Digitale agenda

Bij time management wil je vooral met de eigenlijke taken bezig zijn en zo weinig mogelijk met het time management an sich. De manieren zijn eindeloos: een papiertje, een volwaardige papieren agenda, uit het hoofd, een Excel, … Dit artikel bekijkt best practices voor de digitale mogelijkheden bij leerlingen en leerkrachten.

Het voordeel van een digitale methode is dat bv. een leerkracht een deadline kan inplannen en dat direct tientallen leerlingen dit kunnen zien. Handig als ze afwezig waren tijdens de aankondiging, ze geen goede planners zijn (maar misschien wel goede werkers), (leerlingen)begeleiding of ouders willen meehelpen, collega’s die willen helpen om werkdruk te spreiden, …

In wat volgt gaan we in op de verschillende mogelijkheden en hoe je deze in één agenda kan krijgen (ook de privé-zaken).

Smartschool

De afspraak is dat we als school maximaal zaken plannen via de digitale schoolagenda van Smartschool (cfr. hun handleiding). Merk je als leerling dat een leerkracht iets over het hoofd heeft gezien? Stuur hem/haar een heel vriendelijk berichtje: zowel de leerkracht als de medeleerlingen zullen blij zijn dat alles juist en up-to-date is.

De bekendste is waarschijnlijk huistaak, overhoring en mee te brengen. Er is ook nog grote opdracht, grote overhoring, controletoets, live les, inhaaltoets of -taak.

In wat volgt geven we eerst wat uitleg voor de leerkrachten. Als leerling kan je direct verdergaan naar Office 365.

Gemengde groepen

Soms is één klasgroep verdeeld over aparte lessen, denk aan keuzevakken bij CLIL, talentenmodules, logistiek, klantendienst, … Om aan deze deelgroepen binnen een klasgroep een eigen agenda te kunnen geven, moet je een filter instellen.

Buiten eigen lesuur

Als leerkracht kan je taken en toetsen ook buiten de eigen lesuren plannen. Klik dan op het groen-rode pijltje wanneer je de deadline vastlegt. Gelieve wel niets te plannen op vrije dagen.

Je kan trouwens ook een vervanguur plannen in iemand anders zijn lesuur, maar overleg dan best eerst met de collega en/of leerlingen in kwestie.

Blik van de leerling

Als leerkracht kan je de schoolagenda van een klas bekijken:

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op het vergrootglas-icoontje.
  3. Er zijn tabbladen voor ‘Klassen’, ‘Klaslokalen’ en ‘Leerkrachten’.
  4. Klik de gewenste klas aan en hun schoolagenda opent. Je ziet de lesmomenten van maandag tot vrijdag. Als je een voldoende breed scherm hebt, dan verschijnt aan de rechterkant automatisch een lijstje met toekomstige taken en toetsen. Hieronder een voorbeeld (klik voor een groter formaat), waar je bv. merkt dat op dinsdag- en woensdagmiddag een deadline geplaatst is.

Zo merk je dat leerlingen een heel handig overzicht hebben, zodat ze niets over het hoofd kunnen zien… toch als wij het als leerkracht netjes hebben ingevuld.

Teams

In de ‘Agenda’ in het linkerzijpaneel van Teams vind je snel een overzicht van de geplande vergaderingen of lessen in afstandsonderwijs terug.

Als leerkracht kan je bij de instellingen van een Teams-opdracht deze laten toevoegen aan de agenda van de leerling.

