Office 365

We bespreken kort de mogelijkheden van Office 365. Log hiervoor in (we hebben de beste ervaring met Chrome*) via office.com (zie logingegevens). Daarna zie je onderstaande intropagina met o.a. Outlook, OneDrive, Office, Teams, Forms en Stream.

Het kan dat de iconen na inloggen ook staan in een linkerbalk. Rechtsboven heb je de knop om Office te installeren.

* Firefox heeft op moment van schrijven soms problemen met video en ook Safari heeft problemen.

Outlook, om te mailen

Deze hoeft geen verdere uitleg. Vergeet niet om je handtekening in te stellen. Zo’n Guldensporencollege-banner onderaan je e-mail maakt het dat tikkeltje professioneler. Reminder: voor alle communicatie tussen personeel en externen gebruiken we e-mail. Communicatie tussen school – leerlingen/ouders loopt via Smartschool.

OneDrive, voor cloudopslag

Mogelijks ken en gebruik je Google Drive of DropBox? OneDrive doet hetzelfde, maar is geïntegreerd in onze schoolomgeving. En het is een goede vervanging van het meesleuren van usb-sticks, omdat je eenvoudig bestanden kan synchroniseren op de eigen computer en deze overal online kan raadplegen en bewerken. Een introductiefilmpje:

Meer uitleg staat in het Smartschoolvak ‘Onderzoeksgps‘ > Documenten > inf 2egraad+richtlijnen pres.pdf.

Office, voor kantoorwerk

Ook online kan je werken met Word, Excel en PowerPoint. Liever de desktoptoepassingen, waaronder Access? Rechtsboven vind je de knop ‘Office installeren’ (zie schermafdruk bovenaan deze pagina), waarmee je de ‘Office 365 ProPlus’-apps op jouw computer kan installeren. Je kan Office 365 op maximum 5 toestellen installeren. Voor leerlingen en personeel van het Guldensporencollege is dit gratis.

Teams, om samen te werken

Dit lijkt het best op een Smartschoolvak, maar met extra’s. Wil je er mee aan de slag? Zie ‘Starten met Teams‘.

Forms, om formulieren te maken

Net als Google heeft ook Microsoft zijn eigen Forms, opnieuw geïntegreerd met de schoolomgeving. Je kan het gebruiken om online enquêtes of toetsen af te nemen.

Stream, om video’s te delen

Stream is de YouTube van Microsoft, maar opnieuw mooi geïntegreerd met de schoolomgeving. Leer hoe je hiermee een video kan delen.

Video bewerken

In het artikel ‘beeld opnemen‘ kon je al leren hoe je een video kan maken (bv. een PowerPoint exporteren als video of een screencast opnemen). Maar wat als je meer wil?

  • Bv. een video waarvan de bestandsgrootte te groot is om vlot door te sturen/te uploaden: die wil je verkleinen. Dit kan met VLC Media Player.
  • Bv. een video waarvan de rotatie verkeerd is, omdat die is opgenomen met een smartphone of tablet. Dit kan ook met VLC.
  • Bv. video’s aan elkaar ‘mixen’? Of net een deeltje wegknippen? Of het toevoegen van een soundtrack? Dit kan met OpenShot.

Eens die is bewerkt, kan je deze delen, maar eerst moeten we toch even de aandacht vestigen op het auteursrecht.

Auteursrecht

Gelukkig is het auteursrecht voor het onderwijs iets soepeler, maar het is niet je alles zomaar mag overnemen. Het kan veiliger zijn om direct te zorgen dat het auteursrecht sowieso ok is:

  • Voor muziek(effecten) kan je bv. het Free Music Archive, SoundsCreate of ZapSplat gebruiken. Nog tips? Laat het weten aan je lokale ict-coördinatoren.
  • Voor Google-Afbeeldingen kan je via Tools de Gebruikersrechten kiezen: gelabeld voor al of niet-commercieel hergebruik en al of niet met aanpassing

Opgelet, als iets royalty free is, is er soms toch nog een naamsvermelding nodig! Creative Commons is alvast een populaire licentie.

