Starten met Teams

Samenwerken rond een gemeenschappelijk doel staat centraal binnen Teams, dus is dit o.a. een handig platform voor vakwerkgroepen. Het aanbrengen van een vak aan een lesgroep is ook zo’n doel.

Even overweldigd? Lees gewoon alles eens door, om beter vertrouwd te zijn met de achterliggende ideeën. Beslis pas daarna als het (al) iets voor jou is.

  1. Klaarzetten
    1. Smartschool versus Teams
    2. Aanmaken Team
    3. Toevoegen teamleden
  2. Kanalen
  3. De tabs: Posts ; Bestanden ; Class Notebook ; Opdrachten en cijfers ; +tab
  4. Hoe geef ik…
    1. een individuele taak
    2. groepswerk
    3. digitaal cursusmateriaal
    4. een vak bij een nieuw schooljaar

Klaarzetten

Smartschool versus Teams

Smartschoolvak (binnen Smartschool) en Teams (binnen Office 365) zijn de twee ondersteunde elektronische leeromgevingen. Een vergelijking.

Smartschoolvak Teams
Aanmaken Aanmaken
Na het aanmaken stel je toegangsrechten in. Idem. Zie verder.
Vaknieuws Posts
Leerkrachten kunnen nieuws maken, leerlingen enkel lezen. Een combinatie van vaknieuws, meldingen en fora. Ieder lid kan posten (zowel leerlingen, als leerkrachten). Zie verder.
Smartschool Live Vergaderen
Om online lessen te organiseren en daarbij je webcam, venster of volledig scherm en presentatie delen. Je kan discussies voeren met je leerlingen terwijl je aantekeningen maakt op je scherm. Kan gebruikt worden voor het onderwijs, maar wordt ook in bedrijven gebruikt. Hierdoor kunnen de functies misschien overweldigend zijn, maar in het videogesprek-artikel word je stap-voor-stap gegidst.
Documenten Bestanden
Voor het aanbieden van leerstof. Idem, maar je kan ook leerlingen hierin laten werken. Zie verder.
Oefeningen +-tab
Binnen oefeningen heb je o.a. Capisj, Hot Potatoes, WinToets en Bookwidgets. Deze laatste is een evaluatie- en oefeningenplatform dat tijdelijk gratis is via Smartschool. Idem, maar nog meer mogelijkheden. Zie verder.
Uploadzone Opdrachten
Centrale plaats voor het indienen van opdrachten, want afzonderlijk berichten verwerken is tijdrovend. Zoals de uploadzone, maar krachtiger: leerlingen kunnen rechtstreeks hierin werken en alles wordt gesynchroniseerd.
Forum Posts
Kan handiger zijn dan een persoonlijk bericht. Dan kunnen leerlingen eerdere antwoorden lezen én kunnen ze elkaar helpen bij onduidelijkheden. Zoals al geschreven is posts eerder een combinatie van vaknieuws, meldingen en fora. Zie verder.
Enquêtes Forms
Handig voor online toetsen, enquêtes. Ook hier handig voor online toetsen (‘quiz’), enquêtes. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …).
Stream (video)
Je kan weliswaar een video uploaden, maar een echt videoplatform is er niet. Stream is zoals YouTube, maar geïntegreerd binnen Office 365. Je kan dit integreren binnen een Team, maar je kan ook apart een link bezorgen (bv. via een Smartschoolbericht, in een opdracht, …). Merk op dat je op zelfgekozen tijdstippen een MS Form hieraan kan koppelen. Ideaal voor een flip-the-classroom.
Vakopties …-menu
Om zaken aan of uit te zetten, leerlingen toe te voegen, … Idem
Help Help
Zie de helppagina van Smartschool of de specifieke pagina i.v.m. onderwijs op afstand.
Controleer de Smartschool-statuspagina als er rariteiten opduiken.
Microsoft België organiseert webinars om leerkrachten de komende periode wegwijs te maken in Office 365 en Teams. De link wordt continu bijgewerkt.
Controleer de Teams-statuspagina als er rariteiten opduiken.

Aanmaken Team

Nog geen rechten om Teams te mogen maken? Stuur een mailtje naar ict.centraal.

  1. Meld je aan op portal.office.com en klik door naar Teams. Of gebruik de app.
  2. Zoek naar de mogelijkheid “Lid worden van een Team of een team maken”. Kies voor “Een team maken” (tenzij je een code zou hebben ontvangen).
  3. Er zijn verschillende soorten teams. Het soort team bepaalt wat mogelijk is in het team. De twee belangrijkste:
    1. Klas: een klasteam/klasgroep waar je les aan geeft. Enkel een klasteam kan gebruik maken van de map lesmateriaal, opdrachten, puntenboek, …
    2. PLC (Professional Learning Community): een personeelsteam, bv. een vakwerkgroep. T.o.v. het voorgaande zal je bv. geen opdrachten/taken/oefeningen (kunnen) toekennen aan je collega’s.

