgt voor een extra werkdruk. Vraag de afspraken op de campus na, want misschien moeten niet álle lessen gestreamd worden. Je kan ook een leerling op school de les laten streamen via zijn/haar smartphone (ze ontvingen een Wi-Fi-vouchercode bij hun accountinfo).

  • Plaats een laptop (of smartphone) centraal in het lokaal om de les te streamen.
    • Het kan handig zijn dat je een leerling aanduidt die altijd inlogt, zodat je als leerkracht hier niet hoeft mee bezig te zijn.
    • In Teams kan je een live les (‘vergadering’) opnemen, die bij een klasteam vanzelf in de Posts-tab terecht komt.
    • Het webcambeeld is goed voor context, niet voor detail. Je kan de leerling op afstand wel helpen door een zichtbare whiteboardstift te gebruiken, extra groot te schrijven op het bord en lesmateriaal (PowerPoint, filmpjes, …) op voorhand te bezorgen. De tool ZoomIt is een meerwaarde (ook in gewone lessen).
    • Via de microfoon hoort de andere jouw stem, de vragen van de leerlingen, maar helaas ook omgevingslawaai. Het storende van dit lawaai hangt af van het lokaal, klasgroep en de kwaliteit van de ingebouwde microfoon.
  • Beter beeld? Neem als leerkracht tweemaal deel aan de live les. De leerling die thuis zit, kan dan kiezen welke van de twee hij/zij bekijkt:
    • De laptop kan je gebruiken om jezelf en het bord te filmen. En om de audio door te sturen.
    • Met de vaste pc neem je nog eens deel aan de live les. Hier kan je je bureaublad delen via het icoontje “rechthoek-met-pijl”. Met ZoomIt kan je trouwens een digitaal whiteboard gebruiken.
  • Betere audio? Als er teveel omgevingslawaai is, dan kan je dit vermijden met onderstaande. Denk er aan dat leerlingen in klas dan geen microfoon hebben. Hier herhaal je dus hun vragen/antwoorden voor de leerling thuis.
    • Gebruik een Bluetooth headsetje. Informeer bij jouw lokale ict’er of je zoiets kan ontlenen.
    • Gebruik jouw smartphone met gewone oortjes-met-microfoon. Je kan hiermee een tweede keer deelnemen aan de live les, enkel met audio. De laptop gebruik je voor het beeld, waarbij je de laptopmicrofoon dempt (anders heb je echo). Jouw smartphone gebruik je voor de audio.

Enkele mogelijke scenario’s worden in onderstaand filmpje overlopen. Nog tips of vragen? Laat het weten aan jouw lokale IT-verantwoordelijke.

Leerkracht thuis

Twee situaties

  • In een pc-klas of in het laptopproject kunnen leerlingen zelf deelnemen aan de live-les. Om geconcentreerd te kunnen werken lijken oortjes of oortjes-met-microfoon wel aangewezen.
  • Geen computer per leerling? Leerlingen kunnen eventueel deelnemen met hun smartphone en gewone oortjes-met-microfoon. Vraag aan diegene met toezicht om met het leerkrachtentoestel deel te nemen aan jouw online les, zet de luidsprekers aan en projecteer het beeld.

Teams-weetjes

De details lieten we in bovenstaande tekst weg, maar kunnen toch interessant om weten zijn:

  • Een vergaderlink is standaard 60 dagen geldig, telkens een link gebruikt wordt, wordt de geldigheid met 60 dagen verlengd. De ingestelde datum/tijd bij een geplande vergadering is dus enkel indicatief.
  • Bij een gestarte/lopende vergadering vanuit een klas- of personeelsteam kan je met de rol van organisator anderen binnen de organisatie uitnodigen via de deelnemerslijst (zelfs al zijn ze geen lid van het team). Het uitnodigen van externen kan niet, tenzij je ze op voorhand bij de deelnemers hebt opgegeven.
  • Een opname van een vergadering is gemakkelijk, maar eens gestart heb je er weinig controle over. Het wordt automatisch na 21 dagen verwijderd, maar zelf kan je het niet verwijderen. Microsoft is bezig om onder de motorkap Streams te herwerken en dan zal dit aangepakt worden.

