Ouders zijn bereikbaar via e-mail. Dat is handig, maar … Soms ontbreekt een adres, is een adres foutief of moet een adres gewijzigd worden.
Als leraar ben je vaak de eerste die hiervan op de hoogte is. Maar hoe zorg je dat e-mailadressen van ouders aangepast of toegevoegd worden?
Dat is eenvoudig. We overlopen kort de verschillende scenario’s.
Extra adres: geef het nieuwe adres en de naam van de leerling door aan leerlingenadministratie. Zodra dit toegevoegd is, zal enige tijd later het nieuwe adres automatisch zichtbaar worden in het adresboek. Per leerling kunnen twee e-mailadressen toegevoegd worden.
Foutief adres: je stuurt een mail naar de ouder(s) van een leerling of naar de ouders van een klasgroep en je krijgt een foutmelding terug? Stuur de fout door naar de leerlingenadministratie. Leerlingenadministratie neemt contact op met de ouders en voert de nodige correcties uit. Enige tijd later zal het correcte adres gebruikt worden in het adresboek.
Wijziging adres: een ouder laat weten dat zijn of haar adres gewijzigd moet worden? Stuur de info (nieuw adres en naam van de leerling) door naar de leerlingenadministratie. De info wordt gewijzigd en enige tijd later zal het correcte adres gebruikt worden in het adresboek.
Voorbeeld selectie campusagenda in de online agenda.
Outlook App
Druk op de Windows-toets, typ Outlook en druk op enter.
Ga naar de agenda.
Selecteer bij Alle groepsagenda’s de gewenste campusagenda.
Voorbeeld waarbij campuskalender Plein en de persoonlijke agenda geselecteerd werd.
Opdracht op meerdere campussen? Voeg de verschillende agenda’s toe aan Outlook. Zo heb je op 1 plaats alle info.
Mobiel
In de mobiele versie van Outlook kan je ook de campusagenda raadplegen. Start de app, klik door naar de agenda en selecteer bij instellingen de gewenste campusagenda.
Voor Outlook for Android met selectie persoonlijke en campusagenda.
Campusteam
Net zoals we met leerlingen aan de slag gaan op Teams gebruiken we Teams ook voor de administratieve kant van onze job. Weekberichten, alle ondersteunende bestanden, de campusagenda en meer. Je vindt het allemaal terug in het campusteam.
De campusteams. Heb je een opdracht op verschillende campussen dan zie je meerdere campusteams.
Teams: navigeer naar het campusteam. Klik door naar het kanaal algemeen. Bovenaan vind je de tab campusagenda. Open deze en je krijgt -zodra je de gewenste groepsagenda selecteert- binnen Teams de agenda te zien.
Soms wil je als leraar ouders een bericht sturen. E-mail gebruiken we nu al voor al onze interne communicatie, vanaf schooljaar 2022-2023 kunnen we via e-mail ook ouders bereiken.
Ouders bereik je vanaf nu via e-mail. De berichtenmodule op Smartschool is niet langer beschikbaar.
Ouders worden bij inschrijving gevraagd naar hun persoonlijke mail. Is deze beschikbaar dan wordt deze toegevoegd aan onze mailomgeving. Zie verder in dit artikel hoe je hiermee aan de slag kan.
Krijg je bij het mailen een foutmelding? Vraagt een ouder om een e-mailadres te wijzigen of toe te voegen? Hoe je dit doet lees je hier.
Ouder per ouder
Een mailtje sturen naar een ouder is eenvoudig. Zoek in het adresboek op naam van de leerling:
Je ziet in de lijst:
De leerling zelf
Ouder 1 (moeder, plusmama of oma van … indien beschikbaar)
Ouder 2 (vader, pluspapa of opa van … indien beschikbaar)
Merk op: zie je enkel de leerling zelf? Dan werd er bij inschrijving (zie hoger) geen mailadres van mama of papa opgegeven.
Voorbeeld van de beschikbare contacten in de webmail voor de fictieve leerling Jan Janssens.
Alle ouders van een klas
Net als distributielijsten om alle leraren van een klas te bereiken zijn er ook distributielijsten om alle ouderaccounts van een klas te mailen. De naamgeving van deze distributielijsten is: *OUDERS-X-KLAS (waarbij X de campuscode is).
Belangrijk: gebruik altijd BCC bij het mailen naar distributielijsten.
Onderstaande animatie geeft de werking weer. Daaronder staat het ook uitgeschreven.
BCC rechtsboven aanklikken > BCC onder CC aanklikken > All Groups > ¨*ouders-etc… intypen > + aanklikken > Opslaan.
Merk op: we kunnen nooit garanderen dat we van alle ouders een werkend mailadres hebben. Krijg je bij het versturen van een mailtje naar ouders een foutmelding? Geef dit door.
Voorbeeld distributielijsten alle ouders klassen campus Engineering.
Krijg je niet dadelijk de juiste lijst te zien. Klik op BCC en zoek de juiste groep op in het adresboek (bij all groups):
Voor de communicatie met leerlingen gelden uiteraard aangepaste afspraken. Zo zal je met leerlingen meestal communiceren via je jaarteam of chat. Alle aangepaste afspraken kan je hier vinden.
Ouders die ons willen contacteren
Uiteraard kunnen ook ouders ons steeds mailen. Iedereen binnen het Guldensporencollege is bereikbaar via e-mail onder de vorm voornaam.naam@guldensporencollege.be.
Tijdens het kennismakingsmoment met nieuwe ouders op de campus wordt dit meegedeeld maar uiteraard is het geen slecht idee om als titularis bijvoorbeeld een kort mailtje te sturen naar de ouders van je leerlingen waar je een aantal afspraken deelt en je contactgegevens bezorgt.