VLC

VLC Media Player is vooral bekend om heel wat videoformaten probleemloos af te spelen en dat is de reden dat het op alle schoolpc’s staat. Maar het kan ook video’s verkleinen in bestandsgrootte of ze roteren. Uiteraard moet VLC eerst gedownload en geïnstalleerd zijn. Open ook het videbestand.

Om de bestandsgrootte te verkleinen gebruiken we de stappen van deze handleiding:

  1. In de menubalk: Media > Converteren/opslaan… (Ctrl + R).
  2. Voeg het videobestand toe via de knop ‘Toevoegen…’.
  3. Klik onderaan op de knop ‘Converteren/opslaan’.
  4. Kies bij ‘Profiel’ bv. ‘Video for MPEG4 720p TV/device’.
  5. Kies een plaats voor het doelbestand, bv. ‘video-kleiner.mp4’
  6. Klik op de Start-knop en heb wat geduld…

Om video’s te roteren, omdat ze bv. “verkeerd” opgenomen zijn met tablet of smartphone kan je deze handleiding volgen. Via de menubalk > Extra > Effecten en filters > tab Video-effecten > tab Geometrie kan je zo filmpjes transformeren/roteren. In de handleiding wordt ook uitgelegd hoe je dit permanent kan maken.

OpenShot

OpenShot Video Editor is een gratis, open source programma voor het bewerken van video’s. Het zal bij nieuwe installaties op schoolpc’s worden meegeïnstalleerd. Als inleiding zal onderstaande video interessant zijn en kan je de gebruikershandleiding raadplegen. Als je er al meer vertrouwd mee bent, dan vind je door de geavanceerde weergave extra’s (Menubalk > Weergave > Weergaven).

Video delen

We gaan ervan uit dat je zelf een video hebt opgenomen en/of bewerkt. Of misschien heb je via onderstaande methode een interessante video gevonden op YouTube (tip: via de Tools-knop kan je specifieker zoeken) .

Hoe deel je deze met leerlingen? Als het gaat om een videobestand zou je deze kunnen uploaden op Smartschool of delen via OneDrive, maar dit kan lang duren (zowel het uploaden, als het bekijken) en bovendien kan je niet gemakkelijk naar een specifiek tijdstip verwijzen. Er kunnen ook afspeelproblemen zijn.

Het is beter om jouw videobestand te uploaden naar een streamingwebsite. Je kent al o.a. YouTube, maar wij raden Microsoft Stream aan:

  • Het is geïntegreerd binnen Office 365, dus kan ieder personeelslid en leerling ermee aan de slag.
  • Uitgeverijen stoppen werk in het maken van een bordboek, oefeningen, … Dit filmen en voor iedereen op het wereldwijde web ter beschikking stellen betekent dat we met hen in de problemen komen, omwille van auteursrecht. Bij Microsoft Stream heeft enkel het Guldensporencollege toegang.
  • Je kan Microsoft Stream nog fijnmaziger instellen door specifieke leerlingen(groepen) toegang geven, bv. een uitgewerkte oplossing van een huistaak die de ene lesgroep wel al mag zien, maar de andere (nog) niet. Leerlingen die recht hebben om bv. het bordboek in jouw filmpje te bekijken kan je toegang geven, andere niet.
  • Dezelfde machtigingen/rechten kan je gebruiken in het delen met de vakwerkgroep, waarbij je ze eventueel ook eigenaarschap geeft op jouw video.
  • Betrouwbaarder, omdat we bij andere partijen een grotere kans hebben dat voorwaarden plots wijzigen en/of video’s offline genomen worden.

In wat volgt bespreken we hoe je een eigen videobestand kan krijgen in Microsoft Stream . Vervolgens bespreken we hoe je media (YouTube, Vimeo, Stream, …) professioneel deelt binnen Smartschool, PowerPoint en OneNote.

Stream

Log in op portal.office.com en klik op Stream (eventueel moet je dit nog zoeken binnen ‘Alle apps’).