Starten met Teams

Samenwerken rond een gemeenschappelijk doel staat centraal binnen Teams, dus is dit o.a. een handig platform voor vakwerkgroepen. Het aanbrengen van een vak aan een lesgroep is ook zo’n doel.

Even overweldigd? Lees gewoon alles eens door, om beter vertrouwd te zijn met de achterliggende ideeën. Beslis pas daarna als het (al) iets voor jou is.

  1. Klaarzetten
    1. Smartschool versus Teams
    2. De apps (web, desktop, mobiel)
    3. Aanmaken Team
    4. Toevoegen teamleden
  2. Kanalen
  3. Videogesprekken
  4. De tabs: Posts ; Bestanden ; Class Notebook ; Opdrachten en cijfers ; +tab
  5. Hoe start ik met …
    1. een individuele taak
    2. groepswerk
    3. digitaal cursusmateriaal
    4. een vak aan meerdere klasgroepen
    5. een nieuw schooljaar

Klaarzetten

Smartschool versus Teams

Smartschoolvak (binnen Smartschool) en Teams (binnen Office 365) zijn de twee ondersteunde elektronische leeromgevingen. Een vergelijking.

Smartschoolvak Teams
Aanmaken Aanmaken
Na het aanmaken stel je toegangsrechten in. Idem. Zie verder.
Vaknieuws Posts
Leerkrachten kunnen nieuws maken, leerlingen enkel lezen. Een combinatie van vaknieuws, meldingen en fora. Ieder lid kan posten (zowel leerlingen, als leerkrachten). Zie verder.
Smartschool Live Vergaderen
Om online lessen te organiseren en daarbij je webcam, venster of volledig scherm en presentatie delen. Je kan discussies voeren met je leerlingen terwijl je aantekeningen maakt op je scherm. Kan gebruikt worden voor het onderwijs, maar wordt ook in bedrijven gebruikt. Hierdoor kunnen de functies misschien overweldigend zijn, maar in het videogesprek-artikel word je stap-voor-stap gegidst.
Documenten Bestanden
Voor het aanbieden van leerstof. Idem, maar je kan ook leerlingen hierin laten werken. Zie verder.
Oefeningen +-tab
Binnen oefeningen heb je o.a. Capisj, Hot Potatoes, WinToets en Bookwidgets. Deze laatste is een evaluatie- en oefeningenplatform dat tijdelijk gratis is via Smartschool. Idem, maar nog meer mogelijkheden. Zie verder.
Uploadzone Opdrachten
Centrale plaats voor het indienen van opdrachten, want afzonderlijk berichten verwerken is tijdrovend. Zoals de uploadzone, maar krachtiger: leerlingen kunnen rechtstreeks hierin werken en alles wordt gesynchroniseerd.
Forum Posts
Kan handiger zijn dan een persoonlijk bericht. Dan kunnen leerlingen eerdere antwoorden lezen én kunnen ze elkaar helpen bij onduidelijkheden. Zoals al geschreven is posts eerder een combinatie van vaknieuws, meldingen en fora. Zie verder.
Enquêtes Forms
Handig voor online toetsen, enquêtes. Ook hier handig voor online toetsen (‘quiz’), enquêtes. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …).
Stream (video)
Je kan weliswaar een video uploaden, maar een echt videoplatform is er niet. Stream is zoals YouTube, maar geïntegreerd binnen Office 365. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …). Merk op dat je op zelfgekozen tijdstippen een MS Form hieraan kan koppelen. Ideaal voor een flip-the-classroom.
Vakopties …-menu
Om zaken aan of uit te zetten, leerlingen toe te voegen, … Idem
Help Help
Zie de helppagina van Smartschool of de specifieke pagina i.v.m. onderwijs op afstand.
Controleer de Smartschool-statuspagina als er rariteiten opduiken.
Microsoft België organiseert webinars om leerkrachten de komende periode wegwijs te maken in Office 365 en Teams. De link wordt continu bijgewerkt.
Controleer de Teams-statuspagina als er rariteiten opduiken.

