Uitbreiden van Teams met extra functies!

Microsoft Teams biedt out-of-the-box al heel wat mogelijkheden om samen met leerlingen en collega’s aan de slag te gaan. Via het toevoegen van apps kan je eenvoudig extra functionaliteit toevoegen. De voordelen?

  • Je blijft binnen Teams, dus 1 platform waar je start en alles organiseert.
  • De schoolaccount van Office365 is voldoende: er is geen nood aan extra registratie (met een account, e-mailadres, wachtwoord, …). Hierdoor voldoen we ook aan de GDPR.

Eerst lichten we toe hoe je zelf een app toevoegt, daarna lijsten we enkele van de meest gebruikte apps op, zoals het vastpinnen van info, teamstatistieken, Flipgrid, Planner, Mindmeister en Quizlet.

Apps toevoegen

Ga naar het kanaal en klik op het +-symbool om een tabblad toe te voegen.

Vervolgens selecteer je de gewenste app.

In de meeste gevallen ben je nu al klaar. Sommige apps bieden bij het toevoegen nog extra opties. In een uitgebreidere uitleg leer je o.a. hoe je apps kan toevoegen voor jou persoonlijk of aan een chat.

Veel gebruikte apps

De meest gebruikte apps houden we hier bij. Zelf ook een tip? Geef zeker een seintje!

Info vastpinnen

Beu om steeds te moeten uitleggen waar info staat? Pin deze vast, zodat deze eenvoudig via een tabblad te bekijken is. Per soort info (Word, pdf, Excel, website, …) is er een aparte app. Enkele voorbeelden:

Een voorbeeld van een vastgepinde website

Teamstatistieken

Wil je zien wie wat precies doet binnen je Team? Net zoals je op Smartschool vakstatistieken kan raadplegen, kan dit op Teams met InSight. Deze module wordt continu aangepast, maar werkt enkel in een klasteam en (nog) niet in een personeelsteam.

Flipgrid

Zoek je een manier waarop deelnemers een video kunnen plaatsen? Bv. voor spreekvaardigheid of om een discussie over een lesonderwerp te starten? Een beetje zoals TikTok dus, maar dan met de nodige controle en op het onderwijs gericht?

Flipgrid is een gratis platform dat in een afgesloten ruimte de deelnemers een video van maximaal 5 minuten laat plaatsen.

Planner

Een moeilijk punt in teamwerk (groepswerk, vakwerkgroep, administratie, …) is het bijhouden van wie, wat, wanneer zál doen en áán het doen is. Er bestaan al aparte tools, maar hoe aparter, hoe minder vaak je deze zal updaten.

Met de Planner-app kan je een takenlijst toevoegen aan één of meerdere kanalen. Gebruikers kunnen taken toevoegen, afvinken en toewijzen aan elkaar. Per taak kan je extra info bijhouden en werken met deadlines.

Aggregated Tasks in Planner and To-Do – buckleyPLANET
Weergave van de takenlijst met verschillende categorieën (buckets).

Mindmeister

Een mindmap helpt bij het leren en wordt dus al in veel lessen gebruikt. Aparte tools zijn vaak onhandig om bv. op school mee te starten en thuis eraan verder te werken. Samenwerken met leerlingen of in een vakwerkgroep wordt helemaal moeilijk. De Mindmeister-integratie met Teams lost deze problemen op.

Quizlet

Een flashkaart of geheugenkaart is een leermiddel met op de ene zijde een vraag of aanwijzing en op de andere zijde het antwoord. Handig bij het leren van talen, kunstwerken, concepten, geschiedkundige datums, formules, …

Quizlet laat je toe om digitale flashcards te maken. Dat kan met tekst of in combinatie met afbeeldingen. Zo kan je deze koppelen aan een omschrijving, om jaartallen van kunstwerken te leren. Naast je eigen quizlets kan je gebruikmaken van bestaande.