Leonie legt hieronder kort uit wat Stream is, maar ook binnen jouw eigen Streams-omgeving staan introductiefilmpjes (zie onderstaande schermafdruk):

We overlopen kort enkele extra mogelijkheden van Stream:

  • Je kan een video die te lang is, bijknippen (…-menu > Video knippen).
  • Bij gebruik in een flipped classroom wil je kunnen controleren als ze het wel bekeken hebben en/of als ze het wel snappen. Op zelfgekozen tijdstippen kan je er een Microsoft Form aan koppelen. Deze verschijnt dan automatisch op dat moment bij het publiek.
  • Bij de Delen-knop…
    • … kan je een link maken om te verwijzen naar een specifiek tijdstip van de video.
    • … kan je vinden hoe je de video kan insluiten voor gebruik in een website, OneNote for Classroom, … Overal waar je in Office365 het Stream-icoon ziet kan je trouwens ook een video toevoegen.
  • Bij het …-menu kan je de videodetails bewerken…
    • … om bv. de machtigingen in te stellen: wie is (mede-)eigenaar, wie mag kijken? Via de keuzelijst bij ‘Delen met’ kan je delen met ‘Mijn groepen’ (zoals jouw Teams), ‘Kanalen’ of ‘Personen’. Begin met de eerste karakters te typen in het tekstvak en er wordt vanzelf aangevuld; Op het moment van schrijven kunnen de bestaande distributielijsten helaas niet gebruikt worden.
      Hieronder heeft Mattias de film geüpload op Stream (en is hij dus eigenaar). Daarna heeft hij via ‘Mijn groepen’ zijn Team ’19/20-KT-5K-C…’ toegevoegd zodat de leerlingen deze film kunnen bekijken. Hij heeft ook Sam via ‘Personen’ als eigenaar toegevoegd. Daar Sam mede-eigenaar is, kan hij op zijn beurt zijn team toevoegen. Het vinkje bovenaan staat uit, dus kunnen anderen deze film niet bekijken.

    • … om bv. aan te geven of er opmerkingen onder de video gegeven mogen worden.
  • Bij een nieuwe/verbeterde video kan je de oude vervangen, waarbij alle bestaande links blijven werken.

Insluiten

Voor het delen van een stream (YouTube, Vimeo, Stream , …) kan je uiteraard gewoon een link gebruiken. maar bij het maken van een cursus bevordert het insluiten (embedden) de duidelijkheid. We bekijken de mogelijkheden van Smartschool, PowerPoint en OneNote.

Smartschool

Op verschillende plaatsen in Smartschool (Berichten, Documenten, …) kan je deze media invoegen. Hieronder een samenvatting van de mogelijkheden, waarbij de Smartschoolhelp nog meer info geeft.

Om een Microsoft Stream in te voegen moet je eerst naar de gewenste video gaan via portal.office.com. Linksonder de video klik je op . Bij het venster dat je krijgt, kies je onderstaande tab ‘Insluiten’. Kies de gewenste videogrootte en vink de gewenste opties aan. Dat de video vanaf een bepaald tijdstip moet beginnen kan heel interessant zijn.

Klik aan de rechterkant op kopiëren en keer terug naar Smartschool. Daar ga je naar Media > Media en kies je de tab insluiten. Met ctrl + v kan je de code plakken. Daarna klik je op ‘Oké’.

Als het publiek onderstaand venster krijgt, dan kunnen ze aanmelden met hun Office365-account. Als er meerdere video’s zijn, is éénmaal aanmelden voldoende.

PowerPoint

Via de tab Invoegen > groep Media > Video > Onlinevideo kan je ook een video insluiten van Stream, YouTube, …

We raden sterk af om te kiezen voor ‘Video op mijn pc’, omdat ofwel de koppeling naar jouw computer ligt (en niet beschikbaar is op deze van de leerlingen), ofwel het PowerPoint-bestand veel te groot wordt.

OneNote

Voor het insluiten van een video (Stream, YouTube, …) met OneNote for Classroom kan het nog niet online. Via de OneNote app voor Windows 10 vind je het onder de tab Invoegen > Onlinevideo.

Via OneNote 2016 vind je het ook onder de tab Invoegen > groep Media > Onlinevideo. Met de classroom plugin heb je trouwens nog extra mogelijkheden.