Euh, wat? Als klasleraar heb je een aantal momenten waar je leerlingen spreekt of ouders ontvangt. Met invulstrookjes merk je dat zowel het inzamelen als het puzzelen te veel tijd vergt. Met Bookings hoeft dat niet meer!
Microsoft Bookings. Een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren.
Bookings ken je al van onze opscholingen of huur-een-ict’er. Zelf eentje opzetten is bij de eerste keer overweldigend, maar éénmaal de eerste booking gemaakt, merk je de grote meerwaarde en zeker vanaf een tweede gebruik ook de tijdswinst!
Hieronder tonen we je in 5 stappen hoe je je eerste bookingsagenda opzet voor het plannen van een oudercontact. Liever beeld dan tekst? 🎬 Bekijk het filmpje.
- Bookingsagenda maken, bv. voor al je huidige en toekomstige oudercontacten.
- Service toevoegen, bv. het komende oudercontact
- Service beheren, bv. 10 min./ouder, extra info vragen, …
- Bookingslink en -pagina… om te bezorgen aan ouders
- Overzicht… van de automatisch gemaakte puzzel
- FAQ
Dezelfde principes van oudercontact-gepuzzeld-door-bookings kan je toepassen voor alles waarvoor men je kan ‘reserveren’.
Bookingsagenda maken
- Surf naar office.com en klik door naar Bookings. (Zie je Bookings niet direct, klik door naar alle apps. Daar vind je dan de optie Bookings.)
- Is het de eerste maal dat je de module start dan selecteer je links onderaan je scherm ‘Nieuwe Bookings-agenda’.
- Al eerder gewerkt met Bookings? Je kan binnen de eerder gemaakte agenda verderwerken en een bestaande service wijzigen of een nieuwe toevoegen. Extra agenda toevoegen kan ook maar dat doe je enkel in speciale gevallen. Ter illustratie hoe je tussen de eigen agenda’s wisselt of een nieuwe toevoegt:
Sinds kort is er een ‘nieuwe’ versie van Bookings. Dit stappenplan gebruikt de vernieuwde interface. Je kan deze eens je agenda gemaakt is, rechtsboven inschakelen.
- Selecteer de optie ‘volledig opnieuw maken’.
- Doorloop de ‘wizard’ bij het aanmaken van de nieuwe agenda. Als naam kies je bijvoorbeeld bookings naam voornaam zodat je deze agenda later kan hergebruiken. In het voorbeeld gebruiken we als naam Oudercontact december.
Service toevoegen
Voeg de ‘service’ toe die je aan wenst te bieden. Je doet dit door in het vakje ‘Eerste consult’ te hooveren, het pennetje te selecteren en je service een naam te geven. In dit voorbeeld is dit ‘oudercontact Kerst’.
Je beslist hoeveel tijd je per ouder zal voorzien. In dit voorbeeld is dit 10 minuten. (je zet dagen en uren dus best op 0. 😊)
Welke dag is er oudercontact? Met Kerst zal dat op donderdag 23 december zijn. Je kiest hier dus ‘do’. We kunnen wellicht starten van 4PM tot….. Selecteer zelf de uren waartussen je ouders wenst te ontvangen.
Ik heb mezelf ingevuld als diegene die de service aanbiedt. In een latere stap zie je hoe je een cotitularis of een leerlingenbegeleider kan toevoegen. Klik op ‘service bijwerken’.
Selecteer ‘Doorgaan’.
Je nodigt ouders uit. Wie de link naar je boekingspagina krijgt kan een momentje bij jou reserveren. Ik koos hier voor ‘Iedereen’. Kies vervolgens voor ‘Installatie voltooien’.
Je bookingspagina is nu klaar, maar jij bent het nog niet.
Service beheren
We zetten nog even de agenda helemaal op punt. Selecteer ‘Services beheren’.
Kies ‘Service bewerken’.
