Communiceren in Teams

In team werken, betekent o.a. ‘communiceren’. Daarvoor bestaan al wandelgangen, smartphones, e-mails en Smartschool. Maar ook Teams (als onderdeel van Office 365) biedt enkele interessante mogelijkheden…

Tekst

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via het Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast).

Hieronder een voorbeeld, waarbij je de aandacht van het team trekt (@team), het kanaal (@kanaal) en een persoon. Je kan gebruikmaken van tab-completion, waarbij @stev en de tab-toets de rest aanvult. Gebruik met mate: zo is een @team én een @kanaal een beetje aandachttrekkerij… 📣🛑😉.

Teams-atVermelding

Voor (tekst)communicatie met leerlingen (en ouders) is de officiële afspraak dat we Smartschool gebruiken. Zo hebben ze één plaats die ze in de gaten moeten houden. Deze uitleg over (tekst)communicatie is dus vooral interessant voor het personeel én voor leerlingen die samen met anderen in een klasteam aan de slag gaan.

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder Team in de bovenste, horizontale balk. Net zoals klassieke e-mail gebruik je dit om te communiceren. Het voordeel van een Team is dat zaken gecentraliseerd zijn per team (bv. jouw vakken, de VWG wiskunde, de VWG wetenschappen) en dat iedereen beslist wanneer/wat te bekijken. Gesprekken zijn zichtbaar voor iedereen die lid is van het team. Merk op dat je heel fijnmazig kan werken door aan een Team extra kanalen toe te voegen (sowieso is er al een kanaal ‘Algemeen’). Onder het filmpje zijn enkele (maar niet alle) zaken uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

Er zijn twee plaatsen waar je kan typen:

  • Beantwoorden gebruik je bij een bestaande post (thread/draadje).
  • De knop ‘Nieuw gesprek’ als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje).

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur (bv. een onderwerp) en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Chat met tekst

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), links van de balk “Zoek of typ een opdracht”. Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen”.

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’. De werking is al in een ander artikel uitgelegd. Dit artikel gaat over communiceren. En bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Klik op een bestand binnen Teams en zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Een voorbeeld waar de ‘Gesprek’-knop duidelijker zichtbaar is.

Audio en video

Voor het plannen of starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over het deelnemen aan zo’n gesprek en wat al die knopjes betekenen, hoe je werkt met schermdelen en met een wachtruimte.

Deelnemen aan een les/vergadering

Er zijn drie mogelijkheden voor deelnemers (leerlingen of collega’s):

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Ze klikken erop en klikken vervolgens op deelnemen.
  • Werd de vergadering ingepland in de agenda dan kan je deelnemen via de Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…) of via de Office365-Agenda (eventueel nog toe te voegen in het overzicht van alle Apps).
  • Een e-mail, persoonlijk of automatisch verstuurd, met een link:
    • Op je smartphone kan je enkel deelnemen door het installeren van de Teams-App op Android of iOS.
    • Op pc/laptop kan je als extern persoon eenvoudig deelnemen via de browser, bij voorkeur Chrome: zie onderstaand filmpje. Als leerling of als personeelslid raden we het gebruik van de Teams-App aan.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te beëindigen.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.
  • Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Schermdelen

Je kan (delen van) wat jij ziet op je eigen pc, delen met anderen: PowerPoint, bordboek, websites, tot je volledig scherm. Onder het filmpje is alles ook nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Systeemaudio delen (of ‘Met computergeluid’): bv. interessant dat als je een audiofragment toont, de andere deelnemers ook deze audio horen en niet enkel jouw microfoon. Dit moet je wel aanzetten bij de start van de vergadering/les!
  • Bureaublad: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…). Deelnemers zien dan wel álles wat je zelf ook ziet, bv. een Facebookmelding die via het notificatievenster van Windows toekomt.
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen.
  • PowerPoint: als je een presentatie wil delen. Als de gewenste presentatie er niet tussen staat, dan kan je browsen naar een andere locatie.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.

Wachtruimte

Als je deelneemt aan de vergadering als initiatiefnemer verschijnt de lobby vanzelf van zodra iemand anders ook deelneemt. Klik je op ‘Lobby weergeven’, dan zie je de tweede afbeelding. Via het vinkje laat je de gasten toe in het gesprek.

 

Om je comfortabel te voelen met dit systeem kan je de vergaderlink bezorgen aan een collega, partner, vriend, … Zo kan je het op voorhand eens testen.