Instellingen Teams-opdracht

Office 365

Via Office 365 kunnen we alles laten samenkomen:

  • De Smartschoolagenda kan je hieraan toevoegen.
  • Jouw Teams-agenda wordt hier automatisch in opgenomen.
  • Je kan zelf nog zaken toevoegen (voetbal op woensdagnamiddag, familiefeest, weekend met de jeugdbeweging, …)

Smartschoolagenda naar Office 365

  1. Log in op Smartschool en ga naar jouw eigen schoolagenda.
  2. Klik op ‘Exporteer schoolagenda’, het onderste icoontje in de linkerbalk.
  3. Je krijgt een venster met uitleg en een link naar ‘Lesonderwerpen’ en ‘Deadlines van taken en toetsen’. Zeker die laatste is interessant, dus klik driemaal op de link om die te selecteren en gebruik de sneltoets ctrl+c om die te kopiëren.
  4. Log in met je Office365-account op office.com en klik door naar Agenda (eventueel moet je deze nog toevoegen via ‘Alle apps’ linksonderaan). In de linkerbalk heb je een mogelijkheid om een Agenda toe te voegen.
  5. In het volgende venster heb je: ‘Lege agenda maken’, ‘Toevoegen vanuit adreslijst’, ‘Abonneren via internet’ en ‘Uploaden uit bestand’. In het geval van Smartschool kies je ‘Abonneren via internet’. Eens aangeklikt kan je de link van Smartschool plakken (ctrl + v), een agendanaam kiezen (bv. Smartschooldeadlines), een kleur en een extra charm. Tenslotte klik je op ‘Importeren’.
  6. Je merkt dat deze in jouw overzicht komt. Dankzij het vinkje kan je deze even onzichtbaar zetten.

Zo kan je ook de lesonderwerpen toevoegen, maar eventueel ook andere iCalender-agenda’s (of ICS) van jouw jeugdvereniging, de matchen van jouw favoriete voetbalploeg, de agenda van de school van de kinderen, de Belgische feestdagen, …

Opgelet! Als je de link van jouw (Smartschool)agenda doorgeeft, dan kan iedereen dankzij die link jouw agenda bekijken!

Eigen agenda

Standaard is er een agenda ‘Agenda’ waar je zaken aan kan toevoegen door te klikken of te slepen. Dit artikel zou ons te ver leiden om het allemaal uit te leggen, maar via ‘Meer opties’ of een rechtermuisklik vind je al heel wat.

Hieronder een voorbeeld met een ‘Frans studeren’ dat herhaald wordt tot het einde van de week. Voor de voetbaltraining is de groene categorie gebruikt en een aparte charm.

Liever aparte agenda’s i.p.v. aparte categorieën, bv. omdat je deze snel kan aan- en uitvinken? Via ‘Agenda toevoegen’ kan je een extra, lege agenda maken.

Smartphone

Tijd stoppen in het opstellen van een planning met bijhorende deadlines heeft uiteraard geen zin als je er niet meer naar omkijkt. Het beschikbaar maken op je smartphone zal alvast helpen. Installeer de app voor Microsoft Outlook op Android of op iOS. Hiermee kan je zowel je e-mail, als jouw agenda kan beheren.

Accounts

We bekijken volgende aspecten:

  1. Overzicht van de accounts: loginnaam, wachtwoord, link, …
  2. Wachtwoord kiezen: neem geen risico’s en lees dit na!
  3. Profiel instellen, zodat je een nieuw wachtwoord kan laten instellen (vergeten, gehackt, …).
  4. Wachtwoord vergeten: kan pas als je puntje 3 goed hebt ingesteld.
  5. Wachtwoord wijzigen.
  6. Veiligheid++: voor wie eventueel extra veiligheid wil toevoegen.

Overzicht van de accounts

Ouders ontvangen een Smartschoolaccount, maar voor leerlingen en leerkrachten gaat het om meer. De basis van iedere account is in de vorm voornaam.familienaam (tenzij er spaties inzitten of het gaat om lange namen).

De belangrijkste accounts zijn Office 365, Smartschool, en draadloos internet.

