Communiceren in Teams

In team werken, betekent o.a. ‘communiceren’. Daarvoor bestaan al wandelgangen, smartphones, e-mails en Smartschool. Maar ook Teams (als onderdeel van Office 365) biedt enkele interessante mogelijkheden…

Tekst

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via zijn Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon dan op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast). Hieronder een voorbeeld, waarbij @stev en de tab-toets werden gebruikt.

Voor (tekst)communicatie met leerlingen (en ouders) is de officiële afspraak dat we Smartschool gebruiken. Zo hebben ze één plaats die ze in de gaten moeten houden. Deze uitleg over (tekst)communicatie is dus vooral interessant voor het personeel én voor leerlingen die samen met anderen in een klasteam aan de slag gaan.

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder Team in de bovenste, horizontale balk. Net zoals klassieke e-mail gebruik je dit om te overleggen. Het voordeel van een Team is dat zaken gecentraliseerd zijn per team (bv. jouw vakken, de VWG wiskunde, de VWG wetenschappen) en dat iedereen beslist wanneer/wat te bekijken. Gesprekken zijn zichtbaar voor iedereen die lid is van het team.

Soms verschijnen twee plaatsen waar je kan typen, wat verwarrend kan zijn. De bovenste balk ‘Beantwoorden’ gebruik je om op een bestaande post (thread/draadje) te antwoorden. De onderste ‘Start een nieuw gesprek’, als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje). Let op de donkergrijze schuifbalk aan de rechterkant: als die te hoog staat zie je de bovenste ‘Beantwoorden’ niet en start je een nieuw gesprek, terwijl je misschien op iemand wil antwoorden.

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’: bij een team voor leerlingen zal je bestanden in de map Lesmateriaal plaatsen (waar de leerlingen enkel leesrecht hebben), bij een team onder collega’s is die map afwezig. Eigen mapjes aanmaken kan uiteraard ook.

Bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Klik op een bestand binnen Teams en zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Chat met tekst

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), links van de balk “Zoek of typ een opdracht”. Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen”.

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Audio en video

Voor het starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over het deelnemen aan zo’n gesprek en wat al die knopjes betekenen.

Deelnemen aan een les/vergadering

Er zijn drie mogelijkheden voor deelnemers (leerlingen of collega’s):

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Ze klikken erop en klikken vervolgens op deelnemen.
  • Elk gaat naar hun eigen Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…), zoekt de vergadering, klikt erop en klikt vervolgens op deelnemen.
  • Een ingeplande vergadering stuurt ook automatisch een e-mail, waardoor je met een klik eenvoudig kan deelnemen.
    Stuur je zelf ook nog graag een bericht? Als initiatiefnemer ga je naar jouw eigen Teams-agenda en je klikt op de vergadering. Je merkt onderaan dat automatisch ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ is toegevoegd. Dit is een link die je naar leerlingen/collega’s kan sturen. Na klikken krijgen ze onderstaand venster, waarbij men kan deelnemen met de Microsoft Teams App (als deze geïnstalleerd is) of via het web.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder, onderaan dit artikel.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te beëindigen.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.
  • Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Systeemaudio delen: bv. interessant dat als je een filmpje toont, de andere deelnemers ook deze audio horen en niet enkel jouw microfoon.
  • Bureaublad: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…).
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen.
  • PowerPoint: als je een presentatie wil delen. Als de gewenste presentatie er niet tussen staat, dan kan je browsen naar een andere locatie.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.

3 gedachten over “Communiceren in Teams”

Reacties zijn gesloten.