Drukwerk – Kaai, Plein, Harelbeke, Zuid

Drukkerij

Binnen het Guldensporencollege zijn er 2 drukkerijen. De grootste drukkerij draait op campus Kaai en verzorgt drukwerk voor campussen Plein, Harelbeke en Kaai. Verder is er nog een drukkerij op campus Zuid die de Krysantenlaan en de Beekstraat bedient.
De bedoeling is uiteraard om zoveel mogelijk drukwerk via deze drukkerijen te laten verwerken. Onderaan staan opties (kopiëren, printen) om in noodgevallen te gebruiken.
Drukwerk opgeven gebeurt via Smartschool. Hieronder vind je enkele richtlijnen om drukwerk op te geven.

In Smartschool onder ‘administratie’ vind je een knopje ‘afdrukcentrum’ 1

Nu kan je een nieuwe afdruktaak opgeven met de gewenste parameters.

Enkele spelregels

  • Voor schooljaar 2018-2019 opent de drukkerij op 29/08/2018.
  • De drukkerij in deze vorm hangt af van de ‘toestand’ van de klassen in Smartschool. Het grote voordeel is dat je nooit moet tellen hoeveel ex. er nodig zijn. Als je factureert op een klas telt het systeem zelf hoeveel ex. er moeten gedrukt worden.
  • Er kunnen enkel PDF’s opgegeven worden. Als je niet weet wat een PDF is, klik hier.
  • Enkel de klassen/leerlingen die bij ‘Selecteer personen/klassen’ staan worden gefactureerd. Extra kopieën kunnen dienen voor jezelf, stagiair, collega enz. Deze laatste worden nooit aangerekend.

1. CLIL, vrije ruimte, deelklassen, …

Je geeft les aan samengestelde groepen die afwijken van de officiële klassen binnen de organisatie? Je hebt drukwerk nodig en je weet niet goed hoe je je drukwerk moet factureren? De oplossing is om zelf groepjes samen te stellen in Smartschool! Dat kan via profiel/mijn groepen. Eens je een groep hebt kan je de leden toevoegen. Je kan hierbij leerlingen uit verschillende klassen, campussen kiezen.

3
Als je nu deze groep aanduidt bij ‘plaats op rekening van:’ wordt het drukwerk aan deze leerlingen gefactureerd. Misschien vermeld je best waar het drukwerk naartoe moet want met de naam ‘CLIL’ kan de drukker dat uiteraard niet weten.

2. Aantal kopieën?

In een normale situatie dien je je geen zorgen te maken over het aantal kopieën dat zal gemaakt worden. Het systeem telt bij het geven van een drukopdracht zelf hoeveel leerlingen er op dat moment in de klas(sen) zitten.
Als de leerlingenadministratie nieuwe leerlingen toevoegt zullen deze ook automatisch verschijnen in Smartschool. Je kan altijd 1 extra exemplaar laten afdrukken bij ‘extra kopieën’ zodat je zelf ook een ex. hebt.
In onderstaande afbeelding werden trouwens 2 extra kopieën gevraagd. Deze 2 extra’s worden niet aan de leerlingen gefactureerd.

3. Meerdere kopieën voor 1 leerling

In sommige gevallen heb je per document meerdere exemplaren per leerling nodig. Hier kan onze drukkerij niet zo goed mee overweg. Gelukkig kan je het zelf oplossen door je document meerdere keren door te sturen en telkens aan dezelfde groepen te factureren. Je kan er ook voor kiezen om je PDF te voorzien met x keer hetzelfde blad, dan hoef je maar 1 keer door te sturen.

4. Stukken uit een PDF

Een PDF wordt steeds volledig afgedrukt. Wil je slechts een deel van een opdracht afgedrukt zien? Bewaar dan enkel dat deel als pdf en stuur dit door. In de drukkerij heeft men niet langer de mogelijkheid om delen te selecteren. Dus opmerkingen als ‘enkel p40-50 afdrukken’ worden niet verwerkt.

5. Boekjes

In sommige gevallen heb je als leraar drukwerk in de vorm van een boekje nodig. Hier moet je rekening houden met:
• Boekje A3 = A3 geplooid in boekvorm
• Boekje A4 = A4 geplooid in boekvorm

6. Extra kopieën

Soms krijg je bezoek van een stagiair of wil je extra kopieën voorzien voor een collega. Deze kopieën worden niet aangerekend aan de leerlingen. In onderstaand voorbeeld worden 3 extra ongefactureerde kopieën aangevraagd.

7. Speciale gevallen

Soms heb je grote volumes drukwerk nodig en kies je ervoor om dat via de drukkerij te regelen. Goed idee! Dat drukwerk hoeft niet gefactureerd te worden aan leerlingen? Geen probleem. In onderstaand voorbeeld worden 100 A3-affiches (kleur) geprint zonder facturatie aan de leerlingen.

8. Nieten, perforeren, vouwen

De machines in de drukkerij zijn voorzien van zogenaamde ‘finishers’ die kunnen nieten, vouwen en perforeren. In uitzonderlijke gevallen wil je nietjes en gaatjes aan de korte zijde van het document. Dat kan! Je dient je wensen dan als opmerking te formuleren.