Om voor iedereen duidelijkheid te scheppen is goede naamgeving belangrijk. Er zijn onderstaande schoolafspraken (tip: bekijk ons overzicht van alle afkortingen).

  • KT = KlasTeam = Samenwerken leerkracht – leerlingen
    • Schooljaar(afgekort)-KT-LEERJAAR + CAMPUSLETTER-VAKCODE AANTAL LESUREN
    • Vb. 18/19-KT-3H-ENG3
    • 18/19-klasteam-3e jaar op campus Harelbeke-Engels, 3 lesuren
    • Moet omwille van de doorlichting worden gearchiveerd op het einde van een schooljaar.
  • PT = PersoneelsTeam = Samenwerken personeel onderling
    • Campusletter-PT-Titel
    • Vb. K3-PT-VWG Engels
      Campus Kaai, 3e graad-personeelsteam-vakwerkgroep Engels
    • Vb. E-PT-Voorbereiding infodag
      Campus Engineering-personeelsteam-voorbereiding infodag
    • Vb. A2-PT-VWG Frans
      Campusoverstijgend, 2e graad-personeelsteam-vakwerkgroep Frans
    • Wordt overheen meerdere schooljaren gebruikt.

Je hebt een situatie die niet hierboven past? Geef een seintje aan ict.centraal (bv. samenwerken met externen).

Toevoegen teamleden

Bij de leden die je kan toevoegen zijn er twee rollen:

  • Eigenaar: deze kan het team volledig beheren (extra leden toevoegen, overal lees- en schrijfrecht, …). Een collega die je als docent toevoegt wordt mede-eigenaar, te vergelijken met een co-leerkracht op Smartschool.
  • Leden: deze hebben zoveel rechten niet. Leerlingen voeg je toe als lid. Gebruik de klasgroep in de vorm “klasgroep X-YYYY“.

Deze klasgroepen worden (nog) niet automatisch bijgewerkt en bevatten de situatie van 01/09! Klaswijzigingen na deze datum moet je zelf doorvoeren. Nieuwe leerlingen toevoegen of bestaande verwijderen doe je met onderstaande twee stappen.

  • Navigeer naar het klasteam waar je de leerlingen wilt toevoegen/verwijderen. Selecteer ‘Meer opties‘ (via ...) > ‘Team beheren‘.
  • Op het tabblad Leden kan je nu de eigenaren (co-leerkrachten) en leden en gasten (leerlingen) bewerken. Klik op het kruisje om een bestaand lid te verwijderen. Kies ‘Lid toevoegen’ wanneer een nieuwe leerling toegang moet krijgen.

Kanalen

Een belangrijk concept is dat een team bestaat uit één of meerdere kanalen. Als je net een team hebt aangemaakt wordt het kanaal ‘Algemeen’ altijd aangemaakt. Als je je de eerste stappen met Teams zet, is dat al voldoende om te weten.

Maar neem bv. de vakwerkgroep informatica, waar iedereen die dit vak geeft opgenomen is. Hoe kan je nu samenwerken met de volledige groep, maar ook apart per graad? Hiervoor maak je binnen het team extra kanalen aan. Vervolgens kan je per kanaal apart communiceren (of apart bestanden plaatsen, of een kanaal wel of niet volgen, …).

Een personeelsteam met drie kanalen.

Ieder lid van het team kan alles zien in alle kanalen. Als je dat niet wil kan je een privékanaal maken, waarbij alleen eigenaren of leden van dit kanaal toegang hebben.

Om als eigenaar aan de slag te gaan met extra kanalen, verwijzen we naar de Microsoft-help.

De tabs

Per kanaal zijn er functies in de vorm van tabs voorzien. Denk aan communicatie met jouw leerlingen/collega’s, bestanden die je ze wil bezorgen, opdrachten die je wil geven. Hieronder zie je van het klasteam ‘20/21-KT-3K-INF4-3H‘ het kanaal ‘Algemeen‘, waarbij de functies van dit kanaal zichtbaar zijn als tab. De tab ‘Posts‘ is actief.

In wat volgt gaan de dieper in op de mogelijke functies/tabs.

Posts

Communicatie is belangrijk bij Teams. De tab ‘Posts’ kan je gebruiken om nieuws te posten voor het team, gesprekken te voeren met teamleden, … Je kan het vergelijken met een combinatie van vaknieuws, meldingen en het forum op Smartschool. Meer uitleg over de tab Posts vind je in het artikel “Communiceren in Teams“.

