Digitaal einde van een schooljaar

Net zoals we ons vakje of kluisje leegmaken en onze handboeken opbergen is het belangrijk om ook digitaal een en ander af te ronden. Een aantal zaken gebeuren automatisch en hoef je niet zelf op te volgen, voor andere zaken geven we een aantal richtlijnen en tips.

Smartschool

Sommige zaken gebeuren automatisch in de loop van de zomervakantie, andere zaken kan je zelf doen.

Automatisch

  • …. wordt elk schooljaar ons volledig smartschool-platform (vakken, skore, LVS, …)  gearchiveerd in een schooljaarbackup. Zelf kunnen we hieruit geen info opnieuw beschikbaar stellen (tenzij we betalen). Enkel bij een doorlichting kan dit gratis.
  • … wordt elk Smartschoolvak inactief gezet. Er volgen dan instructies hoe je dit zelf terug actief kan zetten. Na een aangekondigde periode worden alle inactieve vakken definitief gewist in de loop van het eerste trimester.:

Doe je zelf

  • Misschien neem je graag zelf een back-up van je vak en alle inhoud? Dat kan met de archieffunctie.
  • De schoolagenda is heel handig voor jezelf of voor een collega. Neem hiervoor een export.

Netwerk (schoolpc)

Automatisch wordt op heel regelmatige basis een back-up van alle netwerkschijven genomen. Aan jouw persoonlijke P-netwerkschijf wordt niets veranderd. Je hoeft dus niet zelf een back-up te nemen.

Microsoft Teams

Heb je met leerlingen en/of collega’s gewerkt op Teams dan kan ook deze info gearchiveerd worden. Hier gebeurt niets automatisch en moet je zelf de archiefmodus aanzetten. Het archiveren van een team zorgt ervoor dat info niet meer kan gewijzigd worden. Dus…

  • … zal je een personeelsteams (PT, zoals vakwerkgroepen) wellicht niet archiveren, omdat je deze het schooljaar erop opnieuw zal gebruiken.
  • … zal je een klasteam (KT, zoals een vak) wel archiveren, zodat opdrachten, gesprekken, … beschikbaar blijven (maar alleen-lezen worden). Dit wordt hieronder uitgelegd.

Het is vooral belangrijk dat je dit doet voor al je klasteams omdat anders leerlingen in het volgend schooljaar volledige toegang behouden.

Eénmaal een team gearchiveerd is, blijft info -opdrachten, gesprekken- beschikbaar, maar kan je deze niet meer wijzigen.

Archiveren van een (klas)team doe je zelf:

  • Ga naar Teams
  • Zoek het tandwieltje, zodat je kan klikken op ‘Teams beheren‘.
  • Per team kan je via ‘Meer opties’ (zie ...) kiezen voor Team archiveren.
  • Kies er steeds voor om de gekoppelde Sharepoint-site alleen lezen te maken en bevestig met Archiveren.
  • Daarna staat dit team niet meer bij de actieve teams, maar bij de gearchiveerde:

Belangrijk: op dit moment is dit team alleen lezen en kan dit niet langer gewijzigd worden. Alle oorspronkelijke leden (leerlingen, collega’s) hebben nog steeds toegang.

Verwijder je de leden uit een gearchiveerd team maar wil je je puntenlijst behouden? Neem dan eerst zelf een export naar Excel. Deze optie kan je vinden wanneer je het tabblad Cijfers opent > Exporteren naar Excel.

Wil je de toegang voor leerlingen volledig schrappen dan is het belangrijk dat we de leden van het gearchiveerde team nog aanpassen. Bij het verwijderen van de leden verlies je momenteel wel de puntenlijst en opdrachten.

Leden verwijderen: klik op meer opties (…) > Team beheren.

  • Op het tabblad Leden kan je nu alle huidige leden verwijderen zodat je enkel jezelf als eigenaar ziet staan.

Tip: In Microsoft teams kan je opdrachten gemaakt in een willekeurig team, opnieuw gebruiken, ook wanneer deze afkomstig is van een gearchiveerde klas.