Quizlet

Microsoft Forms

Microsoft Forms (onderdeel van Office 365) kennen de meeste als de perfecte tool om online een enquête af te nemen. Wat niet iedereen weet is dat het met deze tool ook mogelijk is om eenvoudig een toets af te nemen bij leerlingen. Als bonus kan je ook automatisch feedback en punten geven.

Hoe maak je snel een quiz?

Een test (of quiz zoals Microsoft het noemt) maak je in enkele eenvoudige stappen:

Nieuwe toetsformulier maken

Details en een korte video bekijk je hier.

Microsoft Forms biedt verschillende types vragen:

vraagtypes
  • Open vragen: Hierbij kan je aangeven of er een kort of lang antwoord kan ingegeven worden. Eventueel kan je wat extra toelichting schrijven bij de vraag. Verwacht je een getal als antwoord, dan kan je de mogelijke antwoorden beperken tot een getal, binnen een bepaalde range.
  • Keuzevragen: Hierbij kan de leerling een of meerdere antwoorden selecteren.
  • Beoordelingsvragen. Hierbij kan de leerling een beoordeling geven, in sterren of een cijfer.
  • Datumvragen. Hierbij kan de leerling een datum aanduiden op een agenda.
  • Classificatievragen. Hierbij kan de leerling de voorgestelde velden verplaatsen of verslepen om ze zo naar wens te schikken.
  • Likert-vragen. Hierbij kan de leerling aangeven in welke mate verschillende zaken van toepassing zijn.
  • Net promotor score. Hierbij kan de leerling aangeven wat de waarschijnlijkheid is dat hij iets zou aanbevelen

(Wil je aan de slag met wiskundige notatie in een quiz? Dat kan ook.)

Een quiz stel je best zo in dat leerlingen verplicht aanmelden met de schoolaccount. Op die manier wordt de naam geregistreerd. Klik hiervoor op de drie puntjes > instellingen. Op deze plaats beslis je ook of je meerdere antwoorden toelaat.

Eénmaal een quiz klaar is, wil je die uiteraard ook delen met de leerlingen. Dat kan door bovenaan te kiezen voor Delen. De getoonde link bezorg je aan de leerling, bijvoorbeeld via een smartschoolbericht of de schoolmail.

Bij de link zelf heb je 2 opties:

  • Alleen personen in mijn organisatie kunnen reageren.
  • Iedereen met de koppeling kan antwoorden.

Best kies je voor de eerste optie (standaard). Op die manier gebruikt de leerling de schoolaccount om aan te melden en wordt de naam geregistreerd.

Zodra één van je leerlingen de quiz invult, ontvang je daarvan een e-mail.

Een quiz kan je ook gebruiken in opdrachten binnen Teams. Een kopie van je quiz wordt dan aan de opdracht gelinkt. Antwoorden opvolgen doe je op deze manier volledig binnen Teams.

Extra mogelijkheden

Naast de verschillende vraagtypes heb je bij een quiz ook nog volgende opties:

  • Deadlines instellen (dag, uur)
  • Vragen in willekeurige volgorde tonen: voor alle vragen of bepaalde vragen uitsluiten (vergrendelen) van willekeurig tonen.
  • Kiezen om na het invullen van de test een aangepaste mail (bedankbericht) te versturen
  • Meldingen versturen bij het invullen van een quiz

Deze opties stel je in door te kiezen voor > instellingen.

Hier kan je de instellingen voor je quiz aanpassen:

Als laatste kan je instellen om de leerlingen automatisch een mail te bezorgen zodra ze de quiz invullen en/of om zelf een mail te ontvangen bij deelname.

En wat met punten en feedback?

Wanneer je online een quiz afneemt kan je de antwoorden automatisch verbeteren en de leerling feedback geven. (Eén uitzondering hierop vormt de open vraag, daar kan Forms uiteraard niet zelf gaan verbeteren. Dit doe je zelf na het indienen.)