Bestanden

In de tab bestanden kan je mappen en bestanden plaatsen, zodat je kan samenwerken. Gedaan met het doormailen van bestanden, met de vraag om een verslag verder aan te vullen. Dat vlot kunnen aanpassen van bestanden is heel handig bij een personeelsteam…

… maar bij een klasteam wil je niet dat leerlingen alles kunnen aanpassen. Denk bv. aan een handleiding, een presentatie,… Daarvoor wordt in een klasteam altijd automatisch een map ‘Lesmateriaal’ aangemaakt. Leden (bv. leerlingen) hebben hier enkel leesrecht, eigenaars (bv. leerkrachten) hebben lees- en schrijfrecht. Bij een klasteam voor geschiedenis zou er onder Bestanden bv. het volgende te zien kunnen zijn:

  • Lesmateriaal (met de digitale cursus en presentaties van de leerkracht)
    • Klassieke oudheid
    • Middeleeuwen
    • leerstof proefwerk.docx
  • actuataak.docx (als leerkracht maak je een lijst met datums en leerlingen en ze plaatsen daar dan een link naar de actualiteit die het heeft over geschiedenis)

Twee wist-je-datjes:

  • Bij Teams kan je op álle soorten bestanden feedback geven door een gesprek te starten (zie “Communiceren in Teams“). Voordeel van deze optie? Je gesprek blijft gelinkt aan het bestand en verschijnt ook bij Posts. Iedereen binnen het team kan eenvoudig deelnemen aan het gesprek.
  • De Bestanden-tab kan je synchroniseren met de OneDrive in Windows Verkenner. Dankzij deze integratie kan je een stukje sneller werken.

Bij Bestanden en/of Lesmateriaal is er (nog?) geen oogje zoals in Smartschool. Hiermee kan je snel zaken (on)zichtbaar zetten voor leerlingen. Met de integratie in Windows Verkenner kan je wel snel zaken kopiëren en plakken, bv. vanuit je OneDrive naar jouw klasteam. 

Class Notebook

Deze ‘Klasnotitieblok’ is de digitale variant van het uitdelen van een papieren cursus, maar dan met véél meer mogelijkheden. Je maakt je eigen digitale cursus en distribueert deze naar de leden (leerlingen) van het team. Vanaf nu hebben ook de leerlingen hun eigen digitaal exemplaar van de cursus.

  • Een stukje theorie? Leerlingen kunnen in hun eigen cursus aantekeningen maken, kleuren, … Ze kunnen ook extra pagina’s toevoegen, bv. om hun eigen samenvatting maken.
  • Een stukje met heel wat multimedia? Integreer audio, video, forms en veel meer in jouw cursus. Het voordeel is dat iedereen vaak binnen zijn ‘Class Notebook’ kan blijven en minder naar site X, Y of Z moet.
  • Een oefening met enkele vragen die leerlingen moeten oplossen? Leerlingen werken in hun eigen exemplaar. Als leerkracht zie je ook wat ze invullen… of inspreken, zeker handig voor talen!
  • Een opdracht dat maar vanaf een bepaald tijdstip mag verschijnen? Bij de volgende kop leer je over “Opdrachten en cijfers”. Je kan hier ook een Klasnotitieblok aan toevoegen.

Voor starters is het Class Notebook misschien net een stap te ver. Maar zodra je de basis van Teams onder de knie hebt, is dit wel een functie die heel wat mogelijkheden biedt. Bekijk deze Sway als je ook een beeld wil van de mogelijkheden.

Opdrachten en cijfers

De uploadzone van Smartschool, maar dan beter. Echt sprake van uploaden is er bij Teams nl. niet echt, want alles wordt op ieder moment gesynchroniseerd. Je hebt dus geen leerlingen die vergeten zijn om te uploaden. Of leerlingen die niet meer weten welke versie de juiste is: die op school, de vaste pc of de laptop? Het verbeteren en geven van feedback is ook een stuk gemakkelijker beter. En leerlingen zien direct hun resultaat in hun puntenboek. Interesse? Lees het artikel “Opdrachten in Teams“.

+tab

Je merkt dat Teams heel wat in zijn mars heeft. Toch nog iets wat je graag zou gebruiken? Dankzij de +-tab zijn er heel wat samenwerkingen met apps zoals Forms, BookWidgets, Kahoot, Quizlet. We bekijken er enkele bij “Uitbreiden van Teams met extra functies!

Hoe geef ik …

Een individuele taak

Dat kan via de tab ‘Opdrachten’ (zie hoger).

Groepswerk

Hier zijn enkele mogelijkheden. De beste oplossing hangt af van hoe je het zelf ziet.