Andere platformen gebruikt?

Doorheen het schooljaar nog andere platformen gebruikt? Zorg dan zelf dat je de noodzakelijke info archiveert. De meeste platformen bieden hiervoor opties aan.

Bewaar deze info in je eigen persoonlijke OneDrive-map. Op die manier is deze steeds beschikbaar indien nodig.

Schermopnames met Stream

Stream is een onderdeel van Office 365 om eenvoudig schermopnames met beeld en geluid te maken én direct te delen met leerlingen en collega’s. Onder de afbeelding leggen we uit hoe je dit kan doen, onderaan het artikel is er ook een video.

Let op: deze opnames zijn beperkt tot 15 minuten. Voor een langere opname of meer mogelijkheden kan je gebruikmaken van ShareX: zie ons overzicht van software voor beeldopnames (PowerPoint, ShareX, …).

Office 365: Microsoft Stream - MCC Automatisering

Snel aan de slag?

  • In de volgende stap kan je met de icoontjes linksonderaan kiezen of de camera/microfoon tijdens de opname gebruikt wordt.
  • Selecteer als laatste wat opgenomen moet worden (volledig scherm / app-venster of een browsertabblad)
  • Klik op Delen om de opname te starten. (Je ziet een aftelklokje zodat je op een goede manier kan starten.)
  • Eénmaal klaar ga je terug naar je browservenster om de opname te stoppen. Nu kan je je opname controleren, naam en beschrijving instellen en uploaden naar Stream.
Standaard kan iedereen binnen Guldensporencollege de opnamen bekijken. Wil je dit niet? Zet dan het vinkje zeker uit!

Nu je opname beschikbaar is op Stream kan je deze delen met klassen en collega’s.

Wil je kort deze functie in actie zien? In onderstaande video wordt in een tweetal minuten getoond hoe je eenvoudig schermopnames maakt.


Opdrachten in Teams (als leerling)

Teams is onderdeel van Office 365 en is een elektronische leeromgeving zoals Smartschool. De leerkracht gaf een opdracht via Teams. Wat nu?

Voer onderstaande stappen uit voor het maken van een opdracht. Onder het filmpje zijn de belangrijkste zaken nog eens uitgeschreven voor wie liever leest, dan kijkt. Via [VID] kan je rechtstreeks naar een stukje van de film kijken.

  1. Aanmelden [VID]
  2. Maken [VID]
  3. Inleveren [VID]
  4. Feedback [VID]
  5. Activiteit

Aanmelden en maken

Voor het gebruik van Teams zijn er twee mogelijkheden:

  • Browser (ook bekend als web-app): surf naar office.com. Je meldt aan met de schoolaccount. Niet alle functies zijn beschikbaar wanneer je op deze manier werkt. Lukt iets niet? Kies dan voor de app.
  • App: download en installeer de app voor pc en/of smartphone.

Eénmaal in Teams merk je aan de linkerkant Activiteit, Chat, Teams, Opdrachten, … Een opdracht kan je vinden via Activiteit, Teams of Opdrachten. In wat volgt kiezen we voor doorklikken naar het correcte team > kanaal Algemeen > tab Opdrachten. Je kan ook de zoekbalk gebruiken om op trefwoord te zoeken naar een opdracht.

Maken

De opdrachtkaart

Hieronder kiezen we voor doorklikken naar het correcte team > kanaal Algemeen > tab Opdrachten. Je kan ook de zoekbalk gebruiken om op trefwoord te zoeken naar een opdracht.

Alle opdrachten worden weergegeven op volgorde van deadline.

Klik op een opdrachtkaart om de details hiervan te bekijken:

Met de knop links van de knop Inleveren gebruik je de insluitende lezer. Verder zegt bovenstaand beeld meer dan duizend woorden, dus beperken we ons tot de belangrijkste opmerkingen: wat zijn de soorten bestanden, hoe werk je het best met Office-documenten en hoe pak je bovenstaande opdracht nu concreet het beste aan?

