Weg met de strookjes!

Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Meestal werk je met invulstrookjes waar je in vele gevallen vaak vruchteloos strijd levert om die strookjes terug te krijgen. Vanaf nu hoeft die strijd niet meer. Maak kennis met Bookings.

Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.

Werken met Bookings kan bij een eerste kennismaking wat overweldigend lijken, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, zal je merken dat dit goed meevalt en een grote meerwaarde kan zijn. Zit je toch vast? We helpen je graag ‘in het echt’ verder.

Hieronder tonen we stap voor stap hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Uiteraard kan dit niet alleen voor een oudercontact gebruikt worden. Alles waarvoor afspraken gemaakt moeten worden, kunnen vanaf nu automatisch en digitaal.

(Liever hands-on dan een stappenplan? Bekijk het filmpje.)

Concreet: bookings voor een oudercontact.

  • Surf naar https://office.com en klik door naar bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
  • Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
  • Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:

Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.

  • Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
  • Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld de eigen naam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.

Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.

Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)

Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.

Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.

Selecteer ‘Doorgaan’.

Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.

Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.

We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.

Kies ‘Service bewerken’.

Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.

Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).

Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!

Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.

Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.

Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.

Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.

Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.

Je eigen bookingspagina.

Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…

Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.

En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.