  • Office 365, aanmelden schoollaptop, e-mail, Office (de installer is ook te downloaden), Onedrive, Teams, etc…)
    • Link: office.com
    • Login: voornaam.familienaam@leerling.guldensporencollege.be. Voor leerkrachten laat je de leerling. weg.
    • Wachtwoord: dit is altijd identiek aan de computeraccount.
    • Er kan extra info gevraagd worden zoals een telefoonnummer of privé e-mailadres. Volg deze stappen, zodat je bij een vergeten wachtwoord terug toegang kan krijgen tot jouw account.
  • Smartschool
  • Draadloos internet op de campus via een voucher-code.
    • Naam: gusconet
    • Wachtwoord: gusconet
    • Landingspagina: vul daar je persoonlijke voucher-code in en ga akkoord met de voorwaarden. Meer uitleg staat in een apart artikel.

Wachtwoord kiezen

Achter accounts zit héél veel informatie… vaak enkel beschermd met een wachtwoord. Denk daar dus goed over na:

  • Vermijd hergebruik van wachtwoorden.
    Dit is nl. maar zo sterk als de de zwakste schakel (bv. door een website die zijn veiligheid niet op orde heeft of niet te vertrouwen is).
  • Anderen mogen wachtwoorden niet kunnen raden.
    Dus geen aaa123456, namen van idolen, geboortedata, (deel van) de gebruikersnaam, …
  • Wachtwoorden niet opschrijven!
    Ook het bewaren van wachtwoorden (in een onbeveiligd bestand): geen goed idee!
  • Alle accounts zijn s-t-r-i-k-t persoonlijk!
    Je geeft ze aan niemand door: niet aan jouw vriend(in), niet aan collega’s, niet aan interims, zelfs niet aan ict-coördinatoren!

Hoe kies je een wachtwoord dat je zelf goed kan onthouden, maar anderen niet gemakkelijk kunnen raden? Hiervoor kan je een wachtwoordzin (onze voorkeur) of complex wachtwoord gebruiken.

Wachtwoordzin 🔑👍🔒🛡️ Complex wachtwoord
Principes Principes
  • minimum 4 woorden,
  • gescheiden door een spatie
  • en bevat minimum één hoofdletter (A-Z)
  • en een leesteken (.?!)
  • Minimaal 12 tekens
  • Minimum 3 van onderstaande:
    • Kleine letters (a-z)
    • Hoofdletters (A-Z)
    • Cijfers (0-9)
    • Speciale tekens (bv.: .?/!)$)
Voorbeelden Voorbeelden
  • Mijn hond heet Rex! Kan een goed voorbeeld zijn, tenzij je écht een hond Rex hebt.
  • Meine dog s'apelle Reks! Het combineren van talen maak het raden moeilijker. West-Vloams kan ook.
  • Wortel beton boom regen. Het moet geen echte zin zijn.
  • H0nd-Reks457
  • @K0ffie+M3lk
  • WortelBetonBoomRegen.
  • espresso.it/47
  • Tip: gebruik leetspeak om het raden moeilijker te maken. Een ea wordt dan bv. 34.

Profiel instellen

Een wachtwoord is iets wat je weet… en dus kan je dit vergeten, bv. na een vakantieperiode. Als je met onderstaande stappen je Office365- en Smartschoolprofiel correct instelt kan je zelf een nieuw wachtwoord aanvragen.

Office365-profiel

Meld je aan op office.com en klik rechtsboven op jouw initialen, daarna op ‘Account weergeven’. Via ‘Beveiligingsgegevens’ hou je verificatiemethoden en beveiligingsgegevens up-to-date. Zo kan je een telefoonnummer of ander e-mailadres opgeven, zodat je bij het vergeten van een wachtwoord terug toegang kan krijgen tot jouw account.

Office.com > initialen > Account weergeven

Smartschool-profiel

Als je via de browser ingelogd bent op Smartschool kan je linksboven op jouw naam klikken en daarna op ‘Profiel’. Via de ‘Persoonlijke gegevens ‘ kan je een e-mailadres opgeven. Zorg dat je een groen vinkje verkrijgt:

Bij een groen vinkje weet Smartschool dat dit een geldig e-mailadres is.
Bij een rood uitroepingstekens is het e-mailadres nog niet bevestigd en moet je de e-mail zoeken om op de bijhorende link te klikken. Eventueel laat je de bevestigingsmail opnieuw versturen en controleer je je spam-map.