De apps

Microsoft biedt drie soorten apps aan om Teams te gebruiken (aanmelden is steeds met jouw schoolaccount):

  • De desktop app kan je downloaden voor jouw gewone computer/laptop, installeren (beheerdersrechten zijn niet nodig) en gebruiken. Het heeft meer mogelijkheden dan de web app, wat zeker bij videogesprekken tot uiting komt. Al interesse in de verschillen web vs desktop? Zie dit filmpje.
  • De web app gebruik je als je met de browser (Chrome, Edge) surft naar office.com, aanmeldt en doorklikt naar Teams.
  • De mobiele app kan je gebruiken op smartphone en tablet.

Voor dit artikel kan je de eerste twee opties gebruiken. De desktop en mobiele app kan je hier downloaden.

Aanmaken Team

Nog geen rechten om Teams te mogen maken? Stuur een mailtje naar ict.centraal.

Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

  1. Zorg dat je Teams hebt geopend (via web- of desktopapp).
  2. Zoek naar de mogelijkheid “Lid worden van een Team of een team maken”. Kies voor “Een team maken” (tenzij je een code zou hebben ontvangen).
  3. Er zijn verschillende soorten teams. Het soort team bepaalt wat mogelijk is in het team. De twee belangrijkste:
    1. Klas: een klasteam/klasgroep waar je les aan geeft. Enkel een klasteam kan gebruik maken van de map lesmateriaal, opdrachten, puntenboek, …
    2. PLC (Professional Learning Community): een personeelsteam, bv. een vakwerkgroep. T.o.v. het voorgaande zal je bv. geen opdrachten/taken/oefeningen (kunnen) toekennen aan je collega’s.

Om voor iedereen duidelijkheid te scheppen is goede naamgeving belangrijk. Er zijn onderstaande schoolafspraken (tip: bekijk ons overzicht van alle afkortingen).

  • KlasTeam = Samenwerken leerkracht – leerlingen
    • Schooljaar(afgekort)-KT-LEERJAAR + CAMPUSLETTER-VAKCODE
    • Vakcode = afkorting van de vaknaam + evt. extra info (aantal uur, klas(sen), …)
    • Vb. 18/19-KT-3H-ENG3-307
    • 18/19-klasteam-3e jaar op campus Harelbeke-Engels, 3 lesuren
    • Moet omwille van de doorlichting worden gearchiveerd op het einde van een schooljaar.
  • PersoneelsTeam = Samenwerken personeel onderling
    • Campusletter-PT-Titel
    • Vb. K3-PT-VWG Engels
      Campus Kaai, 3e graad-personeelsteam-vakwerkgroep Engels
    • Vb. E-PT-Voorbereiding infodag
      Campus Engineering-personeelsteam-voorbereiding infodag
    • Vb. A2-PT-VWG Frans
      Campusoverstijgend, 2e graad-personeelsteam-vakwerkgroep Frans
    • Wordt overheen meerdere schooljaren gebruikt.

Je hebt een situatie die niet hierboven past? Geef een seintje aan ict.centraal (bv. samenwerken met externen).

Toevoegen teamleden

Bij de leden die je kan toevoegen zijn er twee rollen:

  • Eigenaar: deze kan het team volledig beheren (extra leden toevoegen, overal lees- en schrijfrecht, …). Een collega die je als docent toevoegt wordt mede-eigenaar, te vergelijken met een co-leerkracht op Smartschool.
  • Leden: deze hebben zoveel rechten niet.
    • Gasten (bv. stagiairs) voeg je toe met hun e-mailadres en ze krijgen dezelfde rechten als leerlingen. Mede-eigenaar kunnen ze niet worden.
    • Leerlingen voeg je toe via de klasgroep in de vorm “*LEERLINGEN-X-KLAS“, zoals hieronder wordt uitgelegd. X in de naam is de campuscode.

Eénmaal toegevoegd aan het team wordt een klasgroep niet automatisch bijgewerkt. Je voegt dus de leerlingen toe die op het moment van toevoegen ingeschreven zijn. Klaswijzigingen na deze datum moet je zelf doorvoeren. Nieuwe leerlingen toevoegen of bestaande verwijderen doe je met onderstaande twee stappen.

