We gebruiken onze Office 365 account voor bijna alles. Deze goed beveiligen is noodzakelijk en vanuit regelgeving (GDPR) ‘verplicht’ als goede huisvader.
Gelukkig is extra beveiliging toevoegen eenvoudig. Office 365 biedt de mogelijkheid om MFA (Multi Factor Authentication) te gebruiken. Dit betekent niet dat aanmelden opnieuw een pak complexer wordt.
Ik heb dus vanaf nu ook voor Office 365 twee zaken nodig vooraleer ik mij kan aanmelden? Wordt dit niet heel vervelend? – bijna iedereen.
Ja en nee. Het is correct dat ook voor het aanmelden bij Office 365, webmail, … een tweede iets kan nodig zijn. Het grote verschil met MFA zoals we het kennen van Smartschool is dat Office 365 gebruik maakt van intelligente MFA (dubbele authenticatie). Je zal enkel een extra code moeten geven wanneer het systeem vermoedt dat er misschien iets vreemd aan de hand is. En dat is -zeker wanneer je de schoollaptop gebruikt- uitzonderlijk.
Tijdslijn
De invoering van MFA verloopt in 2 stappen: vanaf 6 maart heeft iedereen 2 weken de mogelijkheid om onderstaand stappenplan uit te voeren. Daarna wordt vanaf 20/03/2023 aanmelden met MFA verplicht.
Toch niet tijdig ingesteld? Dan krijg je bij de eerste aanmelding na de deadline de vraag om MFA correct in te stellen. Daarna kan je dadelijk verder.
Ok, en hoe werkt dit (MFA) dan?
Het systeem leert jouw gedrag en wanneer er afwijkingen vastgesteld worden zal er door middel van een extra controle (een melding met code in de MFA app) gekeken worden of jij het bent die probeert aan te melden.
Dus …?
De manier waarop MFA (dubbele authenticatie) door Office 365 ingezet wordt biedt alle voordelen van MFA (heel hoge mate van extra beveiliging) en beperkt de vervelende impact ervan door enkel in heel specifieke gevallen de extra code te eisen.
Aan de slag! Concreet: controleer je herstelopties
MFA instellen is eenvoudig. Gebruiken ook, maar dan moet je onderstaande volledig doorlopen. Er zijn twee stappen: herstelopties instellen/controleren en App installeren.
We starten met de herstelopties:
- Stel de herstelopties voor je account correct in.
Bestaande account?
Vroeger al twee herstelopties ingevuld? Dan krijg je onderstaande wizard niet opnieuw te zien. Controleer de ingestelde opties zodat deze zeker up-to-date zijn. Dat kan door hier te klikken. (Aanmelden met de schoolaccount.)
Nieuwe gebruiker?
Log in op https://office.com en voltooi de wizard: je dient een persoonlijke e-mailadres én telefoonnummer op te geven. Deze gegevens worden nergens gedeeld maar zullen enkel gebruikt worden in het geval dat je een wachtwoordherstel start.
Instellen van de MS Authenticator App
Gebruik je een andere authenticator App voor Smartschool? Geen probleem. Je kan de verschillende apps naast elkaar gebruiken of de Microsoft Authenticator App ook gebruiken voor Smartschool. (Stappenplan onderaan dit artikel.)
Nu stellen we nog de Microsoft Authenticator App in. Zo wordt het mogelijk om met 1 tik je aanmelding te bevestigen.
Stap 1: download de app op je smartphone. Zoeken op Microsoft Authenticator app (Android / Apple).
Stap 2: na de installatie van de app surf je hier naar de beveiligingsinstellingen van je Office 365 account.
Stap 3: kies nu voor Aanmeldingsmethode toevoegen en selecteer Authenticator-app. Volg daarna de wizard om de app op de smartphone in te stellen.
In de app kies je voor werk- of schoolaccount, daarna scan je de QR-code. Eénmaal ingesteld krijg je nog een laatste controle:
Voer dit nummer in op de app en … klaar!
Vanaf nu krijg je push meldingen via de app die je eenvoudig bevestigt om aan te melden.
Samenvatting, vanaf nu …
Extra: Smartschool MFA ook via MS Authenticator?
Wil je liever 1 app voor MFA? Dan kan je de Microsoft Authenticator ook gebruiken voor Smartschool.
Stappenplan om de oude app los te koppelen en Microsoft Authenticator te activeren voor Smartschool:
- Aanmelden op Smartschool, linksboven doorklikken op naam > Profiel
- Open Aanmelden in twee stappen
- Klik door naar Authenticator App
- Kies voor Ontkoppelen
- Je krijgt nu een QR code die je moet scannen met de Microsoft Authenticator App, via Geverifieerde id’s rechtsonder in de app.
Daarna kan je zowel voor o365 als Smartschool de Microsoft Authenticator app gebruiken.