Wachtwoord vergeten

Enkel als je je profiel hebt ingesteld (zie hoger), kan je zelf wachtwoordherstel doen. In het andere geval moet je de lokale ICT contacteren.

Smartschool

De gebruikersnaam is in de vorm voornaam.achternaam van de leerling, ook voor co-accounts!

Stap 1Stap 2
Bij de aanmeldpagina kan je kiezen voor ‘Wachtwoord vergeten?’.Het e-mailadres is het adres dat je registreerde bij de aanmaak van de account.

Eénmaal je de nodige info ingevuld hebt krijg je een e-mail met instructies het mailadres dat je ooit hebt ingesteld.

Office 365

Opgelet: als het wachtwoord wijzigt van Office 365, wijzigt dit automatisch mee voor het aanmelden op schoolpc’s (en vice versa)!

Stap 1Stap 2
Bij de aanmeldpagina kan je kiezen voor ‘Hebt u geen toegang tot het account?’.Kies ‘Werk- of schoolaccount’.

Bij stap 3 krijg je onderstaande. De gebruikersnaam (of Gebruikers-id) is in de vorm john.smith@leerling.guldensporencollege.be als leerling of john.doe@guldensporencollege.be als personeelslid. Voor ook de tekens in.

Bij stap 4 kan je nu kiezen om een SMS of e-mail te krijgen met een herstelcode (dit hangt af van jouw eerder ingestelde herstelopties). Eenmaal bevestigd kan je met de ontvangen verificatiecode zelf een nieuw wachtwoord instellen.

Wachtwoord wijzigen

Smartschool en Office365 zijn twee verschillende platformen, waar je verschillende wachtwoorden voor kan kiezen. Je kan ook tweemaal hetzelfde nemen:

  • Voor Smartschool: aanmelden > klikken op jouw naam linksboven > Profiel > Gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Voor Office 365 (@leerling.guldensporencollege.be of @guldensporencollege.be).
    • Meld je aan via een computer met de ‘Office 365’-acount? Gebruik ctrl+alt+del.
    • Meld je aan via office.com? Klik op je initialen rechtsboven > Account weergeven.

Veiligheid++

Er zijn al de tips van het artikel “Veilig online“, maar we geven ook nog onderstaande mee.

Dubbele authenticatie

Dubbele authenticatie (two factor authentication of 2FA) combineert twee van de onderstaande opties:

  • Iets wat je weet, bv. een wachtwoord.
  • Iets wat je hebt, bv. een smartphone (die via een app een code kan genereren).
  • Iets wat je bent, bv. een vingerafdruk.

Het voordeel is dat als één iets lekt, een ander toch niet zomaar toegang kan krijgen tot jouw account. Veilig? Zeker! Meestal wordt gekozen voor 2FA met een wachtwoord en een app op de smartphone.

Bijna alle grote toepassingen ondersteunen 2FA: Smartschool, Facebook, Twitter, Google, … Ook Office 365 biedt ondersteuning: stuur hiervoor een mailtje ‘Instellen 2FA Office 365‘ naar ict.centraal.

Tip: Je kan meerdere methodes instellen als dubbele authenticatie. Op die manier kan je nog steeds aanmelden als je primaire methode (bijvoorbeeld: smartphone) niet beschikbaar is. De verschillende methodes kunnen naast elkaar gebruikt worden.

Wachtwoordkluis

Eenzelfde wachtwoord gebruiken voor verschillende accounts is geen goed idee: de accounts zijn maar zo veilig als de zwakste schakel. Allemaal aparte niet-te-raden-en-complexe-wachtwoorden onthouden is dan weer niet haalbaar.

De oplossing is een wachtwoordmanager, een soort van kluis, waarin je al je wachtwoorden voor verschillende applicaties en sites kan opslaan.