  • Navigeer naar het klasteam waar je de leerlingen wilt toevoegen/verwijderen. Selecteer ‘Meer opties‘ (via ...) > ‘Team beheren‘.
  • Op het tabblad Leden kan je nu de eigenaren (co-leerkrachten) en leden en gasten (leerlingen) bewerken. Klik op het kruisje om een bestaand lid te verwijderen. Kies ‘Lid toevoegen’ wanneer een nieuwe leerling toegang moet krijgen.

Kanalen

Een belangrijk concept is dat een team bestaat uit één of meerdere kanalen. Als je net een team hebt aangemaakt wordt het kanaal ‘Algemeen’ altijd aangemaakt. Als je je de eerste stappen met Teams zet, is dat al voldoende om te weten.

Maar neem bv. de vakwerkgroep informatica, waar iedereen die dit vak geeft opgenomen is. Hoe kan je nu samenwerken met de volledige groep, maar ook apart per graad? Hiervoor maak je binnen het team extra kanalen aan. Vervolgens kan je per kanaal apart communiceren (of apart bestanden plaatsen, of een kanaal wel of niet volgen, …).

Een personeelsteam met drie kanalen.

Ieder lid van het team kan alles zien in alle kanalen. Als je dat niet wil kan je een privékanaal maken, waarbij alleen eigenaren of leden van dit kanaal toegang hebben.

Bij het eerste scherm van teams heb je links Activiteit, Chat, … Via ‘Activiteit’ word je op de hoogte gehouden van gebeurtenissen in alle kanalen binnen Teams. Te weinig of net teveel info? Weet dat je kan kanaalmeldingen verfijnen.

Om als eigenaar aan de slag te gaan met extra kanalen, verwijzen we naar ons eigen filmpje en de Microsoft-help.

De tabs

Per kanaal zijn er functies in de vorm van tabs voorzien. Denk aan communicatie met jouw leerlingen/collega’s, bestanden die je ze wil bezorgen, opdrachten die je wil geven. Hieronder zie je van het klasteam ‘20/21-KT-3K-INF4-3H‘ het kanaal ‘Algemeen‘, waarbij de functies van dit kanaal zichtbaar zijn als tab. De tab ‘Posts‘ is actief.

In wat volgt gaan de dieper in op de mogelijke functies/tabs.

Posts

Communicatie is belangrijk bij Teams. De tab ‘Posts’ kan je gebruiken om nieuws te posten voor het team, gesprekken te voeren met teamleden, … Je kan het vergelijken met een combinatie van vaknieuws, meldingen en het forum op Smartschool. Meer uitleg over de tab Posts vind je in het artikel “Communiceren in Teams“.

Bestanden

In de tab bestanden kan je mappen en bestanden plaatsen, zodat je kan samenwerken. Gedaan met het doormailen van bestanden, met de vraag om een verslag verder aan te vullen. Dat vlot kunnen aanpassen van bestanden is heel handig bij een personeelsteam…

… maar bij een klasteam wil je niet dat leerlingen alles kunnen aanpassen. Denk bv. aan een handleiding, een presentatie,… Daarvoor wordt in een klasteam altijd automatisch een map ‘Lesmateriaal’ aangemaakt. Leden (bv. leerlingen) hebben hier enkel leesrecht, eigenaars (bv. leerkrachten) hebben lees- en schrijfrecht. Bij een klasteam voor geschiedenis zou er onder Bestanden bv. het volgende te zien kunnen zijn:

  • Lesmateriaal (met de digitale cursus en presentaties van de leerkracht)
    • Klassieke oudheid
    • Middeleeuwen
    • leerstof proefwerk.docx
  • actuataak.docx (als leerkracht maak je een lijst met datums en leerlingen en ze plaatsen daar dan een link naar de actualiteit die het heeft over geschiedenis)

Twee wist-je-datjes:

  • Bij Teams kan je op álle soorten bestanden feedback geven door een gesprek te starten (zie “Communiceren in Teams“). Voordeel van deze optie? Je gesprek blijft gelinkt aan het bestand en verschijnt ook bij Posts. Iedereen binnen het team kan eenvoudig deelnemen aan het gesprek.
  • De Bestanden-tab kan je synchroniseren met de OneDrive in Windows Verkenner. Zo merk je in deze video dat je dankzij deze integratie een stukje sneller werkt.