9. Scannen

We pleiten ervoor om zoveel mogelijk drukwerk elektronisch te verwerken door een PDF mee te sturen. In sommige gevallen heb je echter enkel iets op papier (krant, tijdschrift, …). In dit geval dien je je document eerst te digitaliseren door het in te scannen op 1 van de copiers. Alle e-mailadressen van de personeelsleden werden ingelezen op de copiers en scannen naar een e-mailadres zou dus moeten lukken. Eens je het gescande document in je e-mail hebt kan je het uiteraard elektronisch laten verwerken via het afdrukcentrum. Dit werkt 1 dag vlugger dan het document per koerier mee te geven naar de drukkerij.

10. Halve blaadjes

Technisch gezien is het (nog) niet mogelijk om halve pagina’s te factureren aan leerlingen. Een energiezuinige leraar die vb. een toets op halve blaadjes wil, vb 10 kopieën voor een klas met 20 leerlingen kan dit dus niet realiseren via het afdrukcentrum. Dit is een nadeel. De drukkerij engageert zich wel om op andere manieren papier te besparen. Tips van leraars zijn welkom!

11. Logboek

Smartschool geeft feedback over de verwerking van je drukwerk via ‘meldingen’. Je wordt op de hoogte gebracht als je drukwerk werd afgedrukt. Ook eventuele fouten worden hier gemeld.

12. Vragen en suggesties

Drukkerij Kaai: drukkerij.kaai@guldensporencollege.be
Drukkerij Zuid: philippe.geers@guldensporencollege.be
Centrale ICT-dienst: ict.centraal@guldensporencollege.be

Printen

Op alle campussen staan geconfigureerde printers ter beschikking die kunnen gebruikt worden door personeel en leerlingen. De printers kunnen staan in secretariaten, leraarskamers of PC-labo’s. Voorlopig zijn er geen restricties op het gebruik van deze toestellen maar elke afdruktaak wordt in detail geregistreerd. Voor de werking, klik hier.

Kopiëren

Op elke campus zijn 1 of meerdere professionele copiers voorhanden. Op elk van die toestellen kan in noodgevallen worden gekopieerd. Om aan te melden op de copiers heb je een individuele code nodig die bestaat uit 5 cijfers. Deze code krijg je samen met andere identificatiegegevens bij de start van een opdracht in de school. Je kan ook aanmelden met je gekende gebruikersnaam en wachtwoord maar een code van 5 cijfers werkt vlotter.

De leerlingen hebben geen mogelijkheid om zelf te kopiëren.

Papercut

De software die elke afdruktaak (zowel via drukkerij als eigen prints) en kopieertaak mogelijk maakt en verwerkt heet “Papercut”. Op elk moment kan je van op de school je individueel verbruik raadplegen. Je kan dus zien hoeveel prints en kopie’s je de laatste dagen, weken, maanden, jaren nam. Op die manier krijg je o.a. een idee van de kostprijs die wordt doorgerekend en van je ecologische voetafdruk. Om je persoonlijke portal te openen surf je van op elke school-PC naar:

http://apps.guscoweb.be/papercut

en meld je aan met je persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Voor meer info, klik hier.

Pdf-bestand maken

Waarom pdf?

Een voordeel van een pdf-bestand is dat het – in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document – op elke printer er hetzelfde uit zal zien. Vandaar dat drukkerijen (waaronder deze van school) enkel pdf-documenten aanvaarden.

Om zelf een pdf te maken zijn er de volgende mogelijkheden:

  • Je drukt af naar een virtuele printer die niet op papier afdrukt, maar van het bronbestand een pdf-bestand maakt. Het voordeel is dat dit werkt in om het even welk programma (Word, je browser,…). Op school is er de mogelijkheid ‘Microsoft Print to PDF’ en ‘PDFCreator’.
  • Sommige programma’s kunnen het bronbestand opslaan als pdf. We bespreken deze mogelijkheid in MS Office.

Afdrukken via ‘Microsoft Print to PDF’

  1. Je drukt het document af zoals je anders doet, maar in de keuzelijst van de printer kies je voor ‘Microsoft Print To PDF’. Tip: het afdrukken (printen) lukt vaak via de sneltoets ctrl + p.
  2. Na het afdrukken krijg je een venster zodat je de locatie en de bestandsnaam kan kiezen van jouw pdf-document.
  3. Daarna kan je het document openen en/of doorsturen naar de drukkerij.

Afdrukken via ’PDFCreator’

Dit is volledig gelijklopend aan ‘Microsoft Print to PDF’:

  1. Je drukt het document af zoals je anders doet, maar in de keuzelijst van de printer kies je voor ‘PDFCreator’. Tip: het afdrukken (printen) lukt vaak via de sneltoets ctrl + p.
  2. Na het afdrukken krijg je een venster, waar je klikt op opslaan.
  3. Je kiest een locatie en bestandsnaam voor jouw pdf-document.
  4. Het pdf-document wordt automatisch geopend.

Opgelet als je PDFCreator thuis wil installeren! Het is een gratis programma, maar bij de standaardinstallatie voegt hij ook spyware toe. Je kan dit vermijden, als je weet wat je doet. Als je twijfelt geef je best een seintje aan de lokale ict-coördinator.

MS Office: opslaan als..

Sommige programma’s kunnen ook zelf een pdf maken. Vaak zit dit onder ‘Bestand > Opslaan als’ of onder ‘Bestand > Exporteren’. We bekijken de mogelijkheid bij MS Office:

  1. Linksboven in het lint kies je voor ‘Bestand’.
  2. Daarna voor ‘Opslaan als’.
  3. Kies de gewenste locatie en bestandsnaam.
  4. Bij Opslaan als kies je uit de keuzelijst voor ‘PDF (*.pdf)’.