  • Je moet maar één wachtwoord onthouden om toegang te krijgen tot je wachtwoordmanager. Uiteraard moet dit een héél sterk wachtwoord zijn.
  • Complexe wachtwoorden kunnen automatisch worden aangemaakt en ingevuld.
  • Je gebruikt sterkere wachtwoorden dan wanneer je deze zelf kiest.
  • Je kan in de meeste gevallen je kluis op al je toestellen raadplegen: computer, smartphone, tablet, …

De moeilijkste stap is een keuze maken tussen verschillende oplossingen. We lijsten er hier alvast vier op die onze goedkeuring krijgen:


Gebruik

Opslag**

Browser**

Prijs
BitwardenOnlineGratis*
LastPassOnlineGratis*
(uitgebreid)
DashLaneOnlineGratis*
(Beperkter)
KeepassLokaalGratis

Bij ‘gratis’ zijn er soms betalende uitbreidingen beschikbaar. We bespreken nog ‘Opslag’ en ‘Browser’.

Opslag

  • Lokaal. Met deze wachtwoordmanager kan je slechts op 1 toestel werken. Je wachtwoorden worden dus niet via internet over je verschillende toestellen gelijk gezet (tenzij je deze in cloudopslag plaatst).
  • Online. Je kan deze wachtwoordmanager op verschillende apparaten plaatsen (bvb. je laptop en smartphone). Wanneer je op 1 toestel een wachtwoord in de kluis gaat wijzigen, of je plaats een extra wachtwoord in de kluis, zal dit via het internet automatisch toegevoegd of aangepast worden in de kluizen van je andere toestellen.

Browserintegratie

Wanneer je bepaalde wachtwoordmanagers installeert, zal je na de installatie gevraagd worden of er een extra icoon aan je internetbrowser (Chrome, Firefox, Edge, … ) mag toegevoegd worden om het inloggen makkelijker te maken. Vaak wordt dit een extensie genoemd. Wanneer je dit installeert, krijg je naast je adresbalk een extra icoon te zien.

Rechts van de adresbalk zie je een icoon van de wachtwoordmanager Bitwarden.

Wanneer je op een site gaat inloggen kan je nu op dit icoon klikken om zo alle info die gevraagd wordt automatisch in te vullen.

Updates

  • Procedure voor O365-profiel wat gewijzigd (MAC, 24/09/2021)

Schermopnames met Stream

Stream is een onderdeel van Office 365 om eenvoudig schermopnames met beeld en geluid te maken én direct te delen met leerlingen en collega’s. Onder de afbeelding leggen we uit hoe je dit kan doen, onderaan het artikel is er ook een video.

Let op: deze opnames zijn beperkt tot 15 minuten. Voor een langere opname of meer mogelijkheden kan je gebruikmaken van ShareX: zie ons overzicht van software voor beeldopnames (PowerPoint, ShareX, …).

Office 365: Microsoft Stream - MCC Automatisering

Snel aan de slag?

  • In de volgende stap kan je met de icoontjes linksonderaan kiezen of de camera/microfoon tijdens de opname gebruikt wordt.
  • Selecteer als laatste wat opgenomen moet worden (volledig scherm / app-venster of een browsertabblad)
  • Klik op Delen om de opname te starten. (Je ziet een aftelklokje zodat je op een goede manier kan starten.)
  • Eénmaal klaar ga je terug naar je browservenster om de opname te stoppen. Nu kan je je opname controleren, naam en beschrijving instellen en uploaden naar Stream.
Standaard kan iedereen binnen Guldensporencollege de opnamen bekijken. Wil je dit niet? Zet dan het vinkje zeker uit!

Nu je opname beschikbaar is op Stream kan je deze delen met klassen en collega’s.

Wil je kort deze functie in actie zien? In onderstaande video wordt in een tweetal minuten getoond hoe je eenvoudig schermopnames maakt.