Je krijgt alle basisinstellingen nog eens te zien. Hier moet je niets aan veranderen. Die keuze heb je reeds gemaakt. Selecteer ‘Beschikbaarheidopties’.
Binnen deze ‘Beschikbaarheidopties’ herbevestig je de looptijd van je oudercontact (in dit voorbeeld 10 minuten).
Bij algemene beschikbaarheid zorg je dat dit ‘niet beschikbaar’ wordt. Bij ‘beschikbaarheid op deze datums’ kun je nu de datum van het oudercontact ingeven, samen met je start – en einduur. Alle andere dagen van de week wijzig je in ‘niet beschikbaar’. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!
Pas op: standaard baseert bookings zich op de beschikbaarheid in de persoonlijke outlook-agenda van de medewerker. Zorg dus dat er op dat moment in de eigen agenda geen afspraken ingevuld zijn.
Je kan bij de reservatie de gebruiker ook extra velden laten invullen. Zo is het handig om de naam van de leerling te vragen of kan je ouders laten aangeven of ze een vakleerkracht, een directielid of een leerlingenbegeleider willen spreken. Gebruik hiervoor de optie bij ‘Aangepaste velden’. Deze kan je terugvinden bij de algemene instellingen van de agenda, niet bij de service zelf.
Om zeker te zijn dat je aangepast velden ook zichtbaar worden in je reserveringspagina ga je nog één keer naar ‘service bewerken’.
Selecteer je aangepaste velden en geef aan of dit vereiste velden zijn of niet. Sla vervolgens je wijzigingen op.
Bookingslink en -pagina
Je bent klaar om je eigen creatie te bewonderen en de link naar de ouders van je leerlingen te verspreiden. Het automatisch inboeken kan beginnen.
Telkens een ouder een ‘slot’ inpikt en reserveert verdwijnt dit uit het aanbod. Het hele systeem werkt op basis van ‘first come – first serve’. Geen gedoe met uitdelen van briefjes, invragen van strookjes. Papierbesparend en éénmaal je een eerste bookingspagina aangemaakt hebt heb je de smaak wel te pakken…
Overzicht
Bij je services kun je aanvinken of je bij elke nieuwe reservatie een mail wenst te ontvangen. Je kiest er zelf voor om deze optie aan of uit te zetten.
En om af te sluiten: wil je een lijstje met al jouw afspraken die dag? Ga in Bookings naar agenda (te vinden in de linkernavigatie). Klik op de desbetreffende dag en kies bovenaan voor afdrukken. In de afdrukopties kan je dag en uur opgeven en aangeven dat je de gedetailleerde agenda wil.
FAQ
Ingestelde tijden anders dan tijden op bookingspagina
Dit komt door een verkeerde tijdzone:
- Ga naar de juiste bookingsagenda.
- Klik in het menu aan de linkerkant op ‘Reserveringspagina’.
- Helemaal onderaan vind je ‘Instellingen voor regio en tijdzone’. Dit kan je openklappen.
- Wijzig de ‘Taal’ naar ‘
Nederlands (België)‘ en de ‘Huidige tijdzone’ naar ‘(UTC +01:00) Brussel, Kopenh...‘ - Vergeet bovenaan niet op ‘Opslaan’ te klikken!
- Open opnieuw de link die je aan de ouders zal bezorgen. Controleer als de juiste tijden zichtbaar zijn.
Twee bevestigingsmails
Dat je twee e-mails ontvangt als iemand een uur reserveert is wat vreemd, maar ergens ook normaal. Het bedrijf (de eigenaar van de bookingsagenda = jij dus) én de medewerker (idd … ook jij) krijgen een bevestiging. Je kan de eerste uitschakelen in de eigenschappen van de service (=het oudercontact).
- Kies voor ‘Service bewerken’.
- Klik in de linkse navigatiebalk op ‘Meldingen’.
- Vink uit: ‘Het bedrijf per e-mail waarschuwen wanneer een reservering wordt gemaakt of gewijzigd’.