Bij Bestanden en/of Lesmateriaal is er (nog?) geen oogje zoals in Smartschool. Hiermee kan je snel zaken (on)zichtbaar zetten voor leerlingen. Met de integratie in Windows Verkenner kan je wel snel zaken kopiëren en plakken, bv. vanuit je OneDrive naar jouw klasteam. 

Class Notebook

Deze ‘Klasnotitieblok’ is de digitale variant van het uitdelen van een papieren cursus, maar dan met véél meer mogelijkheden. Je maakt je eigen digitale cursus en distribueert deze naar de leden (leerlingen) van het team. Vanaf nu hebben ook de leerlingen hun eigen digitaal exemplaar van de cursus.

  • Een stukje theorie? Leerlingen kunnen in hun eigen cursus aantekeningen maken, kleuren, … Ze kunnen ook extra pagina’s toevoegen, bv. om hun eigen samenvatting maken.
  • Een stukje met heel wat multimedia? Integreer audio, video, forms en veel meer in jouw cursus. Het voordeel is dat iedereen vaak binnen zijn ‘Class Notebook’ kan blijven en minder naar site X, Y of Z moet.
  • Een oefening met enkele vragen die leerlingen moeten oplossen? Leerlingen werken in hun eigen exemplaar. Als leerkracht zie je ook wat ze invullen… of inspreken, zeker handig voor talen!
  • Een opdracht dat maar vanaf een bepaald tijdstip mag verschijnen? Bij de volgende kop leer je over “Opdrachten en cijfers”. Je kan hier ook een Klasnotitieblok aan toevoegen.

Voor starters is het Class Notebook misschien net een stap te ver. Maar zodra je de basis van Teams onder de knie hebt, is dit wel een functie die heel wat mogelijkheden biedt. Bekijk deze Sway als je ook een beeld wil van de mogelijkheden.

In afwachting van een apart artikel geven we nog onderstaande kort mee:

  • Wanneer je een sectie aanmaakt wordt steeds een pagina toegevoegd. Standaard is dit een lege pagina. Je kan wel kiezen om een ander sjabloon te gebruiken voor de pagina die standaard toegevoegd wordt: Invoegen > Paginasjablonen > Altijd een specifieke sjabloon gebruiken.
  • Opgelet! Bij een gewijzigde klasgroep zal het ‘dossier’ van leerlingen blijven bestaan, zelfs al zijn ze geen lid meer van het team (doorlichting, …). Bij nieuwe leerlingen kan het even duren voor hun secties aangemaakt worden en de wijzigingen tussen online en app zijn niet realtime. Je kan het syncen wel forceren via File > Info > View Sync Status (maar soms duurt het alsnog een tijdje).

Opdrachten en cijfers

De uploadzone van Smartschool, maar dan beter. Echt sprake van uploaden is er bij Teams nl. niet echt, want alles wordt op ieder moment gesynchroniseerd. Je hebt dus geen leerlingen die vergeten zijn om te uploaden. Of leerlingen die niet meer weten welke versie de juiste is: die op school, de vaste pc of de laptop? Het verbeteren en geven van feedback is ook een stuk gemakkelijker beter. En leerlingen zien direct hun resultaat in hun puntenboek. Interesse? Lees het artikel “Opdrachten in Teams“.

+tab

Je merkt dat Teams heel wat in zijn mars heeft. Toch nog iets wat je graag zou gebruiken? Dankzij de +-tab zijn er heel wat samenwerkingen met apps zoals Forms, BookWidgets, Kahoot, Quizlet. We bekijken er enkele bij “Uitbreiden van Teams met extra functies!

Videogesprekken

Voor videogesprekken (online les, oudercontact, APV,…) zijn er twee artikels:

  • Starten met een videogesprek, voor als je zelf zo’n videogesprek wil starten of plannen (wachtruimte, vergaderrollen, …).
  • Communiceren in Teams, voor als je aan iemand anders zijn videogesprek wil deelnemen. Je leert er hoe je kan deelnemen (tab Posts, Agenda, ….) en wat al die knopjes betekenen (schermdelen, …)

Hoe start ik met …

Een individuele taak

Dat kan via de tab ‘Opdrachten’ (zie hoger).