Puntenlijst van de quiz downloaden? Klik bij de antwoorden op ‘Openen in Excel’.

Punten instellen

Punten stel je per vraag in. Bij elke vraag geef je aan wat het correcte antwoord is. Daarna verbetert Forms automatisch. Tip: bij het beoordelen heb je steeds de mogelijkheid om de punten bij te sturen. Dit laatste zal je vooral bij open vragen gebruiken.

Feedback geven na het indienen

In een quiz heb je verschillende niveaus van feedback. (Dadelijk na het indienen én na het beoordelen.)

Per vraag, kan getoond worden na het indienen. Dit stel je in bij het opmaken van de quiz. In het voorbeeld zie je onder elk antwoord kort een toelichting.

Deze feedback zien leerlingen na het indienen van de quiz.

Geen resultaten of feedback tonen na het indienen? Schakel dan deze instelling uit:

Feedback geven na manueel beoordelen

Na het indienen kan je zelf nog alle antwoorden beoordelen. Op dit punt kan je opnieuw feedback geven. Kies hiervoor ‘Antwoorden beoordelen’.

Na klikken op ‘Antwoorden beoordelen’ kan je per leerling punten en feedback invoeren. Leerlingen zien deze feedback niet tot je op ‘scores posten’ klikt (zie hieronder).

En hoe zien de leerlingen dit?

De feedback na het beoordelen en definitieve punten zijn pas zichtbaar wanneer je als leerkracht de punten gepost hebt.

Wanneer de leerling nu opnieuw de quiz opent toont Forms de feedback en punten. Hiervoor opent de leerling -na aanmelden op office 365 met de schoolaccount- dezelfde link als bij het invullen van de quiz. (Zonder aanmelden zal de leerling geen resultaten zien.)

Weergave bij de leerling.

Quiz delen met collega’s

Wil je je eigen quiz delen met collega’s zodat ze deze kunnen gebruiken of aanpassen? Dat kan.

Kies bovenaan voor Delen.

Je kan kiezen tussen twee opties:

  • Delen als sjabloon: hiermee krijgt de collega een kopie van je quiz en kan deze aangepast worden zonder dat de eigen versie wijzigt.
  • Delen om samen te werken: hiermee werk je samen aan dezelfde versie van de quiz. Wijzigen van de collega zie je onmiddellijk.

Communiceren in Teams

In team werken, betekent o.a. ‘communiceren’. Daarvoor bestaan al wandelgangen, smartphones, e-mails en Smartschool. Maar ook Teams (als onderdeel van Office 365) biedt enkele interessante mogelijkheden…

Tekst

Via tekst kan je overleggen. Als je hierbij iemands aandacht wil trekken, dan kan je @ gebruiken. Via zijn Activiteiten-overzicht en via e-mail wordt deze persoon dan op de hoogte gebracht (deze standaard kan worden aangepast). Hieronder een voorbeeld, waarbij @stev en de tab-toets werden gebruikt.

Voor (tekst)communicatie met leerlingen (en ouders) is de officiële afspraak dat we Smartschool gebruiken. Zo hebben ze één plaats die ze in de gaten moeten houden. Deze uitleg over (tekst)communicatie is dus vooral interessant voor het personeel én voor leerlingen die samen met anderen in een klasteam aan de slag gaan.

Posts

Teams-tabs

Posts (of gesprekken) vind je in ieder Team in de bovenste, horizontale balk. Net zoals klassieke e-mail gebruik je dit om te overleggen. Het voordeel van een Team is dat zaken gecentraliseerd zijn per team (bv. jouw vakken, de VWG wiskunde, de VWG wetenschappen) en dat iedereen beslist wanneer/wat te bekijken. Gesprekken zijn zichtbaar voor iedereen die lid is van het team.