De soorten bestanden

  • Bij referentiemateriaal vind je bestanden die alleen lezen zijn.
  • Bij ‘Mijn werk’ kan de leerkracht al basisbestanden hebben toegevoegd. Bv. vragen die je moet oplossen, een startbestand in Excel, …
  • Je kan zelf nog ‘Werk toevoegen’ aan ‘Mijn werk’ (beperkt tot 50 MB per bestand en ook in aantal bestanden).

Office-bestanden

Voor Office-bestanden (Word Excel of PowerPoint), dan kan je deze online openen door te klikken op het bestand. Is niet alle opmaak zichtbaar of zijn niet alle functies zichtbaar? Klik op de knop ‘Openen in desktop app’. Deze stap kan je overslaan door in bovenstaande schermafdruk via het …-menu te kiezen voor ‘Openen in Word’. Welke van deze opties je ook kiest: de bestanden worden altijd automatisch met Teams gesynct.

Links de optie om bij het online openen alsnog te openen in de desktop-app. Rechts om rechtstreeks via het …-menu het te openen in Word op de pc. Zowel online als in de desktop app wordt er gesynt. Dat is niet (!) het geval als je kies voor downloaden.

Een concreet voorbeeld

Concreter voor bovenstaande opdracht:

  • De vragen bij ‘vragen klimaatverandering.docx’ kan je online oplossen of je opent het in de desktop app. Dit wordt gesynct.
  • De affiche maken kan niet online binnen Teams. Dit zal je eerst op jouw computer moeten maken, bij voorkeur direct in OneDrive. Klaar? Dan klik je op ‘Werk toevoegen’ en blader je binnen jouw OneDrive naar de juiste bestanden. Als het niet in OneDrive staat, dan kan je linksonder klikken op ‘Uploaden van dit apparaat’. Opgelet: als je later nog een wijziging doet zal je het al geüploade moeten verwijderen en opnieuw toevoegen aan jouw opdracht!
  • Voor de presentatie klik je op ‘Werk toevoegen’ en je kiest voor ‘Nieuw bestand’. Zo kan je rechtstreeks een PowerPoint aan je Teams-opdracht toevoegen. Hét voordeel is dat de laatste versie altijd gekoppeld blijft aan de opdracht.
De mogelijkheden om werk toe te voegen.

Inleveren, inleveren, inleveren!

Je kan een opdracht opslaan om er later verder aan te werken. Maar éénmaal klaar mag je deze niet vergeten in te leveren door rechtsboven in de opdrachtkaart te klikken.

Afhankelijk van de opdracht en het moment van indienen zal je één van volgende meldingen zien:

  • Opnieuw inleveren wanneer je een opdracht bewerkt die je al hebt ingeleverd en werk opnieuw moet verzenden.
  • Te laat inleveren als je de opdracht na de einddatum inlevert, maar de leraar heeft de late inlevering toegestaan of vraagt om opnieuw in te dienen.
  • Niet ingeleverd als de opdracht te laat is en de leraar geen ingeleverde opdrachten meer accepteert. Je kan niet langer een werk inleveren.
  • Inleveren ongedaan maken als je besluit om de opdracht vóór de einddatum te wijzigen. Je moet de functie opnieuw kiezen voor inleveren nadat je de wijzigingen hebt aangebracht.

Feedback

Opdracht bekijken nadat de leerkracht heeft verbeterd? Open opnieuw de opdrachtkaart om schriftelijke feedback apart of in één van jouw documenten te zien. Eventueel kan er ook een rubric of punten zijn. Volg de instructies van de leerkracht: misschien moet er nog een tweede versie ingediend worden.

Tip: via de tab Cijfers heb je een overzicht van álle opdrachten.

Activiteit

Wil je vermijden om heel vaak in alle teams moet gaan kijken of er een nieuwe opdracht is of als een opdracht is verbeterd? Bij de tab ‘Activiteit’ in de linkerbalk van Teams vind je zaken die jouw aandacht verdienen.

Een voorbeeld van een nieuwe opdracht.
Een voorbeeld van een verbeterde opdracht (geretourneerd of assignment returned).