  • De leerlingen laat je vrij in hun aanpak. Het nadeel is dat je niet weet of ze dit efficiënt doen. Zo is het doorsturen van de verschillende versies naar elkaar dat zeker niet.
  • Je gebruikt de tab ‘Bestanden‘ om extra submappen aan te maken. Zolang dit buiten de map ‘Lesmateriaal’ is, hebben leerlingen hier schrijfrecht. Het is wel zo dat groepen onderling bij elkaar kunnen kijken én zaken aanpassen. Om het eerdere voorbeeld te herhalen, bv.:
    • Lesmateriaal (alleen lezen voor leerlingen)
    • Trimestertaak (buiten Lesmateriaal, dus lln hebben schrijfrecht!!)
      • Groep 1 (leerlingen bewaren hier hun documenten per groep)
      • Groep X (idem voor de andere groepen)
      • verdeling onderwerpen.docx (als leerkracht plaats je in dit document een lijst van verschillende onderwerpen en de leerlingen plaatsen hun naam bij een onderwerp dat nog vrij is)
  • Je maakt een extra kanaal aan per groep. Het voordeel is dat ze per groep een eigen tab ‘Posts’ en een tab ‘Bestanden’ hebben. Zo kan je niet alleen het product opvolgen, maar ook het proces. Als het privé-kanalen zijn, dan kunnen ze niet zomaar bij elkaar kijken.

Digitaal cursusmateriaal

Bij papieren cursussen/boeken deel je deze uit en is het aan de leerlingen om deze bij te houden. Als er een oefening in het werkboek staat en je wil deze verbeteren, dan moet je deze invragen. De digitale variant is het plaatsen van jouw cursus bij Bestanden > Lesmateriaal. Het is aan de leerling om hier eventueel een kopie van te nemen. Maar je voelt aan dat dit efficiënter kan.

  • Als het bv. gaat om een hoofdstuk van jouw cursus in Word, dan kan je deze via de tab Opdrachten bezorgen aan de leerlingen. De leerlingen hebben hun eigen versie en jij kan op ieder moment kijken wat ze daarmee doen. Het nadeel is dat de cursus zo versnipperd staat over meerdere opdrachten.
  • De methode met de meeste mogelijkheden (maar daardoor een wat steilere leercurve) is ‘Class Notebook’ (zie hoger).

Een vak bij een nieuw schooljaar

Op het einde van een schooljaar is jouw team gearchiveerd. Maar bij een nieuw schooljaar moet je niet vanaf nul beginnen. Heel wat zaken kan je vanuit een bestaand team halen, ook uit een gearchiveerd team. Zo kan je bv. een opdracht uit een ander team halen.

Updates

Het artikel wordt bijgewerkt om het zo duidelijk als mogelijk te maken. Hieronder staan kort de wijzigingen vermeld.

  • 23 okt ’20 (MAC): Een item ‘hoe geef ik’, vertrekkende vanuit de vraag van lkrs, eerder dan vanuit de functionaliteit van Teams.
  • 18 okt ’20 (MAC): FAQ over groepswerk staat nu bij bestanden, omdat er daar al sprake was over groepswerk.

Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.:

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf de archiefmodus aanzetten. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden. Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Ga naar Teams
  • Zoek het tandwieltje, zodat je kan klikken op ‘Teams beheren‘.
  • Per team kan je via ‘Meer opties’ (zie ...) kiezen voor Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst en opdrachten.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? Zorg dan zelf dat je de noodzakelijke info archiveert. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

Schermopnames met Stream

Om een schermopname te maken bestaan heel wat tools. Maar veel van deze oplossingen vereisen een extra installatie of een betaalde licentie. Office 365 biedt daar gelukkig een eenvoudige oplossing voor.

Office 365: Microsoft Stream - MCC Automatisering

Met Microsoft Stream kan je eenvoudig schermopnames maken en delen met leerlingen of collega’s.

(De opnames die je kan maken met Stream zijn beperkt tot 15 minuten. Nood aan een langere opname dan kan je gebruik maken van ShareX.)

Snel aan de slag?

  • In de volgende stap kan je met de icoontjes linksonderaan kiezen of de camera/microfoon tijdens de opname gebruikt wordt.
  • Selecteer als laatste wat opgenomen moet worden (volledig scherm / app-venster of een browsertabblad)
  • Klik op Delen om de opname te starten. (Je ziet een aftelklokje zodat je op een goede manier kan starten.)
  • Eénmaal klaar ga je terug naar je browservenster om de opname te stoppen. Nu kan je je opname controleren, naam en beschrijving instellen en uploaden naar Stream.
Standaard kan iedereen binnen Guldensporencollege de opnamen bekijken. Wil je dit niet? Zet dan het vinkje zeker uit!

Nu je opname beschikbaar is op Stream kan je deze delen met klassen en collega’s.

Wil je kort deze functie in actie zien? In onderstaande video wordt in een tweetal minuten getoond hoe je eenvoudig schermopnames maakt.