Soms verschijnen twee plaatsen waar je kan typen, wat verwarrend kan zijn. De bovenste balk ‘Beantwoorden’ gebruik je om op een bestaande post (thread/draadje) te antwoorden. De onderste ‘Start een nieuw gesprek’, als je een volledig nieuw gesprek wilt starten (een nieuw thread/draadje). Let op de donkergrijze schuifbalk aan de rechterkant: als die te hoog staat zie je de bovenste ‘Beantwoorden’ niet en start je een nieuw gesprek, terwijl je misschien op iemand wil antwoorden.

De opties onderaan zijn Opmaken Bijvoegen – Emoji – Giphy – Sticker – Nu vergaderen – Stream – Praise – Berichtextensies en helemaal rechts Verzenden (wat ook kan met de enter-toets). De meest gebruikte zullen normaal de opties in het vet zijn (de emoji’s horen daar misschien ook bij 😁).

De eerste knop (Opmaken) is interessant als je bv. meer structuur en opmaak in jouw bericht wenst te brengen. Hieronder een animated gif die dit illustreert. Hier zal de enter-toets dus een nieuwe alinea starten. Als je een onderwerp toevoegt, zal dit meer opvallen tussen alle andere posts.

Bestanden

Teams-tabs

Rechts van de tab ‘Posts’ heb je de tab ‘Bestanden’: bij een team voor leerlingen zal je bestanden in de map Lesmateriaal plaatsen (waar de leerlingen enkel leesrecht hebben), bij een team onder collega’s is die map afwezig. Eigen mapjes aanmaken kan uiteraard ook.

Bij sommige bestanden moet nog een stevig potje gediscussieerd worden. Bij een Word-bestand kan je werken met opmerkingen. Maar binnen Teams heb je de mogelijkheid om íeder soort bestand van commentaar te voorzien.

Klik op een bestand binnen Teams en zoek rechtsboven naar ‘Gesprek’, ‘Gesprek starten’ of ‘een tekstballonnetje’. Hieronder een voorbeeld bij een pdf, waar er al wat commentaar was voorzien. Iets wat je typt in ‘Gesprek’, wordt ook altijd bij ‘Posts’ gezet. Wordt er gereageerd op dat gesprek dan zie je dat ook verschijnen in het gesprek bij het document.

Het voordeel van deze “gesprekken” is dat het heel wat mails over-en-weer scheelt en dat deze gesprekken ook bij het bestand blijven (ook als je het hernoemt of verplaatst binnen Teams). Achteraf iets terugvinden is zo ook gemakkelijker dan achteraf mails te moeten doorploegen.

Chat met tekst

De chat-mogelijkheid van Teams is opgenomen in de linkse balk van Teams (Activiteit, Chat, Teams, …) Deze chat kan je vergelijken met Facebook Messenger of Whatsapp: het gaat om een privé-chat (eventueel in groep), niet gekoppeld aan een team. Eventuele eerdere chats vind je terug in de witte kolom.

Voor het starten van een nieuwe chat klik je op het verdoken icoontje (2), links van de balk “Zoek of typ een opdracht”. Daarna kan je bij ‘Aan:’ één of meerdere personen toevoegen.

Onderaan kan je dan “Een nieuw bericht typen”.

De iconenbalk lijkt heel goed op deze bij Posts. Hier heb je als extra nog een uitroepingsteken (om eventueel de bezorgingsopties in te stellen) en een mogelijkheid om een vergadering te plannen.

Audio en video

Voor het starten van een audio- of videogesprek is er een apart artikel. Dit gaat over het deelnemen aan zo’n gesprek en wat al die knopjes betekenen.

