Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips. Als je dit artikel van a tot z uitvoert, dan ben je helemaal mee:
Starten doen we met Teams en Smartschool, om daarna nog kort stil te staan bij de schoollaptop en andere platformen die je eventueel gebruikt hebt.
Onderaan het artikel kan je ook enkele best practices vinden om het nieuwe schooljaar proper te starten.
Teams
In augustus worden alle teams automatisch gearchiveerd. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer gewijzigd kan worden.
Gearchiveerde teams kunnen nog steeds geconsulteerd worden. Je kan deze raadplegen via … > Uw teams en kanalen > Gearchiveerd
Belangrijk: na archiveren is het team alleen lezen en kan inhoud niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.
Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen (niet aanbevolen) dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je de puntenlijst en koppeling tussen opdrachten en de leerling.
In een lopend schooljaar verwijder je bij een schoolverlater of klaswissel wel de leerling. Anders zal deze leerling nog opdrachten, communicatie, … krijgen die niet meer van toepassing is.
De leden van een gearchiveerd team verwijderen: … > Uw teams en kanalen > Gearchiveerd> klik op meer opties (…) > Team beheren.
Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.
Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.
Pas op: wijzig je na het archiveren de leden van het team dan wordt het team opnieuw actief. Je dient het dus na het wijzigen zelf opnieuw te archiveren.
Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team (niet aanbevolen) maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan -voor het verwijderen van de leden- een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.
Team herstellen (de-archiveren)
Werd een team gearchiveerd waar je het volgend schooljaar actief verder mee aan de slag gaat? Geen nood, je kan gearchiveerde teams -waar je eigenaar van bent- makkelijk zelf terug activeren (herstellen).
- Open de Teams app en klik via de linker balk door naar Teams.
- Zoek de …
- In de lijstweergave staan de … links boven de teamslijst.
- In de rasterweergave staan de … rechts bovenaan. Opgelet: bij de rasterweergave vind je het tandwiel niet als je al hebt doorgeklikt naar een specifiek team!!
- Klik op de … en kies ‘Uw teams en kanalen’.
- Je krijgt een overzicht van alle teams Actief en Gearchiveerd.
Aan de rechterkant kan je per team via het …-menu (meer opties) kiezen voor ‘Team herstellen‘.
- BELANGRIJK: Daarna staat het herstelde team bij de verborgen teams. Je zet dit opnieuw zichtbaar door te navigeren naar verborgen teams: weer te geven team > … > weergeven.
Eén van je Teams zelf archiveren? Kan ook! … > Uw teams en kanalen > … bij het correcte team > Team Archiveren
Smartschool
Na elk schooljaar wordt dit platform automatisch (Skore, LVS, …) gearchiveerd in een schooljaarback-up. Uit zo’n back-up kunnen we geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
Neem best zelf een een export van je Smartschoolagenda. Handig voor jezelf of voor een collega in een volgend schooljaar.
Laptop
Alles in je persoonlijke OneDrive van school blijft gewoon beschikbaar. Wil je iets archiveren? Dat kan je altijd zelf kopiëren, maar we raden aan om het sowieso ook op OneDrive te laten staan. Met een USB-stick of harde schijf kan nl. altijd iets foutlopen.
Andere platformen gebruikt?
Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? In de meeste gevallen moet je zelf de noodzakelijke info archiveren. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan. Onderaan dit artikel voegen we alvast voor de meest gebruikte platformen wat extra info toe.
Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Zo is deze beschikbaar indien nodig.
- BookWidgets: widgets kan je zelf archiveren. Gearchiveerd werk van leerlingen is standaard niet langer zichtbaar maar kan indien nodig wel opnieuw opgevraagd worden. Meer info hier.
- iDiddit: op schoolniveau bewaren we een kopie van de opdrachten en evaluaties van leerlingen op iDiddit waarvoor je als leerkracht vraagt om deze te bewaren. Als leraar dien je dus zelf aan te geven van welke leerlingen je het dossier wil laten meenemen in de schoolbackup. Meer info over het hoe en wat lees je hier.
- Flip: Inhoud op Flipgrid blijft behouden zolang je account actief is. Wil je zelf een kopie bewaren dan kan dat. Je kan individuele content downloaden of alles in 1 beweging. Meer info hier. Merk op: Flip stopt op 30/9/2024, eventueel downloaden van materiaal moet dus voor deze datum.
- Pelckmans: de methodes zijn geen ‘digitale’ methodes, hiervan is dus geen archief beschikbaar. Je zal, bij een eventuele inspectie, nog steeds de papieren versie moeten indienen.
Andere platformen gebruikt waar je vragen over hebt? Geef ons een seintje en we kijken wat kan/nodig is.
Volgend schooljaar
Zorg dat je volgend schooljaar direct ‘clean’ kan starten:
- OneNote: sluit de notitieblokken die je niet meer nodig hebt. Via office.com > OneNote kan je ze nog steeds raadplegen. Als je ze opnieuw in de desktop app wenst, dan kan je deze eenvoudig opnieuw opnieuw openen.
- Verkenner: heb je enkele mappen gesynchroniseerd onder ‘het torentje 🏢’ binnen Verkenner en je hebt ze volgend schooljaar niet meer nodig? Koppel ze los, zoals 🎬 hier getoond (via de witte balk kan je doorspringen naar ‘ontkoppelen’).
- Verkenner: maak een mapje voor volgend schooljaar onder ‘het wolkje ☁️’ van je persoonlijke schoolOneDrive.
Een gedachte over “Digitaal einde van een schooljaar”
Reacties zijn gesloten.