Groepswerk

Hier zijn enkele mogelijkheden. De beste oplossing hangt af van hoe je het zelf ziet.

  • De leerlingen laat je vrij in hun aanpak. Het nadeel is dat je niet weet of ze dit efficiënt doen. Zo is het doorsturen van de verschillende versies naar elkaar dat zeker niet.
  • Je gebruikt de tab ‘Bestanden‘ om extra submappen aan te maken. Zolang dit buiten de map ‘Lesmateriaal’ is, hebben leerlingen hier schrijfrecht. Het is wel zo dat groepen onderling bij elkaar kunnen kijken én zaken aanpassen. Om het eerdere voorbeeld te herhalen, bv.:
    • Lesmateriaal (alleen lezen voor leerlingen)
    • Trimestertaak (buiten Lesmateriaal, dus lln hebben schrijfrecht!!)
      • Groep 1 (leerlingen bewaren hier hun documenten per groep)
      • Groep X (idem voor de andere groepen)
      • verdeling onderwerpen.docx (als leerkracht plaats je in dit document een lijst van verschillende onderwerpen en de leerlingen plaatsen hun naam bij een onderwerp dat nog vrij is)
  • Je maakt een extra kanaal aan per groep. Het voordeel is dat ze per groep een eigen tab ‘Posts’ en een tab ‘Bestanden’ hebben. Zo kan je niet alleen het product opvolgen, maar ook het proces. Als het privé-kanalen zijn, dan kunnen ze niet zomaar bij elkaar kijken. Interesse? Bekijk het “groepswerk en procesevaluatie”-filmpje.

Digitaal cursusmateriaal

Bij papieren cursussen/boeken deel je deze uit en is het aan de leerlingen om deze bij te houden. Als er een oefening in het werkboek staat en je wil deze verbeteren, dan moet je deze invragen. De digitale variant is het plaatsen van jouw cursus bij Bestanden > Lesmateriaal. Het is aan de leerling om hier eventueel een kopie van te nemen. Maar je voelt aan dat dit efficiënter kan.

  • Als het bv. gaat om een hoofdstuk van jouw cursus in Word, dan kan je deze via de tab Opdrachten bezorgen aan de leerlingen. De leerlingen hebben hun eigen versie en jij kan op ieder moment kijken wat ze daarmee doen. Het nadeel is dat de cursus zo versnipperd staat over meerdere opdrachten.
  • De methode met de meeste mogelijkheden (maar daardoor een wat steilere leercurve) is ‘Class Notebook’ (zie hoger).

Een vak aan meerdere klasgroepen

Voor eenzelfde vak, dat je aan meerdere klasgroepen geeft, lijkt the best practice wat je hieronder kan lezen of in deze video kan bekijken:

  1. Maak een klasteam aan voor jouw vak, dat je gebruikt doorheen meerdere schooljaren en zonder leerlingen, bv. KT-3H-ENG3. Eventueel voeg je daaraan collega’s toe om samen te werken. Dit wordt jouw stagingteam, een tussentijds team.
  2. Maak nu een klasteam aan per klasgroep, bv. 18/19-KT-3H-ENG3 (308) en 18/19-KT-3H-ENG3-H (309).
  3. Voor de verschillende tabs:
    1. Via de knop ‘Opmaken’ linksonder kan je één post (vaknieuws) direct naar meerdere kanalen posten. Dat kan ook naar jouw stagingteam, waar je op het einde een overzicht hebt van een volledig schooljaar.
    2. Helaas kan je (nog?) niet gemakkelijk lesmateriaal rechtstreeks vanuit het ene naar het andere team kopiëren. Als de OneDrive-client geconfigureerd is in Verkenner, kan je dit wel snel uploaden vanuit jouw persoonlijke OneDrive, naar een team. Helaas moet je dit wel per team doen.
    3. Een nieuwe opdracht maak je eerst aan in KT-3H-ENG3. Voor de klassen 308 en 309 maak je dan in hun klasteam een opdracht aan ‘vanuit bestaande’. Zo kan je eigen deadlines per klasgroep instellen. Als je een opdracht volgende jaar wat wil aanpassen, kan je dat al doen in het stagingteam.