Deelnemen aan een les/vergadering

Er zijn drie mogelijkheden voor deelnemers (leerlingen of collega’s):

  • Als de vergadering gepland is in een Team, dan gaat elk naar het juiste Team en bekijkt in Posts waar de vergadering staat. Ze klikken erop en klikken vervolgens op deelnemen.
  • Elk gaat naar hun eigen Teams-agenda (zie de linkerbalk bij Activiteit-Chat-…-Agenda-…), zoekt de vergadering, klikt erop en klikt vervolgens op deelnemen.
  • Een ingeplande vergadering stuurt ook automatisch een e-mail, waardoor je met een klik eenvoudig kan deelnemen.
    Stuur je zelf ook nog graag een bericht? Als initiatiefnemer ga je naar jouw eigen Teams-agenda en je klikt op de vergadering. Je merkt onderaan dat automatisch ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ is toegevoegd. Dit is een link die je naar leerlingen/collega’s kan sturen. Na klikken krijgen ze onderstaand venster, waarbij men kan deelnemen met de Microsoft Teams App (als deze geïnstalleerd is) of via het web.

Knopjes

Eens deelgenomen krijg je onderstaand eerste venster (vanuit een chat) of tweede venster (vanuit een vergadering/les). Voor een les is het kunnen delen van een venster/scherm zeker al interessant, maar er zijn ook andere knopjes/opties die je kunnen bekoren. We overlopen ze.

De knoppen onderaan, van links naar rechts:

  • Klok (niet zichtbaar op de schermafdruk): de tijd dat de chat/vergadering al bezig is.
  • Camera: je kan jouw eigen webcam aan- of uitzetten
  • Microfoon: je kan jouw eigen microfoon aan- of uitzetten.
  • Delen: je volledig scherm (of afzonderlijke vensters) delen of een PowerPoint tonen. Zie verder, onderaan dit artikel.
  • Tekstballon: om een gesprek (chat) weer te geven. Als je bv. aan leerlingen een vraag stelt, kan je afspreken dat ze hun antwoord asap in het gesprek zetten. Dat vermijdt het door elkaar spreken. In een Team komt zo’n gesprek ook in Posts terecht.
  • Personen: de personen die deelnemen
  • Rode telefoon: om de vergadering/les te beëindigen.

In het …-menu zitten nog extra zaken:

  • Inkomende video uitschakelen: de videobeelden die jij ziet van andere, worden dan niet meer weergegeven (bv. handig bij een wat tragere internetverbinding/computer).
  • Opname starten/stoppen. Als je bv. een live-les geeft, dan kan je deze opnemen. Leerlingen kunnen dan later terugkijken (bv. omdat iets niet duidelijk was, een leerling die afwezig was, …). In een team komt de opname automatisch bij Posts terecht.
  • Toetsenblok: in onze school niet van toepassing.
  • Achtergrondeffecten weergeven: een gimmick (bij een low-end videokaart zal deze optie afwezig zijn).
  • ‘Ruggespraak houden en vervolgens doorverbinden’, ‘Doorverbinden’ en ‘Wachtstand’ zijn vooral interessant voor in een kantooromgeving/onthaal.
  • Volledig scherm openen.
  • Apparaatinstellingen weergeven.
  • Notulen weergeven: verschijnt enkel in het geval van een vergadering en dus niet bij een chat.

Als je delen gebruikt (het icoontje met rechthoek en pijl), dan krijg je onderstaande (klik erop voor een grotere versie en daarna op vorige om terug te keren).

Het valt uiteen in enkele delen:

  • Systeemaudio delen: bv. interessant dat als je een filmpje toont, de andere deelnemers ook deze audio horen en niet enkel jouw microfoon.
  • Bureaublad: je kan een volledig scherm delen, wat handig is als je tussen verschillende vensters moet wisselen (bv. tussen een presentatie/bordboek/website/…).
  • Venster: als je 1 enkel venster wil delen.
  • PowerPoint: als je een presentatie wil delen. Als de gewenste presentatie er niet tussen staat, dan kan je browsen naar een andere locatie.
  • Whiteboard: zoals je in klas een bord hebt, kan dit ook hier. Andere deelnemers kunnen hier ook op tekenen. Deze optie verschijnt niet bij een chat, wel bij een vergadering/les.