Mailadressen ouder1/ouder2: fouten, wijzigingen of een extra adres

Ouders zijn bereikbaar via e-mail. Dat is handig, maar … Soms ontbreekt een adres, is een adres foutief of moet een adres gewijzigd worden.

Als leraar ben je vaak de eerste die hiervan op de hoogte is. Maar hoe zorg je dat e-mailadressen van ouders aangepast of toegevoegd worden?

Dat is eenvoudig. We overlopen kort de verschillende scenario’s.

  • Extra adres: geef het nieuwe adres en de naam van de leerling door aan leerlingenadministratie. Zodra dit toegevoegd is, zal enige tijd later het nieuwe adres automatisch zichtbaar worden in het adresboek. Per leerling kunnen twee e-mailadressen toegevoegd worden.
  • Foutief adres: je stuurt een mail naar de ouder(s) van een leerling of naar de ouders van een klasgroep en je krijgt een foutmelding terug? Stuur de fout door naar de leerlingenadministratie. Leerlingenadministratie neemt contact op met de ouders en voert de nodige correcties uit. Enige tijd later zal het correcte adres gebruikt worden in het adresboek.
  • Wijziging adres: een ouder laat weten dat zijn of haar adres gewijzigd moet worden? Stuur de info (nieuw adres en naam van de leerling) door naar de leerlingenadministratie. De info wordt gewijzigd en enige tijd later zal het correcte adres gebruikt worden in het adresboek.

Onzichtbaar geplaatst Smartschoolvak consulteren

Vanaf schooljaar 22-23 gaan we met leerlingen in jaarteams aan de slag. Smartschoolvakken kan je enkel nog consulteren zodat inhoud eventueel nog gedownload kan worden.

Vakken op Smartschool worden niet meer gebruikt. Dit is zo voor alle vakken: vakken met leerlingen, vak voor de vakgroepwerking, …

Vakken die je vroeger aangemaakt had blijven nog beschikbaar tot 01/2023 om data over te zetten. Nieuwe vakken aanmaken of aan bestaande vakken leerlingen toevoegen is niet langer mogelijk.

Hoe?

Op Smartschool staan alle vakken vanaf nu verborgen. Wil je een vak consulteren dan moet je dit eerst opnieuw zichtbaar plaatsen. Ga daarvoor naar vakkenbeheer.

Klik daarna op zichtbaar maken. Voor je verdergaat controleer je eerst de toegangsrechten van dit vak en verwijder je indien nodig de leerlingen. (Pennetje > Wij zijn de deelnemers van dit vak.)

Daarna is je vak beschikbaar en kan je wat nodig is downloaden of kopiëren. Klaar? Plaats je vak zelf opnieuw onzichtbaar via vakkenbeheer.

En wat met de doorlichting na 01/2023? Geen zorgen! Er wordt op Smartschool een back-up genomen en op vraag kunnen vorige schooljaren steeds opnieuw beschikbaar gemaakt worden. Je hoeft hiervoor dus zelf niks te doen.

De campusagenda

De campusagenda toont wat er allemaal gepland wordt op de campus. Je kan de campusagenda ook toevoegen in je persoonlijke Outlook. Zo blijf je makkelijk op de hoogte.

Net zoals we met leerlingen aan de slag gaan op Teams gebruiken we Teams ook voor de administratieve kant van onze job. Weekberichten, alle ondersteunende bestanden, de campusagenda en meer. Je vindt het allemaal terug in het campusteam.

De campusteams. Heb je een opdracht op verschillende campussen dan zie je meerdere campusteams.

De campusagenda kan je op verschillende manier gebruiken.

  • Teams: navigeer naar het campusteam. Klik door naar het kanaal algemeen. Bovenaan vind je de tab campusagenda. Open deze en je krijgt -zodra je de gewenste groepsagenda selecteert- binnen Teams de agenda te zien.
Weergave van de campusagenda binnen Teams
  • Outlook online: ga naar Office online, klik door naar Agenda en selecteer de gewenste campusagenda bij groepen.
Voorbeeld selectie campusagenda in de online agenda.
  • Outlook app: start Outlook, ga naar de agenda en selecteer bij Alle groepsagenda’s de gewenste campusagenda.
Voorbeeld waarbij campuskalender Plein en de persoonlijke agenda geselecteerd werd.
  • Mobiel: in de mobiele versie van Outlook kan je ook de campusagenda raadplegen. Start de app, klik door naar de agenda en selecteer bij instellingen de gewenste campusagenda.
Voor Outlook for Android met selectie persoonlijke en campusagenda.

Opdracht op meerdere campussen? Voeg de verschillende agenda’s toe aan Outlook. Zo heb je op 1 plaats alle info.