Op het einde van een schooljaar archiveer je de klasteams met schooljaren in hun naam. Het andere, nl. KT-3H-ENG3 behoud je. Bij een nieuw schooljaar maak je nieuwe klasteams aan, waarbij je opnieuw zaken haalt uit jouw bestaand klasteam of uit gearchiveerde teams.

Nieuw schooljaar

Hetzelfde klasteam hergebruiken is geen goed idee: zelfs als je leerlingen wist blijf je zitten met gesprekken, opdrachten, bestanden, … die niet meer relevant zijn en toch nog moeten bewaard worden. Vandaar archiveer je de klasteams op het einde van een schooljaar.

Bij het aanmaken van een nieuw Team kan je wel kiezen voor ‘Een team maken met een bestaand team als sjabloon‘. Bv. jouw stagingteam of een gearchiveerd team. Als je dit gebruikt als sjabloon, dan worden berichten, bestanden en inhoud niet gekopieerd. Een overzicht:

  • Naamgeving: kan je aanpassen naar de afspraak ‘Schooljaar(afgekort)-KT-LEERJAAR + CAMPUSLETTER-VAKCODE AANTAL LESUREN‘. Bv. 18/19-KT-3H-ENG3.
  • Kanalen: worden overgenomen.
  • Posts: dit wordt niet overgenomen.
  • Bestanden: dit wordt niet overgenomen. Via het syncen met jouw Windows Verkenner kan je wel eenvoudig bestanden copy-pasten naar de gewenste Teams.
  • Class Notebook: wordt niet overgenomen. Bij het instellen van je Class Notebook in het nieuwe team kan je wel kiezen om een bestaand Class Notebook te selecteren als basis. Kies hiervoor de optie ‘Uit bestaande notitieblokinhoud’.
  • Opdrachten: worden niet automatisch overgenomen, maar een nieuwe opdracht kan je maken op basis van bestaande opdrachten uit andere teams, bv. je gearchiveerde teams of je stagingteam. Meer info in het ‘Opdrachten in Teams’-artikel.
Een voorbeeld van een nieuw Team op basis van een ander team

Updates

Het artikel wordt bijgewerkt om het zo duidelijk als mogelijk te maken. Hieronder staan kort de wijzigingen vermeld.

  • 21 jun ’21: onderdeel nieuw schooljaar toegevoegd
  • 08 jan ’21 (MAC): twee extra opmerkingen ivm klasnotitieboek
  • 02 nov ’20 (MAC): toevoegen filmpje SIN + tekst ‘vak aan meerdere klasgroepen
  • 23 okt ’20 (MAC): Een item ‘hoe geef ik’, vertrekkende vanuit de vraag van lkrs, eerder dan vanuit de functionaliteit van Teams.
  • 18 okt ’20 (MAC): FAQ over groepswerk staat nu bij bestanden, omdat er daar al sprake was over groepswerk.

Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.
  • Alle evaluaties en resultaten van leerlingen via Diddit worden automatisch bewaard.

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf de archiefmodus aanzetten. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden.

Werk dus in een nieuw schooljaar nooit verder met een bestaand klasteam maar archiveer deze.

Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft alle info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
  • Zoek het tandwieltje.
    • In de lijstweergave staat het tandwieltje links onderaan, naast “Lid worden van een …”.
    • In de rasterweergave staat het tandwieltje rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
Voorbeeld bij de rasterweergave.
  • Klik op het tandwieltje en kies ‘Teams beheren‘.
  • Je krijgt een overzicht van alle teams (Naam, Beschrijving, …). Aan de rechter kant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.
Pas op: wijzig je de leden na het archiveren dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen nogmaals te archiveren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

  • BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
  • Diddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op Diddit. Indien nodig kan dit in het geval van een doorlichting opgevraagd worden. Voor Diddit hoef je als leerkracht zelf niks te doen.